Jak nastavit odpověď mimo kancelář v aplikaci Outlook pro Windows

Když víte, že po několik dní budete z kanceláře mimo kancelář, můžete nastavit asistenta mimo kancelář, aby automaticky odpovídal a umožnil lidem vědět, že jste si užívali dovolenou, když jsou uvízli při práci.

Chcete-li vytvořit odpověď mimo kancelář v aplikaci Outlook, vytvoříme šablonu e-mailu se zprávou, kterou chceme použít, a poté vytvoříme pravidlo, které odešle odpověď s touto zprávou na všechny e-maily, které obdržíme během určitého časového období.

Poznámka: Outlook musí být otevřen pro spuštění pravidla a odeslání odpovědi mimo kancelář. Takže se ujistěte, že necháte počítač zapnutý a Outlook běží, když jste mimo kancelář.

Krok první: Vytvořte šablonu zprávy

Chcete-li vytvořit šablonu zprávy v aplikaci Outlook, ujistěte se, že je karta Domovská stránka aktivní a klepněte na tlačítko Nový e-mail v nové části.

Do pole se zprávou zadejte zprávu, kterou chcete odeslat jako automatickou odpověď. Nezadávejte e-mailovou adresu nebo předmět. Poté klikněte na kartu "Soubor".

V seznamu možností na levé straně obrazovky zákulisních karet klikněte na možnost Uložit jako.

V dialogovém okně Uložit jako vyberte v rozevíracím seznamu "Uložit jako typ" položku "Šablona aplikace Outlook (* .oft)".

Jste převedeni do složky uživatelských šablon. Do pole "Název souboru" zadejte název šablony, přidržte příponu ".oft" a klikněte na tlačítko "Uložit".

Chcete-li kopírovat šablonu e-mailové odpovědi mimo kancelář na jiný počítač nebo jej zálohovat, je úplná cesta ke složce šablon uživatelů C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Nahradit s uživatelským jménem systému Windows.

Zavřete okno se zprávou kliknutím na tlačítko "X" v pravém horním rohu.

Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete uložit zprávu. Nemusíte, protože jste si ji uložili jako šablonu, ale můžete, pokud chcete. Chcete-li uložit koncept, klepněte na "Ano" nebo "Ne", pokud ne.

Druhý krok: Vytvořte pravidlo, které bude automaticky odpovídat na nové e-mailové zprávy

Nyní, když máme šablonu e-mailové odpovědi mimo kancelář, vytvoříme pravidlo pro použití šablony pro odpověď na všechny zprávy, které se dostanou během určitého časového období. Ujistěte se, že karta "Domov" je aktivní.

V sekci Přesun klepněte na tlačítko "Pravidla" a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Spravovat pravidla a upozornění.

Klepnutím na kartu "Soubor" můžete také otevřít obrazovku zákulisí. Ujistěte se, že obrazovka "Informace" je aktivní (v případě potřeby klikněte na "Info" vlevo) a pak klikněte na tlačítko "Spravovat pravidla a výstrahy".

V dialogovém okně Pravidla a upozornění zkontrolujte, zda je v rozbalovací nabídce "Aplikovat změny do této složky" vybrána adresa, na kterou chcete toto pravidlo použít. Pokud chcete, aby se toto pravidlo vztahovalo na všechny účty v aplikaci Outlook, ukážeme vám, jak to udělat později v tomto článku. Klikněte na kartu Pravidla e-mailu, pokud ještě není aktivní, a poté klikněte na tlačítko "Nové pravidlo".

Na první obrazovce Průvodce pravidly klepněte na tlačítko "Použít pravidlo na zprávy, které obdržím" v části "Začněte z prázdného pravidla". Tato možnost je přidána do pole "Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)". Nelze upravovat tuto část pravidla, klikněte na tlačítko "Další" a pokračujte.

Druhá obrazovka v dialogovém okně Průvodce pravidly umožňuje vybrat podmínky pro kontrolu, kdy obdržíte e-maily. Chcete-li odeslat mimo kancelářskou odpověď během určitého časového období, zaškrtněte políčko "přijaté v určitém časovém rozpětí" v poli "Krok 1: Vybrat podmínky". Podmínka je přidána do pole "Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu)", stejně jako předtím, ale tentokrát je součástí popisu, který chcete upravit. Chcete-li přidat časové období, klikněte na odkaz "v určitém časovém období" v poli Krok 2.

