Jak snížit velikost dokumentu aplikace Microsoft Word
Dokumenty aplikace Word mohou získat obrovské, neobvykle dlouhé a složité dokumenty s množstvím vnořených obrázků, písem a jinými objekty. Zdá se však také, že dokumenty mohou růst z ruky, protože zdánlivě žádný důvod vůbec. Pokud máte co do činění s obrovským dokumentem, můžete se pokusit snížit velikost souboru.
Když máte dokument aplikace Word, který je příliš velký, první věc, kterou zkusíte, je komprese obrázků v něm. To je částečně proto, že weby, jako je How-To Geek, napsali podrobné články, které vysvětlují, jak to udělat, a částečně proto, že se zdá, že se zdá, že obraz vždy narůstá na velikost dokumentu Word mimo důvod. Měli byste pokračovat a postupovat podle tipů, které jsme napsali v tomto článku, protože pokud máte obrázky, pomohou vám.
Pokud však nemáte obrázky, nebo jste sledovali tyto tipy a potřebujete snížit velikost souboru více, dostali jsme vás. Máme spoustu tipů, které můžete sdílet, takže jsme je rozdělila do věcí, které určitě pomohou snížit velikost dokumentu aplikace Word, věci, které by mohly pomoci, a některé tipy, které byste měli často doporučovat, s nimiž byste se neměli obtěžovat.
Začněme.
Tipy, které určitě pomohou snížit velikost dokumentu
Ne každý tip, který najdete, vám bude užitečný. Někdy je to proto, že se nevztahují na vaši situaci (pokud nemáte žádné obrázky, pak tipy na kompresi obrázků nebudou užitečné), ale někdy jsou tipy prostě špatné. Testovali jsme všechny tipy v této části, takže víme, že fungují.
Převést dokument do formátu DOCX
Společnost Microsoft vydala v aplikaci Office 2007 formát DOCX, takže pokud stále používáte formát .doc, je čas převést. Novější typ souboru typu .docx v podstatě funguje jako soubor ZIP komprimováním obsahu dokumentu, takže jednoduše převedete soubor .doc na formát .docx sníží váš dokument. (Platí to i pro jiné formáty Office, jako je Excel (.xls až .xslx), PowerPoint (.ppt až .pptx) a Visio (.vsd až .vsdx).)
Chcete-li převést soubor .doc, otevřete jej v aplikaci Word a klepněte na příkaz Soubor> Info> Převést.
Klepněte na tlačítko "OK" na výzvu, která se zobrazí, klepněte na tlačítko "Uložit" a aplikace Word převede dokument na .docx. Aplikace Word provádí tuto konverzi vytvořením zcela nové verze dokumentu v novém formátu, takže budete mít stále k dispozici svou starou verzi .doc.
Testovali jsme to s ukázkovým 20 stránkovým .doc souborem, který obsahoval šest obrázků, různé tabulky a značky formátování. Původní soubor .doc byl 6 001 kB, ale převedený soubor .docx vážil pouze na 721 kB. To je 12% původní velikosti. Nic jiného, co navrhujeme níže, nedělá více, abyste snížili velikost souboru, takže pokud máte soubory .doc, které lze převést na .docx, může být vaše práce dokončena.
Vložte své obrázky namísto jejich kopírování a vkládání
Při kopírování a vkládání obrázku do dokumentu, Word dělá určité předpoklady, jak s tím vypořádat. Jedním z těchto předpokladů je, že chcete, aby vložený obrázek byl formát BMP, což je velký typ souboru nebo někdy PNG, který je stále poměrně velký. Jednoduchou alternativou je vložení obrázku do editačního programu namísto jeho uložení jako menšího formátu jako je JPG a použití Vložit> Obrázek pro vložení obrázku do dokumentu.
Vkládání malého snímku obrazovky přímo do jinak prázdného dokumentu aplikace Word způsobilo, že velikost dokumentu přeskočí z 22 KB na 548 KB.
