Začátečník, jak vytvářet, spravovat a přiřazovat kategorie v aplikaci Outlook 2013

Aplikace Outlook 2013 umožňuje přiřadit kategorie k položkám a přizpůsobit uvedené kategorie. Věc o kategoriích je, že jsou univerzální v aplikaci Outlook a můžete přiřadit každou kategorii kombinací kláves. Takže můžete kategorizovat e-maily, události v kalendáři a poznámky pomocí několika rychlých klávesových zkratek.

Během posledních několika měsíců jsme mluvili hodně o Outlook 2013 a jeho různých částech. Mluvili jsme o tom, jak zvládnout své nejdůležitější funkce, jako je například vytváření a odesílání e-mailů, vytváření a správa kontaktů a dokonce importování kontaktů v Gmailu. Jsme také pokryli další věci z aplikace Outlook, jako například vytvoření seznamů úkolů, které vás udrží dobře, na úkolech. A samozřejmě je zde všechen důležitý kalendář, který je nezbytný pro každého, kdo chce efektivně dodržovat harmonogram.

Co to všechno znamená, že s tím můžete udělat hodně, abyste mohli lépe zvládnout práci a dokonce i osobní život. Předtím, než uzavřeme náš pohled na Outlook 2013, jsme však cítili, že bychom měli jen krátce pokrýt dva zbývající aspekty, které považujeme za vhodné: kategorie a vyhledávání.

O těchto kategoriích

Chcete-li své kategorie přizpůsobit, klikněte na tlačítko "Kategorizovat" a v rozevírací nabídce vyberte možnost "Všechny kategorie ...". Pomocí tohoto dialogu můžete vytvářet nové kategorie, odstraňovat staré, přejmenovávat, měnit barvy a přiřazovat klávesové zkratky.

V následujícím snímku si všimněte, jak jsme přidali "CTRL + F2" do modré kategorie.

Nyní můžete například aplikovat kategorie na všechno, co chcete. Vezměte si náš hloupý příklad níže, máme náš úkol "žít la vida loca" a označili jsme ho osobním (purpurovým) a naléhavým (červeným) kategorií.

Nezapomeňte na tento velmi užitečný tip: jakmile přiřadíte k vašim kategoriím klávesové zkratky a připsali jste své kategorie do paměti, mohou rychle vyřešit organizaci pošty, schůzek a dalších položek aplikace Outlook.

Například, zde je hlavička e-mailu ze zprávy v doručené poště, označili jsme ji kategorií Work. Od této chvíle, pokud budeme muset hledat konkrétní zprávu, můžeme použít kategorie k odfiltrování nesouvisejících zpráv.

Uvědomte si také, že rychle můžete označit úkoly, e-maily a další položky aplikace Outlook rychle s výchozí kategorií, například na následujícím snímku obrazovky. Zde jsme označili několik úkolů jako URGENT jednoduše kliknutím na malé pole ve sloupci CATEGORIES.

Je zřejmé, že kategorie mohou být velmi užitečné a jsou do značné míry nepřekonané funkce v aplikaci Outlook. Naučte se efektivně je používat a budete mít možnost organizovat všechny své věci v oblastech souvisejících kategorií.

Jednoduché vyhledávání v aplikaci Outlook

Zkuste to zabalit krátkým mluvením o hledání položek v aplikaci Outlook. Máme na mysli to, že platí hlavně pro poštu, ale vyhledávání se rozšiřuje v celé aplikaci. Po klepnutí na podokno vyhledávání, například v doručené poště (nebo v jiné poštovní složce), se páska změní tak, aby vám poskytla spoustu vyhledávacích nástrojů.

Proč jsou tu všechny ty věci? Jednoduše, čím víc způsobů, jak můžete vyhledat zprávu, tím lépe máte šanci ji najít. Tady na následujícím snímku obrazovky klikneme na tlačítko "Předmět" a můžeme vyplnit příslušný prostor tím, co chceme obsahovat. V tomto případě chceme najít nějaké předměty týkající se práce.

Všimněte si, že výsledky, které vyskakují, jsou ve skutečnosti úkoly, které ukazují, jak aplikace Outlook vrátí výsledky vyhledávání ze všeho, co ukládá.

Pokud maximalizujete své vyhledávací schopnosti v aplikaci Outlook, můžete rychle zkrátit nepořádek tím, že si trochu času udeříte a vyzkoušíte možnosti Vyhledávací pásky. Mějte na paměti, že pokud jsou vaše výsledky příliš široké a rozmanité, můžete vždy vylepšit svůj rozsah pomocí vhodně označených nástrojů Scope.

Konečně, pokud máte pocit, že potřebujete energii a maximální kontrolu nad vaším vyhledáváním, zkuste použít formulář Rozšířené hledání, který naleznete v sekci Volby, klepnutím na tlačítko "Vyhledávací nástroje".

Použití formuláře pro pokročilé vyhledávání je daleko od nejlepším, ne-nesmyslným způsobem vyhledávání v aplikaci Outlook, ale bez ohledu na to, jakou metodou používáte, jsme si jisti, že zjistíte,.

Možnosti vyhledávání

Aplikace Outlook pracuje s vyhledáváním systému Windows, o které jsme se krátce vrátili. Tyto možnosti ovlivňují, jak jsou položky vyhledávány jak v systému Windows, tak v aplikaci Outlook.

Všimněte si, že pokud klepnete na "Možnosti indexování ...", otevřete ovládací panel Možnosti indexování, kde můžete upravit, jak nebo zda je index indexován indexem vyhledávání systému Windows. Zbývající z těchto možností se zabývají především výsledky vyhledávání, například způsob zobrazování a výsledky zobrazování.

Kategorií a vyhledávání jsou dvě funkce, které můžete přidat do vašeho repertoáru aplikace Outlook, což nám pomůže překonat zkušenost s vaším Office. Pokud používáte Outlook extenzivně a dostanete spoustu e-mailů, vytvářet mnoho schůzek v kalendáři nebo vytvářet seznamy dlouhých úkolů, pak je možné nejen organizovat je důležité, ale pak mít schopnost hledat něco, zvláště pokud víte to, co hledáte, je neocenitelné.