Začátečník Jak vytvořit a spravovat úlohy v aplikaci Outlook 2013
Jste-li jedním z těch lidí, kteří mají tabuli nebo poznámkový blok se stále se vyvíjejícím seznamem úkolů, nebo jsou stůl a monitory vyzdobeny Post-it® připomínající vám důležité události, pak tento článek pro vás.
Aplikace Outlook vám umožní sestavovat seznam úkolů, které můžete provádět nejrůznějšími věcmi, jako je nastavení termínů, připomenutí, kategorií a další. Celá věc je vytvořit aktivnější druh seznamu úkolů, s nimiž můžete komunikovat a bude vás upřímný.
Práce v zobrazení úloh
Diskutovali jsme o různých komplikacích aplikace Outlook 2013 nedávno, takže pokud jste noví, doporučujeme přečíst si úvod.
V opačném případě otevřete aplikaci Outlook až do zobrazení úkolů a podívejte se kolem. Na první pohled si všimnete, že je to docela prázdné a neplodné. Je to proto, že jsme je ještě museli naplnit množstvím věcí, které musíme udělat, a musíme jezdit.
Pojďme si projít a ukáže vám, jak používat úkoly jako pro a dále organizovat svůj život s Outlookem. S trochou času a práce budete mít komplexní sadu úkolů, které můžete nastavit tak, aby vám připomínaly, kdy jsou splatné, nebo je můžete dokonce přiřadit jiné osobě!
Přidávání úkolů
Chcete-li začít, budete chtít přidat úkoly. Všimnete si, že podél levé strany je podložka známých složek. Do tohoto zobrazení můžete přidat nové složky a efektivně uspořádat své úkoly do kategorií. Dokonce můžete vytvořit novou skupinu složek, abyste mohli v případě potřeby znovu rozdělit své úkoly mezi váš osobní a osobní život.
Chcete-li začít, zjistíte, že existuje jedna skupina úkolů, volání Moje úlohy a dvě podřízené složky úkolů: Seznam úloh a úkoly. Pokud klikneme pravým tlačítkem myši na nejvyšší složku, můžeme vytvořit novou skupinu složek, kterou pojmenujeme pracovní úkoly.
Rychlou úlohu můžete přidat kliknutím na tlačítko "Klepnutím sem přidáte novou úlohu" nebo kliknutím na položku "Nová úloha" na domovské pásek. Podívejte se na následující untitled úkol, na který můžete použít několik možností, zobrazit úlohu, její detaily a spravovat ji.
Několik základních detailů vyplňujeme a klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Můžete si vybrat datum zahájení, datum ukončení (je-li to vhodné), stav, prioritu a procento dokončení. Můžete také zaškrtnout políčko "Připomenutí" a aplikace Outlook vás oznamuje, kdy bude váš úkol vyřešen.
Prohlížení, úpravy a aktualizace úkolů
Po vytvoření několika úloh je vidíme, že jsou uvedeny v našem zobrazení úkolů. Zde můžete provádět nějaké základní tinkering, jako je změna data splatnosti nebo přiřazení kategorie, ale pokud opravdu chcete prohlížet a upravovat, musíte jej otevřít dvakrát.
Tady je náš úkol znovu. Můžeme je změnit, jako je stav nebo priorita, nebo můžeme kliknout na tlačítko "Podrobnosti".
Jsou-li s úkolem spojeny další podrobnosti, můžete je vyplnit zde. Zatímco to nemusí být pro většinu lidí relevantní, pokud jednáte s nezávislými dodavateli nebo konzultanty, pak je to skvělé místo, abyste sledovali, kolik vás přibližně stojí.
Existuje několik dalších věcí, které můžeme zmínit, než se dostaneme k opakování. Zatímco jste v operačním rozhraní, věnujte chvíli pozor, abyste mohli úlohu smazat nebo předat dál, pokud se rozhodnete, že to nestojí za to, nebo pokud potřebujete vstup od někoho jiného na něm.
Úlohu můžete také spravovat, jako je označování dokončeno, přiřazení a odeslání zprávy o stavu. O tom budeme brzy promluvit. Prozatím se podívejme krátce na to, jak nastavit opakující se úkoly.
Práce s opakujícími se úkoly
Vytvoření opakující se úlohy je stejné jako vytvoření opakující se schůzky nebo opakované schůzky. Dialog zobrazený po klepnutí na tlačítko "Opakování" pravděpodobně vypadá docela dobře.
Takže zde je náš úkol "mluvit o práci", který se opakuje každý týden ve středu bez konce. Všimněte si také, že dokonce i když nedokončíte úkol v okamžiku, kdy se úloha vrátí, bude ještě vygenerována další.
Tuto volbu můžete přepnout výběrem možnosti "obnovit novou úlohu", která místo toho, aby se automaticky opakovala na x den, neobnoví úlohu, dokud není aktuální úloha označena za dokončenou.
Přiřazení úkolu někomu jinému
Máme naše "mluvit o práci věci!" Úkol vše nastavit, teď jen potřebujeme zastavit to na někoho jiného! Klepněte na tlačítko "Přiřadit úlohu" v sekci Správa úlohy pásu karet.
