Jak najít a nahradit formátování v aplikaci Microsoft Word
Funkce vyhledávání a nahrazení aplikace Microsoft Word není určena pouze k nahrazení textu. Můžete také použít funkci Najít a nahradit pro vyhledání určitých typů formátování v dokumentu a dokonce nahradit formátování jiným typem.
Při hledání a nahrazení formátování je užitečné?
Existuje mnoho způsobů, jak najít a nahradit formátování, ale kdy byste měli zvážit použití funkce Najít a nahradit namísto použití ručních změn formátování nebo pomocí jiných možností, jako je formátovací malíř?
Někdy je vhodné použít změny formátování ručně. Chcete-li například změnit barvu celého textu nebo odstranit všechny případy tučného textu v dokumentu, můžete to provést výběrem všech (Ctrl + A) a následným použitím požadované změny. Pokud potřebujete ovládat, co se změní a co přesněji, možná byste měli lépe procházet vaším dokumentem a provádět tyto změny ručně.
Nicméně existují chvíle, kdy funkce Najít a nahradit vám pomůže ušetřit čas tím, že změny formátování budou rychlejší a snadnější než manuální formátování. Pomocí funkce Najít a Nahradit můžete vyhledávat a měnit jak formátování znaků, tak formátování odstavců.
Zde je několik příkladů, kdy by to mohlo být užitečné:
- Použili jste jeden typ formátování znaků v dokumentu a chcete jej změnit na jiný typ formátování. Řekněme například, že používáte kurzívu pro důraz, a nyní chcete toto formátování odstranit.
- Máte konkrétní slovo nebo frázi, ke kterým chcete použít (nebo změnit) formátování znaků. Řekněme například, že opakujete frázi "Červená karkulka" v dokumentu a nyní jste se rozhodli, že by tato fráze měla používat jiné písmo a červený text.
- Použili jste konkrétní formátování odstavců (zarovnání, odsazení, mezery atd.) A chcete to změnit. Řekněme například, že nastavíte konkrétní odstavce, které mají být zarovnány doleva a mají určitou odsazení a nyní chcete odstranit toto odsazení a střed zarovnat tyto odstavce.
Nyní, s určitou předvídavostí, jste mohli nastavit styly písmen a odstavců a pak je důsledně aplikovat v celém dokumentu. To by změnilo některé z těchto věcí více zvládnutelné. Pokud se však předvídavost změní zpětně, pomůže vám najít a nahradit práci.
Připravena vidět v akci?
Pomocí funkce Najít a nahradit změnu formátování znaků
Pokud jde o nalezení a nahrazení formátování, můžete vytvořit hledání konkrétních typů formátování, nebo to můžete provést v kombinaci s vyhledáváním textu (můžete dokonce získat fantazie a kombinovat je se zástupnými znaky, abyste dále upřesnili vaše vyhledávání).
Pokud chcete pracovat pouze s formátováním znaků
Chcete-li hledat formátování bez doprovodného textu, je to snadné. Uveďme příklad z dříve, kde jsme se rozhodli, že chceme odstranit výskyty kurzívy. Zapněte dialogové okno Najít a nahraďte podle domovské stránky> Nahradit nebo stiskněte klávesy Ctrl + H.
Na kartě Nahradit klepnutím umístěte kurzor do pole "Najít co". Pak klikněte na rozbalovací nabídku Formát a zvolte možnost "Font".
V okně Najít písmo klepněte na možnost "Kurzíva" (nebo jakékoliv formátování, které chcete hledat) a potom klepněte na tlačítko "OK".
Zpět v okně Najít a nahradit, můžete vidět, že výběr formátování je nyní uveden v poli "Najít co", které vám pomohou sledovat, co hledáte.
Nyní umístěte kurzor do pole "Nahradit s", vraťte zpět Formát> Písmo a tentokrát zvolte možnost "Pravidelné". Až skončíte, uvidíte, že formátování se zobrazí v poli "Nahradit".
Všimněte si, jak to říká "Not Bold" a "Not Italic". Tuto techniku nelze použít pro změnu z jednoho typu formátování na jiný - pouze pro přidání nebo odstranění formátování.
V každém případě jste nyní připraveni prohledat. Stiskněte tlačítko "Najít další", aby aplikace Word vyhledala a upozornila na další výskyt toho, co hledáte. Zde se nachází naše další kurzíva. Klepnutím na tlačítko "Nahradit" proveďte změnu. Stiskněte tlačítko "Najít další" pro nalezení dalšího výskytu a opakujte. Pokud máte pocit štěstí, můžete také stisknout tlačítko "Nahradit vše", aby se Word vydalo a nahradilo vše, co najde, aniž byste museli zkontrolovat každou z nich, doporučujeme však uložit nebo vytvořit kopii dokumentu ještě předtím..
Pokud chcete pracovat s formátováním znaků a textem
Snadno, ale co když chcete pracovat současně s formátováním i textem? Vezměme si větší příklad.
