Začátečník Jak vytvořit, spravovat a sdílet kalendáře v aplikaci Outlook 2013

Pokud žijete bez odpovědnosti, slunce pravděpodobně stoupá a usadí se ve vašem denním kalendáři. Pokud nevíte, co se děje na denní bázi, můžete rychle najít sebe ztracené v bludišti zmeškaných schůzek a překvapení zasedání.

Promluvme si o kalendářích programu Outlook, protože mimo e-mail (možná ještě občas), organizovaná a produktivní závisí na schopnosti spravovat události a dělat věci. Jedna z věcí, které aplikace Outlook dělá s velkým úsměvem, snad lépe než většina ostatních aplikací, je kalendář. Funkce kalendáře aplikace Outlook jsou nejdůležitější, pokud jde o vytváření, úpravu a sdílení událostí.

Tento článek se zaměří především na jednoduché věci. Ukážeme vám, jak vytvořit a spravovat kalendáře, přidávat schůzky, schůzky a sdílet je s ostatními ve vašem adresáři pro snadnou spolupráci. V době, kdy skončíme, ukážeme, jak za použití programu Outlook pro základy jako e-mail nebo kontakty a adresáře, můžete začlenit kalendář do zaneprázdněného života a zlepšit svou domovskou nebo malou kancelář.

Základy kalendáře

Kdykoli používáte aplikaci Outlook, budete mít k dispozici své kalendářové funkce. Dokonce i když nemáte nastaven e-mailový účet, můžete stále používat Outlook pro zbytek jeho funkcí. Kalendář funguje nejlépe, ale pokud můžete využít jeho možnosti spolupráce, tak pomocí e-mailového účtu zajistíte, že budete moci posílat pozvánky na schůzku a přijímat oznámení účastníků.

Bez ohledu na to je tady váš základní, každodenní kalendář, tj. Výchozí kalendář přidružený k vašemu výchozím profilu aplikace Outlook. Jedná se o měsíční zobrazení, ale pro změnu zobrazení můžete použít funkce na kartě Uspořádat.

Níže je například zobrazení týdenního pracovního týdne (oproti zobrazení celého týdne). Je to velmi jednoduché, počasí (můžete jej nastavit na město) a vyhledávací pole. Máte-li nějaké schůzky nebo schůzky, uvidíte je zde a můžete přeskočit na předchozí nebo následující týden kliknutím na tlačítka "Předchozí schůzka" nebo "Další schůzka" na okrajích kalendáře.

Pojďme se trochu posunout a zaměřit se na to, jak změnit uspořádání kalendáře tak, aby lépe vyhovovalo vašim specifickým nebo konkrétním potřebám.

Flexibilizace svalového kalendáře

Můžete udělat trochu změnit nastavení a vzhled vašeho kalendáře. Pokud se podívejte na kartu Zobrazení níže, vidíte celý sortiment stylů, které můžete použít pro kalendář, který vyhovuje vašim organizačním potřebám.

Podívejte se na následující kalendář. Udělali jsme nějaké drobné změny v jeho vzhledu. Jeden můžete změnit barvu, což je jemný, ale příjemný dotek.

Karta Pohled umožňuje přidat několik dalších zobrazení, které zvýrazní režim, ve kterém se nacházíte. Například je k dispozici panel úkolů, který umožňuje přidávat kalendáře, lidi a úkoly do pravého sloupce (viz výše). Tento panel úkolů je přizpůsobitelný režimu, ve kterém se nacházíte, takže i když máte povolené úkoly a kalendář, stejně jako na výše uvedeném snímku obrazovky, pokud přepnete do doručené pošty, budete muset znovu aktivovat funkci To -Do bar.

Je to dobrý nápad hrát si s kartou Zobrazit v každém režimu, protože nebudou všichni úplně stejní. Tabulka čtení se například v zobrazení kalendáře příliš nepoužívá, ale je to určitě skvělý doplněk k doručené poště.

Podobně se podívejte na zobrazení denního kalendáře s aktivovaným zobrazením Denní úlohy. Zde si můžete prohlédnout denní kalendář s níže uvedenými úkoly.

Mluvíme mnohem více o úkolech v nadcházejícím článku, ale teď se zaměříme na vše, co byste chtěli vědět o schůzkách a setkáních.

Přidávání schůzek a setkání

Podívejme se na nastavení schůzek a setkání. V následujícím příkladu uspořádáme párty pro pizzu. Samozřejmostí je povaha schůzky, a zatímco pizza strana není nezbytně "schůzka", dostanete nápad. Pak můžete přidat další specifika, jako například místo konání pizzy a její počáteční a koncové časy.

