Jak snížit velikost dokumentů sady Microsoft Office, které obsahují obrázky

Dokonce i v těchto dobách rychlého připojení k internetu, obrovských pevných disků a spousty volného úložiště cloudů někdy záleží na velikosti souboru. Můžete mít limit velikosti souborů, které můžete posílat nebo přijímat prostřednictvím e-mailu, nebo byste mohli mít nedostatek místa na disku. Bez ohledu na důvod, pokud máte dokumenty sady Office, které obsahují obrázky, můžete významně snížit velikost těchto souborů.

Kancelář již pracuje za zákulisí, což pomáhá udržovat velikost souborů malá. Novější typ souboru DOCX v podstatě funguje jako soubor ZIP a komprimuje obsah souboru. Obrázky a text, který se v dokumentu objeví více než jednou, jsou uloženy pouze jednou v aktuálním souboru. Takže alespoň v novějších verzích aplikací sady Office zjistíte, že velké velikosti souborů jsou obvykle výsledkem toho, že ve vašich dokumentech máte spoustu různých obrázků.

Dobrou zprávou je, že aplikace Office také nabízejí některé užitečné nástroje pro udržení velikosti těchto snímků. V tomto článku používáme jako příklad Office 2016 (konkrétně Word 2016). Ale najdete stejné nástroje, o kterých diskutujeme v jiných aplikacích Office, jako jsou aplikace Excel a PowerPoint, a v předchozích verzích Office, které se vrátily alespoň k Office 2010.

Komprimujte obrázky v dokumentu úřadu

Prvním krokem, který byste měli udělat při snaze zmenšit velikost souboru dokumentu s obrázky, je komprimovat tyto obrázky. Každá aplikace sady Office nabízí praktický nástroj pro to, abyste se o tom dělali. Používáme zde aplikaci Word (a to je to, o čem se budeme věnovat v následujících krocích), ale funkce najdete na stejném místě v jiných aplikacích sady Office.

V dokumentu klepněte na libovolný obrázek a vyberte jej. Klepněte na nabídku Formát, která se zobrazí na panelu nástrojů Office při výběru obrázku.

V nabídce Formát klepněte na tlačítko Komprimovat obrázky.

V okně Komprimovat obrázky klepněte na tlačítko Použití pouze na tento obrázek, pokud chcete komprimovat pouze vybraný snímek. Pokud tato možnost není zaškrtnuta, budou se vaše akce vztahovat na všechny obrázky v dokumentu. Zvolte možnost "Odstranit oříznuté oblasti obrázků", pokud máte oříznuté obrázky v dokumentu a chcete odstranit oblasti, které jste ořízli. Mějte na paměti, že pokud tuto možnost vyberete, nebudete moci oříznutí později vrátit zpět, dokud znovu nezadáte původní obrázek. Můžete také vybrat rozlišení, které chcete komprimovat obrázky. Vyberte nejnižší rozlišení, které pokryje vaše potřeby. Po dokončení klikněte na tlačítko OK.

V závislosti na počtu obrázků v dokumentu může Word chvíli trvat, než je všechny komprimovat. Po dokončení uložte dokument a zkontrolujte novou velikost souboru. Pokud si nejste jisti, že se těmito změnami zachováte, vždy můžete dokument uložit jako nový soubor a porovnat jeho velikost s původní verzí.

Odstranit informace o úpravách ze snímků

Kancelářské aplikace nabízejí všechny druhy skvělých nástrojů pro úpravy obrázků, které jsou postaveny přímo. Když je používáte, aplikace Word zachovává původní obrázek a zaznamenává úpravy, které jste provedli, abyste je mohli vrátit zpět nebo vrátit původní obrázek, pokud potřebujete . Pokud jste spokojeni se způsobem formátování obrázků, všechny uložené informace o úpravách pouze zvyšují velikost souboru. Pokud komprese obrázků ve vašem dokumentu nedostala dostatečnou velikost souboru, můžete také odstranit uložené informace o formátování. Až budete muset znovu uložit dokument jako nový soubor, můžete jej v případě potřeby vrátit zpět k originálu.

Otevřete dokument a klepněte na nabídku Soubor.

V nabídce Soubor klepněte na příkaz Možnosti.

V okně Možnosti aplikace Word z výběru vlevo klepněte na tlačítko Upřesnit.

V okně rozšířených možností aplikace Word přejděte dolů na část "Velikost a kvalita obrazu" vpravo. Zvolte možnost Zrušit údaje o úpravách tak, aby aplikace Word při ukládání souboru odstranila informace o formátování. Další možnosti v této části umožňují chránit dokument před komprimací obrázků a zvolit výchozí rozlišení, pokud jsou komprimovány obrazy (přestože můžete při kompresi vybrat nové rozlišení).

Když to uděláte, uložte soubor (nebo uložte jako nový soubor) a zkontrolujte novou velikost souboru. Pravděpodobně to bude mít hodně.

V našem příkladu jsme vzali soubor aplikace Word ("File 1.docx" na následujícím obrázku), který obsahuje asi 20 obrazů dobré kvality a zvážilo to ve velikosti téměř 48 MB. Mnoho z těchto obrazů bylo oříznuto, některé byly změněny a některé byly upraveny jinými způsoby. Po kompresi snímků a odstranění uložených informací o formátování je nyní nový soubor ("soubor 2 (komprimovaný) .docx" v následujícím obrázku) již těsně pod 35 MB, což je zhruba 27% snížení velikosti souboru. A pro ilustraci vestavěné komprese ve formátu DOCX jsme také zkomprimovali soubor. Jak vidíte, rozdíly ve velikosti mezi zipped a unzipped soubory jsou zanedbatelné.

A to je vše! Obrázky jsou velké a mohou rychle zvětšit velikost dokumentů sady Office. Ale pomocí vestavěných kompresních nástrojů v aplikacích Office a odebrání starých informací o úpravách můžete významně snížit velikost dokumentů sady Office, které obsahují snímky bez velké námahy.