Vložení této obrazovky do aplikace Malování, uložení jako JPG a vložení JPG do prázdného dokumentu způsobilo, že dokument přeskočí pouze na 331 kB. To je o něco málo přes 40%. Dokonce lépe, pomocí formátu GIF vyústil v dokument, který byl o více než 60% menší. Zmenšený, to je rozdíl mezi dokumentem 10 MB a dokumentem 4 MB.
Samozřejmě, že s tím nemůžete vždycky utéct. Někdy budete potřebovat lepší kvalitu obrazu, kterou formáty jako BMP a PNG mohou nabídnout. Pokud se jedná o malý snímek nebo nepotřebujete super kvalitní, můžete použít formát lehčího vážení a vložit obrázek.
Zatímco ukládáte svůj obrázek, upravte jej
Když upravujete obrázek v aplikaci Word, uloží všechny úpravy obrázků jako součást dokumentu. Prostředí, pokud oříznete obrázek v dokumentu, aplikace Word stále zachovává úplný původní obrázek. Změna obrázku na černobílé a Word stále zachová původní plný barevný obrázek.
To zbytečně zvětšuje velikost vašeho dokumentu, takže když jste provedli změny svých obrázků a jste si jisti, že tyto obrázky nemusíte obnovovat, můžete aplikaci Word zbavit editačních dat.
Ale lepší než odstranění zbytečných dat z vašeho dokumentu, nemáte v prvé řadě tolik nepotřebných dat v dokumentu. Jakékoli úpravy, které lze provést, dokonce i jednoduché, jako je oříznutí nebo přidání šipky, se nejlépe provádí v editoru obrázků před vložením obrázku do dokumentu.
Komprimujte všechny své obrázky v jednom kroku
Ano, na začátku jsme říkali, že tento článek je asi jiný způsoby, jak snížit velikost souboru, ale většina článků o tomto tématu vám říká, jak komprimovat vaše obrázky po jednom (včetně našeho článku) a zde v How-To Geek jsme všichni o hledání lepších způsobů, jak dělat věci.
Klikněte na Soubor> Uložit jako> Další možnosti. (Pokud máte zapnutou aplikaci OneDrive s automatickým ukládáním, můžete mít možnost "Uložit kopii" spíše než "Uložit jako".)
Otevře se dialogové okno Uložit jako, kde získáte přístup k některým dalším možnostem. Klikněte na Nástroje> Komprimovat obrázky.
Otevře se panel "Komprese obrázků", kde se můžete rozhodnout, jakou kompresi chcete použít pro všechny své snímky najednou.
Možnost Použití pouze pro tento obrázek je šedá, protože se jedná o nástroj vše nebo nic - buď všechny obrázky budou mít tyto možnosti při uložení dokumentu, nebo nikdo z nich nebude. Takže pokud chcete vybrat různé možnosti pro různé obrázky, nebude to pro vás fungovat. Pokud ale chcete zkrátka komprimovat všechny své snímky, je to možnost použít.
Vyberte vaše volby, klepněte na tlačítko "OK" a uložte novou verzi dokumentu se všemi komprimovanými obrázky.
Zastavte vkládání písem do dokumentu
Pokud nepoužíváte neobvyklé písmo z daleko vzdálené galaxie, je téměř jisté, že někdo, s nímž sdílíte svůj dokument, jej bude moci přečíst pomocí své kopie aplikace Word (nebo volné alternativy, jako je Libre Office). Tak proč byste chtěli vložit do vašeho souboru místo vložením písem? Zastavte to tak, že přejdete do Soubor> Možnosti> Uložit a vypnout možnost "Vložit písma do souboru".
Možná si myslíte, že to nebude mít velký rozdíl, ale vy byste se mýlili. Pokud máte zapnuté vkládání písem a máte vypnutou možnost "Do not embed common system fonts", rozdíl ve velikosti souboru je téměř 2 MB. Dokonce i při zapnutém zapnutí funkce "Do not embed common system fonts" (což znamená, že fonty jako Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman a další) nejsou stále ještě o téměř 1,3 MB větší.