Řekněme, že jste právě dokončili zadávání a formátování sestavy, a pro název firmy "Lorem Incorporated" jste použili tučnou, kurzíva a modrou barvu písma pro důraz. Váš dokument vypadá takto:
Váš manažer posoudí váš přehled a požádá vás o odstranění modré barvy, tučné a kurzívy. Také je třeba změnit "Lorem Incorporated" na "Lorem Inc.". Potřebujete rychle provést změny a co nejdříve zasláním revidovaného přehledu u svého manažera. To vše můžete provést snadno pomocí funkce Najít a nahradit.
Zapněte dialogové okno Najít a nahraďte podle domovské stránky> Nahradit nebo stiskněte klávesy Ctrl + H.
Zadejte "Lorem Incorporated" do pole "Najít co". Klepnutím na tlačítko "Další" rozbalte možnosti Vyhledat a nahradit, pokud již nejsou zobrazeny.
Dále klikněte na tlačítko "Formát" vlevo dole a potom klikněte na možnost "Font".
V okně Najít písmo klepněte na styl písma "Bold Italic". Na rozbalovací nabídce "Barva písma" zvolte modrou barvu (která se v současnosti používá k textu). Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".
Všimněte si, že výběry formátů, které jste právě vytvořili, se zobrazují v poli "Najít co".
Dále zadejte "Lorem Inc." do pole "Replace With". Klikněte znovu na tlačítko "Formát" a potom klikněte na "Font".
Zvolte styl písma "Pravidelné" a v rozbalovací nabídce "Barva písma" zvolte "Automatické" (které je výchozí na černé). Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".
Nyní můžete pomocí tlačítek "Najít další" a "Nahradit" postupně procházet každým výskytem dokumentu nebo klepnutím na tlačítko "Nahradit vše" změňte všechny výskyty najednou. Pokud používáte funkci "Nahradit vše", doporučujeme nejprve uložit nebo vytvořit kopii dokumentu.
Pomocí funkce Najít a nahradit můžete změnit formátování odstavců
Pomocí funkce Najít a Nahradit můžete také pracovat s formátováním na úrovni odstavce a pracuje téměř stejně jako při práci s formátováním na úrovni znaků. Dokonce je můžete použít k nalezení a nahrazení formátování znaků a odstavců najednou, pokud chcete.
Ale pojďme si ukázat jednodušší příklad, jak to funguje. Řekněme, že jsme zkopírovali a vložili některé odstavce z jiného dokumentu aplikace Word, které je třeba použít v našem dokumentu. V našem dokumentu používáme standardní řádkování, kde před odstavci neexistuje žádný přidaný prostor a rozmezí 8pt po odstavcích.
Z nějakého důvodu je dokument, z něhož odtahujeme odstavce, nastaven tak, aby používal mezery mezi dvěma verzemi a po odstavcích. Vložujeme text formátováním, protože chceme zachovat formátování na úrovni znaků jako tučný text.
Výsledky nevypadají skvěle, protože odstavec, který jsme zkopírovali a vložili, má mnohem více prostoru před a po něm než ostatní odstavce.
Jedním způsobem, jak to vyřešit, je stisknutí kombinace kláves Ctrl + A pro výběr celého dokumentu a nastavení řádkování všech odstavců v dokumentu na jejich výchozí hodnoty. Ale co kdybychom měli nějaké odstavce, kde jsme upravili řádkování a chtěli to udržet?
Uhodli jste to - Najít a Nahradit na záchranu. Znovu ho vypněte z domova> Nahradit nebo stisknutím kláves Ctrl + H.
Umístěte kurzor do pole "Najít co", otevřete rozbalovací nabídku "Formát" a zvolte možnost "Odstavec".
V okně Najít odstavce vyberte formátování, které chcete vyhledat. V našem případě hledáme odstavce, kde před a po roztečí je 18pt. Když jste nastaveni, klikněte na tlačítko "OK".
Nyní se zobrazí formátování uvedené v poli "Najít co".
Nyní umístěte kurzor do pole "Nahradit s", znovu otevřete rozbalovací nabídku "Formát" a klikněte na "Odstavec".
Tentokrát nastavte formátování, které chcete použít jako náhradu. Jdeme s výchozím heslem aplikace Word bez vzdálenosti před a po 8ptách - stejně jako ve zbytku dokumentu. Po nastavení klikněte na tlačítko "OK".
Nyní jste připraveni prohledat. Stiskněte tlačítko "Najít další", aby aplikace Word vyhledala a upozornila na další výskyt toho, co hledáte. Zde se nachází náš podivně rozmístěný odstavec. Klepnutím na tlačítko "Nahradit" proveďte změnu. Stiskněte tlačítko "Najít další" pro nalezení dalšího výskytu a opakujte. Můžete také stisknout tlačítko "Nahradit vše" tak, aby aplikace Word pokračovala a nahradila vše, co najde, aniž byste museli zkontrolovat každou z nich, doporučujeme však uložit nebo vytvořit kopii dokumentu ještě předtím..
A po provedení výměny máme nyní odsazený odstavec stejně jako ostatní.
S vašimi vyhledáváním můžete být mnohem sofistikovanější než jednoduché příklady, které jsme zde poskytli. Můžete kombinovat několik různých typů formátování znaků a odstavců do jediného vyhledávání. Můžete dokonce použít zástupné znaky a další speciální znaky, abyste získali větší kreativitu s konkrétním textem, který najdete. Ale to by mělo stačit, abyste začali!