Tím se úkol otevře jako e-mail, který můžete pak adresovat ostatním. V tomto případě se chystáme přiřadit úlohu mluvit o pracovních věcech někomu jinému, takže jim zašleme e-mailem.
Pokud chcete zadat adresu do pole "Komu", můžete nebo můžete vyškrtnout štěstí z vašeho adresáře. Nemáte nastaven adresář? Přečtěte si, jak vytvářet a spravovat kontakty, včetně způsobu importu kontaktů z Gmailu přímo do aplikace Outlook.
Ten příjemce obdrží e-mail s možností "Přijmout" nebo "Odmítnout". Nechceme, aby se šéf rozrušil, a tak budeme pokračovat a přijmout tento úkol. Kromě toho, mluvit o pracovních věcech není nikdy špatný nápad!
Konečně, pokud mají pravomoci, které chtějí znát pokrok (nebo jejich nedostatek) na aktuálně přiřazenou úlohu. Můžete jim poslat zprávu o stavu.
Celkově je průměrný domácí uživatel aplikace Outlook s větší pravděpodobností používá úkoly jako prostředek k tomu, aby se dělaly nějaké pochůzky nebo ticho doma, ale je užitečné znát celou škálu vašich schopností vytvářet úkoly. Pojďme dál k zbytku domovské stuhy a promluvte si o tom, co můžete udělat pro správu úkolů odtud.
Správa úkolů a třídění podle zobrazení
Během vašeho týdne budou některé úkoly dokončeny a některé nebudou. Ty, které dokončíte, můžete označit za kompletní a zapomenout. Ale ty, se kterými se nedostavíte, budou muset nějakým způsobem spravovat, nebo budete mít stále rostoucí seznam foukaných úkolů.
Existuje několik způsobů, jak je spravovat. Podívejme se na tuto oblast pásky a ukážeme vám, jak co nejvíce využít těchto nástrojů.
Klepnutím na tlačítko Odstranit ze seznamu jej označíte jako kompletní a odstraníte ze seznamu. Pokud aplikace Outlook narazí na problém, například pokud je úloha opakovaná nebo je neúplná, bude se vás zeptat, co chcete dělat.
Můžete také pracovat přímo s úkoly, které vidíte v seznamu úkolů. Další podrobnosti naleznete na následující obrazovce. Vidíte, že můžete jednoduše kliknout na ikonu příznaku a označit ji za dokončenou, nebo kliknutím pravým tlačítkem myši zobrazíte další možnosti.
Vidíte tady na dalším snímku, že náš úkol "sedět kolem sledování fotbalu s našimi nohama nahoru" je třeba zítra, ale také jsme ho označili za následný příští týden také. Vytvoření následného úkolu v podstatě ho duplikuje po dobu, která vám nejlépe vyhovuje, abyste ji dokončili. V tomto případě bychom mohli označit zítřejší úkol za úplný nebo odstranit, ale tento duplicitní úkol by měl být ještě příští týden.
Poznámka: Můžete sledovat úkoly z jednoho z pěti přednastavených intervalů nebo můžete vytvořit vlastní sledování.
Konečně změna pohledu může pomoci rozdělit velké množství úkolů. Pokud se na pásce nezobrazí, můžete klepnout na tlačítko "Změnit pohled" a uvidíte tyto možnosti.
Zde může vypadat jednoduchý seznam. Pohled nerozlišuje mezi stavem dokončení nebo kategorií, nebo cokoli jiného. Prostě představuje všechny vaše minulé, současné a budoucí úkoly v jednom jednoduchém pohledu.
Na druhou stranu, pokud se podíváme podle aktivních úkolů, vidíme, že se věci pro nás zúžily.
Vždy pamatujte na změnu zobrazení úloh, abyste je mohli rychle rozdělit nebo skrýt, aby se dosáhlo maximálního produkčního potenciálu!
Možnosti úloh
A konečně se seznámíme s volbami úkolů. Možnosti úlohy vám umožní změnit nastavení a změnit jejich chování a vzhled. Můžete se k nim dostat z nabídky Soubor kliknutím na "Možnosti -> Úkoly".
Můžete nastavit možnosti připomenutí na úkoly se splatností, opožděnými a dokončenými barvami úkolů, pracovními hodinami a dalšími jednoduchými vylepšeními. Takže nyní, pokud chcete, aby úkoly po splatnosti byly jasně modré nebo chcete výchozí připomenutí na konci dne namísto začátku, můžete provést změny zde.
Jak můžete říct, Outlook se ukazuje jako velmi dobře zaokrouhlená aplikace a ještě jsme ještě nehovořili o kalendáři a poznámkách. Doufáme, že budete moci použít úkoly, abyste své dovednosti v organizaci získali za pár zářezů. Jsou opravdu snadné nastavit a přiřadit, a je hezké mít tyto upomínky a sledovat, že všechny věci ve vašem seznamu se pomalu vymažou.
Mezitím nás zajímá slyšení. Máte otázku nebo komentář, který byste chtěli odejít u nás? Nastupte do našeho diskuzního fóra a vypusťte.
