Jak snížit velikost datového souboru aplikace Outlook

Datové soubory aplikace Outlook se mohou v průběhu času dostat velmi velké, zvláště pokud máte spoustu příloh. I když odstraníte staré zprávy, velikost datového souboru aplikace Outlook se odpovídajícím způsobem nezmění.

Datové soubory aplikace Outlook (soubory PST a OST) zahrnují všechny e-maily (ve všech vašich složkách, včetně odeslaných e-mailů), kontakty, události v kalendáři, úkoly a poznámky a také přidružené přílohy souborů. Při odesílání a přijímání dalších e-mailů a příloh, přidání dalších termínů do kalendáře a vytvoření dalších úkolů a poznámek mohou datové soubory aplikace Outlook snadno růst na několik gigabajtů. Důl je jeden gigabajt, ale stále je to dost velké.

Dokonce i když vyprázdníte složku Odstraněná pošta nebo ji automaticky vyprázdníte po ukončení aplikace Outlook, prostor obsazený v datovém souboru se neuvolní. Můžete však tento prostor získat zpět zhutňování datový soubor aplikace Outlook. Zde je postup.

Krok první: Zkontrolujte své účty a odstraňte to, co nepotřebujete

Než projdete procesem zhutňování, budete chtít projít Outlookem a odstranit vše, co nepotřebujete. Doporučujeme zkontrolovat, jak velké jsou vaše různé složky, takže víte, jaké položky uvolní nejvíce místa. Nezapomeňte, že kromě e-mailů můžete také odstranit položky kalendáře, úkoly a poznámky. Chcete-li zkontrolovat velikost složek, vyberte složku Doručená pošta (nebo libovolná jiná složka) v účtu (datový soubor aplikace Outlook), který chcete kompaktovat, a klepněte na kartu Soubor.

Na obrazovce zákulisí klikněte na "Nástroje" a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Vyčištění poštovní schránky.

V dialogovém okně Vyčištění poštovní schránky klikněte na tlačítko "Zobrazit velikost schránky".

Dialogové okno Velikost složky zobrazuje velikost každé složky v aktuálně vybraném účtu. Posuňte se a zjistěte, které složky jsou větší, kde můžete odstranit položky. Po dokončení klikněte na tlačítko Zavřít.

Chcete-li zobrazit velikost složky Odstraněné položky, klepněte na tlačítko "Zobrazit velikost odstraněných položek".

Naše složka Odstraněná pošta není obrovská, ale před kompresí datového souboru bychom ji měli vyprázdnit. Klikněte na tlačítko Zavřít.

Vrátíte se do dialogového okna Vyčištění poštovní schránky. Chcete-li ze svého účtu odstranit další položky, klikněte na tlačítko Zavřít a vraťte se do svého účtu. Vyberte všechny nechtěné e-maily, kalendář, úkoly a poznámky a stiskněte Vymazat. Můžete také stisknutím kláves Shift + Delete trvale odstranit vybrané položky a obejít složku Odstraněné položky.

Druhý krok: Vyprázdněte složku Odstraněné položky

Budete také chtít vyprázdnit koš nebo složku Odstraněné položky, než budete pokračovat. Pokud jsou ve složce Odstraněné položky stále položky, můžete složku vyprázdnit dvěma způsoby. Jedním ze způsobů je kliknutí na tlačítko "Vyprázdnit" v dialogovém okně Vyčištění poštovní schránky, pokud je stále otevřené.

Zobrazí se dialogové okno s potvrzením, zda chcete trvale smazat položky ve složce Odstraněné položky. Klikněte na "Ano".

Pokud dialogové okno Vyčištění poštovní schránky není otevřené, můžete také vyprázdnit složku Odstraněné položky přímo ve svém účtu v podokně Pošta. Chcete-li to provést, nejprve se ujistěte, že podokno Pošta je aktivní. Stisknutím klávesy Ctrl + 1 otevřete podokno Pošta, pokud není. Potom klepněte pravým tlačítkem myši na složku Odstraněné položky v účtu, který chcete kompaktovat, a v rozbalovací nabídce vyberte možnost "Vyprázdnit složku". Zobrazí se stejné potvrzovací dialogové okno zobrazené výše.

Krok třetí: Kompaktní Outlook data pole

Nyní, když jste odstranili položky, které nechcete a vyprázdníte složku Odstraněná pošta, je čas komprimovat datový soubor aplikace Outlook. V hlavním okně aplikace Outlook klepněte znovu na kartu "Soubor". Poté se ujistěte, že obrazovka Informace o účtu je aktivní. Pokud ne, klikněte na položku "Info" v seznamu položek vlevo. Klikněte na možnost Nastavení účtu a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Nastavení účtu.

V dialogovém okně Nastavení účtu klikněte na kartu "Datové soubory".

Vyberte soubor dat aplikace Outlook, který chcete kompaktovat v seznamu a klepněte na tlačítko "Nastavení".

Pokud je aktuálně vybraný účet účet POP3 (soubor PST), zobrazí se následující dialogové okno. Klikněte na tlačítko "Compact Now".

V opačném případě, pokud je vybraný účet IMAP účet (soubor OST), zobrazí se následující dialogové okno. Klikněte na tlačítko "Compact Now".

Následující dialogové okno se zobrazí, zatímco datový soubor aplikace Outlook je kompaktní.

Po dokončení procesu komprese se vrátíte do dialogového okna Soubor datového souboru aplikace Outlook (nebo nastavení datového souboru aplikace Outlook). Klepnutím na tlačítko "OK" nebo "Zrušit" jej zavřete.

Klikněte na tlačítko Zavřít v dialogovém okně Nastavení účtu.

Náš datový soubor aplikace Outlook šel z přibližně 951 MB na zhruba 845 MB, takže jsme se vrátili o něco více než 100 MB místa na disku. Čím větší je váš datový soubor, tím více místa se pravděpodobně vrátíte zpět.

Kompaktní datové soubory aplikace Outlook nejen pomáhají šetřit místo na disku, ale mohou také zlepšit výkon aplikace Outlook. Velký datový soubor aplikace Outlook může způsobit, že aplikace Outlook trvá déle, než se spustí, pracuje a vypíná. Takže pravidelné zhutňování datového souboru aplikace Outlook je chytrá věc.