Existuje spousta místa (technicky neomezená) pro přidání poznámek, pokynů nebo pokynů k události. Samozřejmě, není to moc stranou, pokud tam nemáte jiné lidi. Takže budeme muset pozvat některé účastníky. Jakmile pozvete lidi, už se nepovažuje za schůzku. Místo toho jej aplikace Outlook změní na schůzku. Na následujícím snímku se setkáváme s naší schůzkou, která se stala novým schůzkem.

Můžete zadat jména ručně nebo klepnutím na tlačítko "Chcete-li" přidat účastníky z vašeho adresáře. Pokud jste ještě nezadali adresář, můžeme vám říci, jak přidat a spravovat kontakty, stejně jako importovat kontakty z jiných zdrojů, například Gmail.

Můžete vystřihnout přímo do pronásledování a jednoduše kliknout na tlačítko "Nová schůzka" na kartě Domovská stránka pásu karet. Když zvete účastníky, máte možnost požádat o další možnosti odpovědi.

Pokud požadujete odpověď (spíše než jednoduše položit slovo a nechat to na tom), pak mají pozvaní šanci na RSVP. Všimněte si, že to funguje skvěle s produktem společnosti Microsoft, jako je například e-mailový účet aplikace Outlook.com, kde máte možnost odpovědi přímo ve zprávě.

Ve službě Gmail budete moci v pozdní podobě jednat stejně. Pokud však odpovíte, bude zaslán organizátorovi události a automaticky přidán do aplikace Outlook.

Nyní, když jsme jasně na schůzkách a schůzkách, budeme pokračovat v jejich úpravách a zrušení, protože změna je nevyhnutelná a někdy i naše nejlepší plány spadají.

Změna nebo zrušení schůzek a reakce sledování

Něco se objevilo a musíme přesunout naši pizzu do sobotní noci. Pro nás to není žádný problém, ale co naši účastníci? No, jejich plány jsou zcela na nich, ale Outlook alespoň usnadňuje upozornění na změny.

Chcete-li změnit schůzku a upozornit účastníky, nejprve otevřete událost z kalendáře aplikace Outlook a proveďte potřebné změny. V takovém případě se schůzka pouze jednou přesouváme zpět. Všimněte si, že můžete kliknout na tlačítko "Odeslat aktualizaci" a pozvaní budou aktualizováni při změně.

V tomto okamžiku, pokud někteří účastníci dříve přijali vaše pozvání, budou muset znovu přijmout.

Nyní se může stát vhodný čas, abyste ukázali, jak sledovat průběh vašeho setkání. Klikněte na tlačítko "Sledování" a odtud můžete vidět průběh schůzky. Právě teď přijal pouze jeden pozvaný, takže možná tato sobota není tak dobrý čas.

Uh, zase se něco objevilo a musíme zrušit schůzku. Stačí kliknout na tlačítko "Zrušit schůzku". Vaše pozvánka se nyní změní a kliknutím a odesláním špatných zpráv získáte tlačítko "Odeslat zrušení".

Je to tak snadné, že předchozí pozvaní obdrží aktualizovaný e-mail a událost bude z kalendáře aplikace Outlook odebrána.

Události

Po zadání a uložení vašich schůzek-zapsaných schůzek se zobrazí v kalendáři. Když se nad ním umístíte, uvidíte příslušné podrobnosti. V tomto okamžiku, pokud je vše v pořádku, můžete to nechat a přejít k dalším věcem.

Chcete-li je však změnit nebo smazat, můžete ji otevřít buď dvojitým kliknutím nebo pomocí příslušné akce na pásu karet, což je tlačítko "Otevřít".

Můžete také získat přístup ke všem stejným ovládacím prvkům pásku z kontextové nabídky s pravým tlačítkem myši.

Po otevření schůzky nebo schůzky si všimněte záložky Možnosti, která vám umožní ovlivnit některé změny, jako je změna stavu (obsazeno, předběžné, mimo kancelář atd.), Nastavit připomenutí, změnit časové pásmo a nakonec nastavit jako opakující se událost.

Pravidelné události jsou běžné, například týdenní setkání nebo čtvrtletní výdělek, nebo jen oběd s přítelem, takže je dobré vědět, jak je nastavit. Jak můžete vidět na obrazovce obrazovky, mělo by to být docela snadné pracovat. Můžete nastavit čas schůzky, vzorek a samozřejmě rozmezí nebo dobu trvání opakování.

Na následujícím obrázku vidíte opakující se událost na každé pondělí v 13:00, která bude trvat neomezeně.