Ano, zastavte vkládání písem do dokumentu.
Zastavte vkládání dalších souborů, pokud můžete
Nedávno jsme vám ukázali, jak v dokumentu aplikace Word vložit nebo propojit tabulku aplikace Excel (a můžete tak učinit i jinými soubory, například prezentacemi PowerPoint nebo diagramy Visio). Pokud můžete propojit tabulku a nikoli jej vložit, ušetříte většinu velikosti souboru aplikace Excel. Nebudete to vše ukládat, protože propojená tabulka bude stále přidávat nějakou velikost, ale váš dokument bude mnohem menší s odkazem než plným vkládáním. Samozřejmě, že existují nedostatky k propojení, stejně jako výhody, takže si přečtěte, že článek je pochopit, než to uděláte.
Zastavte ukládání miniatury dokumentu
Zpět v den, Word vám umožní uložit miniaturní obrázek dokumentu tak, aby systém Windows mohl ukázat náhled v aplikaci Průzkumník souborů. V těchto dnech aplikace Průzkumník souborů to dokáže sama o sobě a nepotřebuje pomoc od aplikace Word, ale tato možnost je stále v dokumentu. V našem testovacím dokumentu 721 kB se při zapnutí této volby zvýšila velikost souboru na 3247 KB. To je 4,5 násobek velikosti původního souboru - za nic. Toto nastavení naleznete v části Soubor> Info> Vlastnosti> Pokročilé vlastnosti.
Vypněte zaškrtávací políčko Uložit miniatury pro všechny dokumenty aplikace Word a klepněte na tlačítko OK.
Název této volby je trochu zavádějící, protože její vypnutí zde ovlivňuje pouze dokument, který jste otevřeli, přestože se jedná o "všechny dokumenty aplikace Word". Pokud je tato funkce ve výchozím nastavení zapnuta při vytváření dokumentu, pak "budete muset vypnout v šabloně Normal.dotx a společnost Microsoft poskytla vynikající pokyny k tomu, pokud si nejste jisti, jak.
Toto nastavení můžete také vypnout v dialogovém okně Uložit jako, kde se nazývá trochu správnější "Uložit miniaturu".
Odstraňte osobní a skryté informace z dokumentu
Nejen, že osobní informace přidávají k velikosti vašeho dokumentu, ale také potenciálně dává čtenářům informace, které nechcete mít. Mohou také existovat informace, které byly naformátovány jako skryté, a pokud nepotřebujete tento skrytý text v dokumentu, proč se ho zbavit?
Odstraňte tyto zbytečné informace z vašeho dokumentu v okně File> Info> Check for Issues a klikněte na tlačítko "Inspect Document".
Ujistěte se, že je zapnuta možnost "Vlastnosti dokumentu a osobní informace" a klepněte na tlačítko "Kontrola". Po dokončení spuštění inspektoru klepněte v sekci "Vlastnosti dokumentu a osobní informace" na položku "Odstranit vše".
Tato akce snížila velikost zkušebního souboru o 7 KB, takže není to obrovské množství. Je však dobré, abyste z vašich souborů odstranili osobní informace, takže byste to měli dělat stejně. Upozorňujeme vás, že po odstranění těchto dat nemůžete tyto údaje obnovit, a proto se ujistěte, že jste rádi, že před odesláním odešlete. Stejnou možnost můžete udělat pro volby "Neviditelný obsah" a "Skrytý text", ale tento soubor bude menší, pouze pokud máte skrytý obsah.