V dialogovém okně "Datum přijaté" zaškrtněte políčko "Po", klepněte na rozbalovací nabídku a klepněte na datum, po kterém chcete odeslat automatickou odpověď mimo kancelář. Pokud například chcete, aby vaše odeslání z kanceláře začalo být odesláno 8. února, zvolte 7. února pro datum Po.

Poté zaškrtněte políčko "Před", vyberte datum z rozbalovacího seznamu Datum napravo od zaškrtávacího políčka Před. Datum, které vyberete, by mělo být den po ukončení odeslání odpovědi mimo kancelář. Pokud například chcete, aby 15. února byl poslední den, kdy byla zaslána vaše odpověď mimo kancelář, vyberte 16. února jako datum před datem.

Vybrané datum se přidá ke stavu v poli Krok 2. Klepnutím na tlačítko "Další" v dialogovém okně Průvodce pravidly pokračujte.

Na třetí obrazovce v dialogovém okně Průvodce pravidly zvolíte, co chcete dělat s příchozími e-maily během časového období. Chceme odpovědět na všechny e-maily pomocí šablony, kterou jsme vytvořili v první části, a proto zaškrtávame pole "odpověď pomocí konkrétní šablony" v poli "krok 1: výběr akcí". Chcete-li vybrat šablonu, kterou jsme vytvořili, klikněte na odkaz "specifická šablona" v poli Krok 2: Upravit popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu).

V dialogovém okně Vyberte šablonu odpovědi vyberte v rozbalovací nabídce "Vyhledat v" možnost "Šablony uživatelů v systému souborů".

Vyberte šablonu, kterou jste vytvořili (v našem případě šablonu Odpovědět mimo kancelář) a klikněte na tlačítko "Otevřít".

Do vybrané akce se přidá úplná cesta k vybrané šabloně. Klepnutím na tlačítko "Další" pokračujte.

Ve čtvrté obrazovce Průvodce pravidly můžete vybrat výjimky, které chcete použít pro danou pravidlo, například pokud chcete vyloučit určité osoby nebo skupiny ("s výjimkou osob nebo veřejných skupin"). Nebudeme přidávat žádné výjimky z našeho pravidla, takže pokračujte kliknutím na tlačítko "Další".

Zadejte název pravidla v poli Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla. Pole "Zapnout toto pravidlo" je ve výchozím nastavení zaškrtnuto, takže pravidlo bude automaticky zapnuto. Ale nebojte se. Nebude po uplynutí zadaného termínu.

Nechceme spouštět pravidlo o zprávách, které jsou již v naší doručené poště, a proto nechte políčko "Spustit toto pravidlo nyní na zprávách již v doručené poště" nezaškrtnuto. Chcete-li toto pravidlo spustit na všech e-mailových účtech v aplikaci Outlook, zaškrtněte políčko "Vytvořit toto pravidlo pro všechny účty". Klikněte na tlačítko "Dokončit".

Pravidlo je přidáno do seznamu. Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Pravidla a výstrahy.

Nyní, když vám někdo během zadaného data pošle e-mail, automaticky obdrží zprávu v šabloně e-mailu, kterou jste vytvořili.

Přestože odesílatel obdrží automatickou odpověď, že jste mimo kancelář, stále dostáváte svůj e-mail s ikonou, která ukazuje, že byla odeslána automatická odpověď. Můžete se však cítit oprávněně ignorovat, dokud se nevrátíte.

Po uplynutí časového období v pravidle se pravidlo nevztahuje na příchozí e-maily. Pravidlo však můžete stále vypnout. Chcete-li tak učinit, znovu otevřete dialogové okno Pravidla a upozornění, jak je popsáno výše, a zrušte zaškrtnutí políčka vlevo od pravidla v seznamu. Klepnutím na tlačítko "OK" zavřete dialogové okno.

Pokud použijete toto pravidlo k odeslání automatizované odpovědi mimo kancelář, odpověď se jednou odesílá každému odesílateli během jedné relace aplikace Outlook. Relace je, když otevřete aplikaci Outlook, dokud aplikaci ukončíte. To zabrání odesílání duplicitních odpovědí stejnému odesílateli, který vám pošle více zpráv. Aplikace Outlook sleduje, kdo obdržel automatickou odpověď během každé relace, ale tento seznam je reset při ukončení aplikace Outlook. Takže ponechejte Outlook otevřený (neopouštějte a znovu otevřete), takže se pravidlo spustí a automatická odpověď mimo kancelář bude odeslána každému, kdo vám posílá e-maily, a tak odesílatelé nedostávají více odpovědí z kanceláře.