Je důležité si uvědomit, že zatímco schůzky a schůzky mají několik klíčových rozdílů, stále vypadají a mohou být upraveny stejným způsobem, takže všechny možnosti, které vidíte pro schůzky, budou shodné pro schůzky.

Připojení souboru nebo dokumentu do položky Kalendář

Představme si, že jste udělali nějakou schůzku, jako je přivolání vašeho zvířete k veterináři nebo změna oleje a v obou případech máte dokument nebo obrázek, který chcete připojit, abyste nezapomněli.

V následujícím příkladu dostáváme konečně náš olej a máme za to kupón. Můžete vytisknout kupon a zkusit si ho zapamatovat předem, nebo byste ho mohli jednoduše připojit k schůzce, takže když vám připomene Outlook, kupon je přímo tam, takže jej můžete vytisknout, když o tom přemýšlíte.

Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Připojit soubor" a pak vyhledejte umístění, kde je uložen. Můžete buď vložit soubor jako takový, vložit jej jako text nebo vložit umístění souboru jako hypertextový odkaz. V tomto případě budeme pouze připojovat PDF tak, jak je.

Samozřejmě, to bude velmi užitečná funkce, pokud potřebujete sdílet dokumenty pro obchodní schůzku, posílat studijní materiály studentům nebo kdykoliv by situace mohla vyžadovat doplňující informace.

Správa a sdílení kalendářů

Správa kalendářů vám umožní provést dvě věci. Můžete otevřít kalendáře z různých zdrojů a můžete vytvářet a ukládat skupiny kalendářů.

Pokud klepnete na tlačítko "Otevřít kalendář", můžete vytvořit kalendář z několika zdrojů, například z Internetu, nebo můžete vytvořit prázdný kalendář. Jednou z výhod vytvoření prázdného kalendáře je, že jste schopni udržet svou práci a domácí život oddělený.

Na následující obrazovce naleznete několik kalendářů, které jsme vytvořili a vytvořili jsme také speciální skupinu pro práci. Můžete skutečně přetáhnout události z jednoho kalendáře do jiného; vidíte, jak máme záznam pro týdenní setkání ve dvou kalendářích, které jsme se rozhodli zobrazovat.

Díky tomu, že můžete přetahovat události přes kalendáře, znamená to, že pokud jste strávili čas přidáním schůzky nebo schůzky, pokud se později rozhodnete, že musí být v jiném kalendáři, nemusíte tyto události znovu vytvářet.

Konečně můžete sdílet kalendáře, které by měly být velmi samo vysvětlující, ačkoli je to schopnost e-mailu kalendáře. Krátce jsme to popsali v předchozím článku, je to prostě jiný způsob, jak to dosáhnout. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, co se stane, když tuto možnost použijete.

Můžete určit kalendář, který sdílíte, rozsah dat (od jednoho dne po celý kalendář), úroveň podrobností, které můžete sdílet (jednoduchá dostupnost, omezené a úplné podrobnosti), a pak je několik možností rozšířených možností, které můžete použít.

Sdílení tímto způsobem znamená, že můžete rychle, snadno a bez problémů šířit informace o kalendáři s ostatními uživateli aplikace Outlook a integrovat i zaslané kalendáře.

Možnosti kalendáře

Existuje poměrně málo kalendářních možností, jak se procházet (i když ne tak docela jako u e-mailu). Většina těchto možností je určena k tomu, aby kalendář nakonfiguroval tak, aby lépe pracoval s vašimi profesionálními a osobními potřebami.

Můžete například změnit pracovní dobu a pracovní týden, přidat prázdniny, změnit časové pásmo, nastavit výchozí barvu a dokonce vybrat si mezi Fahrenheitem a Celsiem. Projděte si je ve volném čase a vyzkoušejte, co vám nejlépe vyhovuje.

Funkce kalendáře v aplikaci Outlook jsou špičkové a pokud pracujete v organizaci s centrálním serverem Exchange, pravděpodobně budete obeznámeni s tím, jak můžete spolupracovat na sdílených kalendářích, uvidíte události a další. Všechno to bez problémů funguje v rámci vaší lokální instalace aplikace Outlook pro větší výkon a pohodlí.

Doma, je hezké mít kalendář s tolika funkcemi ve stejném programu. Není třeba přepínat z e-mailové aplikace do kalendářové aplikace, můžete naplánovat události a rychle pozvat účastníky pomocí několika kliknutí myší a mnohem více.

Ale to už stačí, když mluvíme od nás. Proč slyšíme od vás teď? Dejte nám vědět o svých myšlenkách nebo nám poskytněte své připomínky v našem diskusním fóru.