Vypnout funkci automatického obnovení (pokud se rozhodnete)
Jednou z skvělých funkcí aplikace Word - ve skutečnosti jednou z nejdůležitějších vlastností každé aplikace v aplikaci Office - je AutoRecover. Tato funkce pravidelně zálohuje váš soubor při práci, takže pokud dojde k neoprávněnému restartování aplikace Word nebo k neočekávanému restartování počítače (například pokud systém Windows provede přes noc systémovou aktualizaci), zobrazí se při příštím spuštění automaticky obnovené verze otevřených dokumentů Slovo. Samozřejmě, všechny tyto verze přidávají velikost souboru, takže pokud vypnete funkci automatického obnovení, soubor bude menší.
Přejděte na možnost Soubor> Možnosti> Uložit a vypněte možnost "Uložit informace o obnovení automaticky každých [x minut]".
Tím nedojde k okamžitému rozdílu, ale zastaví se přidávání nových verzí automatického obnovení do souboru při práci na něm.
Stačí upozornit, že již nebudete mít verze automatického obnovení, takže pokud se Word neočekávaně zhroutí nebo zavře, ztratíte veškerou práci od posledního uložení.
Zkopírujte vše do zcela nového dokumentu
Při práci na dokumentu Word ukládá různé věci na pozadí, které vám pomohou. Ukázali jsme, jak je vypnout, pokud je to možné, a jak odstranit data, která aplikace Word shromažďuje, ale pravděpodobně bude stále ve vašem dokumentu něco, co nepotřebujete. Pokud zjistíte, že jste vystaveni tomuto typu rozložení dokumentu, můžete vytvořit nový dokument a poté vše skopírovat.
Začněte vytvořením nového prázdného dokumentu. Vyberte celý obsah aktuálního dokumentu stisknutím kláves Ctrl + A. V novém dokumentu stiskněte Ctrl + V a vložte vše. To kopíruje veškerý text, sekce, formátování, možnosti rozvržení stránky, číslování stránek - vše, co potřebujete.
Váš nový dokument nebude mít žádné předchozí ukládání na pozadí, informace o automatickém obnovení nebo předchozí verze, což by mělo snížit velikost souboru.
Mějte na paměti, že to provedete, kopírujete veškerá data úprav obrázků, abyste je mohli nejdříve odstranit z původního dokumentu předtím, než zkopírujete vše do nového dokumentu. Pokud tomu tak není, není to velký problém. Můžete jej stále odebrat z nového dokumentu.
Nemůžeme vám říct, kolik to ušetří, protože to může být něco od několika kilobajtů až po mnoho megabajtů, ale vždycky stojí za to udělat, pokud chcete z dokumentu vytáhnout co nejvíce tuku.
Jako bonus jsme také viděli tuto kopii / vložení do nového dokumentu triku vyřešit podivné chyby v dokumentech Word, které byly těžko vysledovat jinak.
Tipuje to Mohl Pomozte snížit velikost dokumentu
Některé tipy vypadají, jako by pomohly, ale s nimi jsme nemohli dosáhnout pozitivního výsledku. Neříkáme, že nepomůže snížit velikost souboru, ale zdá se, že budete potřebovat určitý soubor okolností, abyste získali jakýkoliv užitek. Důrazně doporučujeme vyzkoušet tipy z předchozí části a pak je nechat jít, pokud potřebujete.
Vypnout pozadí uloží
Složitější dokument a čím déle to bylo od uložení, tím déle to může trvat, než uložíte, když kliknete na tlačítko "Uložit". Chcete-li tento problém obejít, aplikace Word má nastavení v části Soubor> Možnosti> Upřesnit s názvem "Povolit ukládání na pozadí".
Toto nastavení je ve výchozím nastavení povoleno a při práci na něm se ukládá dokument na pozadí. Myšlenka spočívá v tom, že když kliknete na "Uložit", ušetří se méně změn a ušetří tak mnohem rychleji. To je do značné míry návrat do dnů, kdy Word převzal poměrně větší množství systémových prostředků, a na moderních systémech, pravděpodobně to není nutné, zejména pokud nemáte upravovat nesmírně dlouhé nebo komplikované dokumenty.
