Jak vytvořit formulář dopisy v aplikaci Word

Někdy možná budete chtít vytvořit dopis, který budete posílat mnoha různým lidem, ale chcete, aby byly jednotlivé části individuální pro každého adresáta: části, jako je pozdrav, jméno, adresa atd. to znamená, že byste měli vytvořit formulářový dopis, který je opravdu snadný.

Než začnete s formulářovými písmeny, měli byste se ujistit, že máte již nastavenou databázi se všemi poli, které chcete zahrnout. Databáze může být stejně jednoduchá jako tabulka aplikace Excel se sloupci pro jméno, příjmení, adresu atd.

Aplikace Word může importovat data z dokumentů aplikace Excel, Access a textových dokumentů. Pokud ještě nemáte nastavení databáze, můžete ji vždy vytvořit v aplikaci Word, kterou vám ukážu, jak to udělat.

Vytvořit formulář dopisy v aplikaci Word

Chcete-li začít, vytvořte dokument, který obsahuje standardní text, jako je příklad vánočního dopisu níže:

Všimněte si, že nemá žádné pozdravy, adresy atd., Protože všechny budou přidány později jako pole v našem formulářovém dopise. První věc, kterou musíte udělat, je kliknout na Vyberte možnost Příjemci na Pošty karta:

Zde můžete přidat osoby, které budou přijímat dopis nebo importovat seznam z databázového souboru.

Můžete kliknout na Zadejte Nový seznam Pokud chcete vytvořit seznam uvnitř samotného Wordu. Pro import klikněte na Použít existující seznam. V tomto příkladu pouze vypíšeme seznam.

Poznámka: Když přejdete do seznamu příjemců, aplikace Word vás vyzve k zadání umístění na pevném disku a uloží soubor dat, který bude vytvořen..

Jakmile uložíte seznam příjemců, všimnete si, že mnoho ikon, které jsou na Pošty stuha je nyní k dispozici.

Chcete-li začít přidávat pole do formulářového dopisu, klepněte na místo v dokumentu a určete, kam chcete pole umístit, a klepněte na tlačítko Blok adresy.

To vyvolá Vložit blok adresy dialog.

Klikněte na OK jít s výchozím formátem a měli byste dostat něco, co vypadá takto:

Dále přidejte Zadejte po Blok adresy přesunout text dolů po řádku a klepněte na tlačítko Přání ikona:

To vyvolá Vložte řádek pozdravu dialog.

Ještě jednou, pojďme s výchozím formátem a klikněte na OK tlačítko.

Dále zvýrazněte, kde se říká, klepněte pravým tlačítkem myši, vyberte Odstavec a zaškrtněte políčko vedle Nepřidávejte mezeru mezi odstavce stejného stylu.

To způsobí, že blok adresy bude viset správně, místo aby měl prázdný řádek mezi každou jeho částí.

Poté klikněte na tlačítko Náhled Výsledky na kartě Pošta na pásu karet.

Namísto indikátoru pole adresního bloku byste nyní měli vidět aktuální obsah uvedený v dokumentu aplikace Word.

Po dokončení náhledu klepněte na tlačítko Náhled Výsledky pro vypnutí náhledu. Chcete-li vidět, jak přidávat další pole, klikněte na položku v dokumentu, abyste se dostali do aktuální polohy, a poté klikněte na tlačítko Vložit slučovací pole ikona.

Měli byste něco takového získat:

Vybrat Země nebo region, pak klikněte na Vložit tlačítko.

Zkuste kliknout na tlačítko Náhled Výsledky Ikona znovu zobrazí, jak to vypadá. Zde je můj příklad:

Nyní, když je formulářový formulář nastaven správně, můžete dělat pokročilejší věci, jako je nastavení pravidel. Pravidla vám umožní zobrazit některé texty pro určité příjemce a skrýt je pro ostatní. Chcete-li začít, klepněte na tlačítko Pravidla tlačítko.

Uvidíte rozevírací nabídku s několika možnostmi, jako je Ask, Fill-in atd.

Pro náš příklad, pojďme si vybrat Jestliže pak jinak, který nás zavede do následujícího dialogu:

Změň Název pole: to Region regionu, a typ USA do Porovnat s: pole. Dále přidejte text do polí, kde se říká Vložte tento text a V opačném případě vložte tento text.

V tomto případě, pokud příjemce žije v USA, dostane text veselé Vánoce do jejich dopisu, zatímco všichni ostatní dostanou zprávu Sezóny Pozdravy.

Zde je to, co bude vypadat, jakmile kliknete na tlačítko OK a poté Náhled Výsledky tlačítko.

Dále si všimněte Náhled Výsledky sekce:

Zde můžete kliknout na tlačítka se šipkami (kdy Náhled Výsledky je zapnuta) vlevo a vpravo od čísla pro procházení všemi písmeny, která budou odeslána. Tímto způsobem se můžete ujistit, že všechny vaše dopisy budou vypadat přímo před tiskem nebo e-mailem.

Poznámka: Volba menu Políčka zápasů v části Pravidla je určena pro odpovídající názvy polí v databázi s názvy záhlaví v seznamu příjemců.

Chcete-li snadněji zjistit, kam jste do dokumentu vložili pole, použijte tlačítko Zvýraznit Sloučit pole tlačítko.

Je to přepínač, který můžete podle svého uvážení zapnout a vypnout. Nakonec, když jste se svým dopisem spokojeni, klikněte na tlačítko Dokončit a sloučit ikona:

Tuto rozbalovací nabídku byste měli dostat se třemi možnostmi.

Vybrat Upravit jednotlivé dokumenty , aby aplikace Word sloučila všechny vaše dopisy do jednoho velkého dokumentu, který si můžete prohlédnout před tiskem nebo odesláním jako e-mailu.

Jak vidíte, vytváření formulářových dopisů s aplikací Word již není jednou fuškou, kterou jste kdysi vytvořili, a můžete snadno a rychle vytvářet a odesílat dokumenty. Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte se vyjádřit. Užívat si!