Jak spolupracovat na dokumentech přes internet

Není třeba hromadit se kolem stejného počítače nebo posílat soubory zpět a zpět prostřednictvím e-mailu, pokud chcete spolupracovat s ostatními lidmi. Můžete všechny upravovat stejnou kopii dokumentu - můžete je dokonce editovat společně v reálném čase.

Doporučujeme Google Docs, protože je to vyspělejší řešení pro spolupráci a my s ním máme co nejvíce zkušeností. Microsoft Office Online nedávno získal coauthoring funkce v reálném čase, takže se může také stát za to podívat.

Google dokumenty

Dokumenty Google jsou kancelářská sada společnosti Google. Stejně jako většina služeb Google je to bezplatná aplikace, kterou získáte ve webovém prohlížeči. Soubory, které vytvoříte v Dokumentu Google, jsou uloženy na Disku Google a přidruženy k vašemu účtu Google. Vzhledem k tomu, že tyto soubory žijí online namísto na vašem počítači, je snadné sdílet dokument s ostatními lidmi. Google kontroluje dokument a může k němu přistupovat i další osoby.

Chcete-li pomocí služby Dokumenty Google spolupracovat, přejděte na web služby Disk Google a přihlaste se pomocí svého účtu Google. Klepnutím na tlačítko Vytvořit a výběrem typu dokumentu, který chcete pracovat, vytvořte nový dokument. Můžete také otevřít existující dokument uložený na Disku Google nebo nahrát dokument z počítače.

Když je dokument otevřený, klikněte na tlačítko Sdílet. Na toto tlačítko můžete umístit kurzor myši a zjistit, kdo má přístup k tomuto dokumentu.

Zadejte e-mailové adresy lidí, s nimiž chcete na dokumentu spolupracovat. Lidé, které přidáte, mají ve výchozím nastavení oprávnění k úpravám, ale můžete je také omezit pouze na komentování nebo zobrazení dokumentu. Možnost "Můžete zobrazit" je užitečná, pokud chcete zobrazit dokument osobě.

Ve výchozím nastavení lidé obdrží e-mail, když s nimi sdílíte dokument. E-mail obsahuje odkaz na dokument, aby mohli spolu s vámi upravovat. Pokud na dokumentu nepracujete, je to v pořádku - mohou ho upravit a uvidíte, jakmile se vrátíte k dokumentu později.

Pokud na dokumentu pracuje více lidí, uvidíte několik kurzorů zadávání textu. V reálném čase uvidíte, co jiní lidé píší do dokumentu, takže můžete spolupracovat na komplikovaném dokumentu, aniž byste narazili do sebe a museli vyřešit konfliktní úpravy později. Je dokonce i chatovací funkce, pomocí které můžete mluvit se svými spoluautory.

Chcete-li zobrazit seznam sdílených dokumentů, můžete na Disku Google kliknout na kategorii Sdílený se mnou.

Office Online

Microsoft Office Online byl dříve znám jako Office Web Apps. Je to úplně bezplatná webová verze aplikace Microsoft Office, kterou máte přístup ve vašem prohlížeči. Protože je to webová aplikace, není to plná sada Microsoft Office a je omezená. Můžete provést nějakou spolupráci s verzemi desktopové sady Microsoft Office, ale není to tak zralé řešení pro spolupráci, jaké nabízí služba Dokumenty Google. Například pouze jedna osoba může pracovat na stejném odstavci v době, kdy spolupracuje s Office 2013.

Služba Office Online je k dispozici na webu Office.com. Vyžaduje účet společnosti Microsoft a ukládá vaše dokumenty do služby Microsoft OneDrive (dříve známé jako SkyDrive).

Chcete-li začít, navštivte stránku Office Online a otevřete vybranou aplikaci - nebo navštivte stránku OneDrive a otevřete existující dokument. Když je dokument otevřený, klikněte na tlačítko Sdílet v horní části stránky. Můžete také kliknout na nabídku SOUBOR na pásu karet, klepněte na položku Sdílet a vyberte možnost Sdílet s lidmi.

Zadejte e-mailové adresy, se kterými chcete sdílet, a vyberte oprávnění, která chcete udělit. Můžete si vybrat, zda mohou lidé, s nimiž sdílíte dokument, upravit dokument a zda pro něj bude potřebovat účet Microsoft.

Lidé, s nimiž sdílíte dokument, obdrží e-mailové pozvánky s odkazem na váš dokument. Mohou otevřít dokument, kliknout na tlačítko Upravit a vybrat položku Upravit ve službě Word Online. Seznam osob, které mají oprávnění k prohlížení nebo úpravě dokumentu z podokna sdílení, můžete spravovat.

Existuje celá řada dalších způsobů, jak pracovat na stejných dokumentech v reálném čase přes internet, ale pravděpodobně budete lépe držet tyto funkce spolupráce. Dokumenty Google a Office Online usnadňují práci s kancelářskými aplikacemi.