Porota rozhoduje o tom, zda to má vliv na velikost souboru. Ponechání dokumentu otevřeného s tímto nastavením nezměnilo velikost zkušebního dokumentu (při zapnutí funkce automatického obnovení) dělal zvětšit velikost souboru). Změna po dobu přibližně 30 minut také nezpůsobila změnu velikosti dokumentu, a to bez ohledu na to, zda byla zapnutá nebo vypnutá možnost Povolit ukládání pozadí. Ani po vypnutí nebyla změněna změna rychlosti uložení dokumentu.
Stručně řečeno, je to na vás. Pokud jej vypnutí nezmenšuje velikost souboru, ponechejte ho zapnutou, protože vše, co aplikace Word ukládá automaticky, je dobrá věc.
Převést do formátu RTF a poté převést zpět na DOCX
RTF znamená Rich Text Format a je to otevřený standard pro dokumenty, které poskytují o něco více formátování než prostý text, ale ne všechny zvonky a píšťaly DOCX. Myšlenka konverze DOCXu na RTF je to, že odstraní veškeré extra formátování a všechny skryté data, takže když uložíte soubor RTF zpět jako soubor DOCX, velikost souboru bude menší.
Převedením našeho 20 stránek, testovacího dokumentu 721 KB do formátu RTF, změnila velikost souboru na 19,5 MB (nepoužívejte proto RTF, pokud chcete malý soubor). Převedením zpět na DOCX vyústil v soubor, který byl 714 KB. To je 7 KB úspora - méně než 1% - a protože RTF nemohl zvládnout některé z jednoduchých formátování tabulek, které jsme použili, museli jsme přeformátovat ..., které vrátily velikost na 721 KB.
Tohle nevypadá, že to bude mít mnoho výhod pro váš dokument, zvláště když moderní DOCX má tolik formátovacích schopností, které RTF nemůže zvládnout.
Převést na HTML a poté převést zpět na DOCX
To je stejný nápad jako převedení na RTF, kromě toho, že HTML je webový formát. Náš konverzní test ukázal téměř shodné výsledky s použitím RTF.
Vyzkoušeli jsme to na našem souboru DOCX 721 KB a přeměnili jsme ho na 383 KB soubor HTML. Převedení zpět na DOCX vedlo k souboru 714 kB. To je 1% úspora, ale to se stalo s formátováním, zvláště záhlaví, a tito by museli být redone.
Rozbalte dokument a zkomprimujte jej
Dokument DOCX je komprimovaný soubor, jako archiv vytvořený pomocí programu 7-Xip nebo WinRar. To znamená, že jej můžete otevřít jedním z těchto nástrojů a zobrazit celý obsah. Jeden tip, který můžete vidět, je extrahovat všechny soubory z vašeho DOCX, přidat je do komprimovaného archivu a přejmenovat tento archiv na příponu souboru DOCX. Hej presto, máte dokument Word, který byl komprimován! Teoreticky to zní hodnověrně, ale pomocí obou 7-Zip a WinRar a různých archivních formátů jsme zjistili, že pokaždé, když jsme se snažili otevřít soubor .docx, který jsme vytvořili, Word nám řekla, že soubor byl poškozen.
Mohlo by to být nějaké zásluhy o tento nápad - náš 721 KB soubor skončil jako pouze 72 KB - ale nedoporučujeme to, pokud nebudete chtít věnovat spoustu času hraní s tím, abyste se pokusili, aby to fungovalo. Úspora může být také proto, že proces komprese odstranil / komprimoval něco, co přestává Word otevřít dokument, ale nemůžeme si být jisti.
Běžně doporučené tipy, které pravděpodobně nijak nezmění
Existuje několik návrhů, které se pohybují po internetu zvuk rozumné, ale nebude mít moc účinku. To neznamená, že byste se neměli pokusit, ale neměli byste očekávat velký vliv na velikost vašeho dokumentu.
