Jak spolupracovat na dokumentech v reálném čase v Office 2016

Aplikace Microsoft Office 2016 zlepšila jejich funkce spolupráce, takže mnoho autorů může pracovat na dokumentu v reálném čase. Můžete sdílet dokument v aplikaci OneDrive a podívat se, kdo pracuje na něm, a dokonce i získat odkaz na posílání dalších pro snadný přístup k dokumentu.

V tomto článku použijeme slovo Word, abychom ilustrovali, jak spolupracovat na dokumentech; tato funkce spolupráce v reálném čase je však k dispozici také v aplikacích Excel a PowerPoint.

Chcete-li začít, otevřete dokument, který chcete sdílet, a klepněte na tlačítko "Sdílet" na pásu karet v pravém horním rohu okna aplikace Word.

POZNÁMKA: Před nastavením dokumentu, který chcete sdílet, je třeba se ujistit, že máte ve svém účtu OneDrive sdílenou složku. Nebo můžete ve výchozím nastavení použít složku "Veřejné", která ve vašem účtu existuje.

Zobrazí se panel "Sdílení". Chcete-li dokument uložit do složky, kterou jste sdíleli v účtu OneDrive, klikněte na tlačítko "Uložit do cloudu".

Na obrazovce zákulisí "Uložit jako" vyberte sdílené umístění, do kterého chcete dokument uložit, nebo klepněte na tlačítko "Procházet" a vyberte umístění v účtu OneDrive, který není v posledním seznamu.

V případě potřeby přejděte do sdílené složky v dialogovém okně Uložit jako. Chcete-li změnit název souboru, zadejte nový název do pole "Název souboru". Klikněte na tlačítko "Uložit".

Jste vráceni do dokumentu a podokna "Sdílení" se připojí a umožní vám pozvat lidi, aby buď prohlíželi nebo upravovali soubor, nebo ho jen prohlíželi. Chcete-li pozvat někoho, aby spolupracoval na dokumentu, zadejte e-mailovou adresu daného uživatele do pole pro úpravu "Pozvat lidi". Z rozevíracího seznamu vyberte, zda se mohou "Upravit" nebo "Může zobrazit". Pokud chcete odeslat vlastní zprávu, zadejte ji do pole "Zahrnout zprávu". Chcete-li dokument sdílet, klikněte na odkaz "Sdílet".

Uživatel je přidán do seznamu osob, s nimiž jste dokument sdíleli.

Můžete také specifikovat, zda se má automaticky měnit změny nebo kdybyste byli požádáni ("Zeptejte se mě") vždy, když se změna provede výběrem možnosti z rozevíracího seznamu Automatické sdílení změn.

Uživatel, se kterým dokument sdílíte, obdrží e-mail podobný následujícímu obrázku. Klepnutím na tlačítko "Zobrazit v aplikaci OneDrive" získáte přístup k dokumentu.

POZNÁMKA: Můžete snadno získat odkaz na sdílený dokument, abyste jej mohli poslat uživateli e-mailem kliknutím na odkaz "Získat odkaz pro sdílení" ve spodní části podokna sdílení.

Na podokně "Sdílet" se zobrazí dvě tlačítka. Pokud chcete odeslat odkaz, který uživateli umožňuje prohlížet a upravovat dokument, klikněte na tlačítko "Vytvořit odkaz pro úpravy". Chcete-li poslat odkaz, který umožňuje pouze uživateli zobrazit dokument a neprovede jeho úpravy, klikněte na tlačítko "Vytvořit odkaz pouze pro zobrazení".

Zobrazí se okno Upravit odkaz obsahující adresu URL pro přístup k dokumentu s příslušnými oprávněními. Klepnutím na tlačítko Kopírovat napravo od pole zkopírujte adresu URL, abyste mohli například sdílet odkaz v e-mailu.

Klepnutím na odkaz, který uživatel obdrží v e-mailu, otevře dokument v online verzi příslušné aplikace Office 2016.

Když uživatel začne upravovat dokument, objeví se vyskakovací okno s upozorněním, že "host upravuje tento dokument".

Změny provedené jinou osobou se zobrazují jako zvýrazněný text v instanci dokumentu.

Pokud jste uživateli umožnili upravit dokument a poté změnili názor, můžete pro něho snadno změnit oprávnění. Klepněte pravým tlačítkem myši na jméno uživatele v seznamu a vyberte "Změnit oprávnění k: Může zobrazit". Můžete také jít opačným směrem, a dát uživateli oprávnění upravit dokument po tom, co mu dovoluje pouze jeho prohlížení.

Pokud jste dokončili sdílení dokumentu s uživatelem, můžete přestat umožňovat uživateli prohlížet nebo upravovat dokument. Klepněte pravým tlačítkem myši na jméno uživatele v seznamu a v rozbalovací nabídce vyberte možnost "Odebrat uživatele".

Chcete-li zavřít podokno "Sdílet", klepněte na "X" v pravém horním rohu podokna.

Ať už pracujete na velkém nebo malém projektu, je tato nová funkce spolupráce v Office 2016 s editací v reálném čase a cloudovou integrací s OneDrive výkonná.