Odebrat předchozí verze dokumentu
Word zachovává předchozí verze dokumentu při práci na něm. Jedná se o funkci Automatické ukládání a někteří lidé navrhují smazání těchto souborů otevřením položky Soubor> Info> Správa dokumentu a odstranění starých verzí.
Nicméně to není důvod, protože ty staré verze jsou uloženy v systému souborů Windows, nikoli v dokumentu aplikace Word. Vymazání těchto dokumentů nezmění váš dokument. Chcete-li odstranit všechny předchozí informace o verzi z dokumentu, buď zkopírujte obsah do zcela nového dokumentu nebo proveďte soubor File> Save As pro uložení do nového dokumentu, jak jsme již dříve navrhli.
Vložte pouze text, nikoli formátování
Chcete-li kopírovat a vložit z jednoho dokumentu do aktuálního dokumentu, můžete použít různé možnosti vložení.
Výchozí volba, kterou používáte, když klepnete na tlačítko "Vložit" (nebo stiskněte klávesy Ctrl + V), je "Keep Formatting." Toto kopíruje výchozí písma a formátování jako tučné, kurzíva a podobně. Pokud však kliknete na volbu "Uchovat pouze text", bude to - nebo se tak stane teorie - snížit velikost souboru odstraněním formátování.
Zkoušeli jsme to s 20ti stránkovým dokumentem, který měl na každé stránce rozličné formátování, a průměrný rozdílový rozměr byl jen pod 2 KB na stránku. Tento mohl být významný, pokud máte dokument o délce 250 stránek, kde by činil až asi 0,5 MB, ale skutečně budete mít 250 stránek Word dokumentu bez formátování? Pravděpodobně ne, protože by bylo převážně nečitelné, takže při ztrátě vaší úspory přidejte formátování zpět.
Jakékoli výhody této metody jsou pravděpodobně až do výše uvedeného tipu - zkopírujte a vložte celý dokument do nového dokumentu, který odstraní předchozí verze, staré změny úprav atd..
Změna velikosti stránky
Aplikace Word vám umožňuje změnit velikost stránky tak, že přejdete do rozvržení> velikost a změníte výchozí velikost "Letter". Existují tipy, které se vznášejí, když zvolíte menší, ale podobnou velikost jako "A4" ostatní čtenáři si nevšimnou a dostanete malou velikost.
Zkoušeli jsme to s 20ti stránkovým dokumentem s použitím formátu "Letter", který byl 721 KB. Změnili jsme velikost na "A4", "A5" (což je polovina velikosti "A4") a "B5" a náš dokument zůstal pokaždé ustálený 721 KB. Jinými slovy, to vůbec nezměnilo velikost souboru.
Zastavte vkládání jazykových údajů
V položce Soubor> Možnosti> Pokročilé je nastaveno nastavení "Vložení jazykových údajů" a na různých místech se zobrazí tipy, které vám řeknou, abyste tuto možnost vypnuli. Na povrchu to zní rozumně - neumožňují další jazykové údaje zvětšit velikost dokumentu?
Stručně řečeno, odpověď je ne, pokud používáte moderní soubor .docx. Slovo zpracovává lingvistická data v zákulisí a neobsahuje žádný prostor v dokumentu.
Vypnutí této možnosti může mít drobný rozdíl ve starších souborech .doc, ale i tehdy, pokud jste použili nástroj rukopisu a aplikace Word obsahuje některé informace o opravě rozpoznávání rukopisu, které se mají ukládat. V opačném případě vůbec nezáleží.
To je náš poměrně rozsáhlý seznam způsobů, jak můžete snížit soubory aplikace Word na velikost, ale stále hledáme nové metody, které se mohou pokusit (nebo odhalit). Oheň pryč v komentářích, pokud znáte techniku, kterou jsme zmeškali, a my si to prohlédneme!
