Jak poslat e-mail svému profesoru a získat rychlou odpověď

Fotografie od uniinnsbruck

Profesoři jsou někteří z nejrušnějších lidí kolem. Musí přednášet, pořádat pracovní hodiny, pracovat s absolventy studentů a kolegů, navštěvovat konference a další veřejné akce a provádět, publikovat a prezentovat výzkum. Ale přestože mají nedostatek času, existují způsoby, jak s nimi komunikovat prostřednictvím e-mailu a dostat včasnou odpověď, abyste mohli pokračovat v práci s menšími překážkami.

Dejte tvář k jménu

Je ideální, abyste se osobně setkali s vaším profesorem před odesláním prvního e-mailu. Představte se během prvního týdne školy. Informujte svého profesora o vašich zájmech, o vašich otázkách nebo o něco jiného, ​​co je pro vás jedinečné. Ukazuje se, že jste dostatečně opatrní, abyste je lépe poznali, a povzbudí je, aby reagovali včas, pokud jde o vaše požadavky. Lepší dojem, který odvedete, tím lépe ti pamatují.

Když přijde čas na zaslání prvního e-mailu s otázkami týkajícími se zadání, bude váš profesor schopen dát vaši tvář k vašemu jménu. To jim pomáhá dát svůj e-mail do kontextu. Pokud už s vámi již s vámi úspěšně komunikovali, budou více ochotni znovu komunikovat bez váhání. A snad už věří, že jste vážný student.

Použijte detailní řádek předmětu

Řádek předmětu je vše, pokud jde o získání včasné odpovědi na e-mail. Nejprve, když lidé obdrží e-mail od odesílatelů, neví, oni se dívají do řádku předmětů pro stopy. Na základě samotného řádku předmětu mohou smazat poštu, která vypadá nevyžádaná nebo je pro ně prostě nedůležitá.

Nyní jsou profesoři povinni reagovat na e-mail studentů o administrativní a třídní záležitosti. Ale předmětová linie je stále důležitá pro to, abyste se rychle dostali k profesorovi. Řekněte předmětovou řadu tak, aby se o tom váš profesor otevřel a okamžitě si ho prohlížel - spíše než jej podat pro pozdější čtení. (Dalším cílem je vytvořit e-mail tak, aby bezprostředně po přečtení váš profesor okamžitě odpověděl, ale dostaneme se k tomu v pozdější části.)

Takže před odesláním vašeho e-mailu ji zúžte na jeho konkrétní účel. Uveďte tento účel tak přímo, jak můžete v předmětu.

Namísto použití, "Rád bych se přihlásil do své třídy", uveďte konkrétně název třídy a jak vám mohou pomoci přihlásit se:

Čím přesněji můžete být, tím lépe to uděláte pro svého profesora. Velmi specifický nadpis jim umožňuje seznámit se s tím, co se od nich očekává.

Buďte zdvořilí a formální

Jakmile použijete dobrou předmětovou řadu, musíte se ujistit, že vaše otevření nezabrání vaší profesorce číst celou zprávu. Nechcete říct "Hej" a pak pokračujte ve vaší zprávě. To vytváří neprofesionální tón, který může být překážkou efektivní komunikace. Chcete se dostat na stranu zdvořilosti.

Napište svou zprávu tak zdvořile a úctivě, jak můžete, i když to znamená, že dovolíte nějakou nepřesnost. Například řekněme, že v létě absolvujete třídu komunity, která splňuje obecné požadavky. Váš inženýr není technicky profesorem, ale právě tento rok začal vyučovat na částečný úvazek.

Stále si je chcete oslovit jako "profesora", protože je to formální, zdvořilý a ukazuje, že jste touží po dobré komunikaci. Err na straně zdvořilosti až do opravené - když váš instruktor trvá na tom, abyste je označil jako "Mr. Bob "nebo" Joey ".

Zde jsou některé další způsoby, jak udržet vaše poselství zdvořilé:

• Vždy se přihlaste s vaším jménem - nejlépe první a poslední, pokud je ve třídě hodně studentů.
• Zavřete větu nebo frázi, která vyjadřuje vaše ocenění při čtení zprávy. Může to být věta před podepsáním vašeho jména, jako například: "Oceňuji, že se podíváte na tohoto profesora Johna." Nebo to může být jednoduše "Děkuji", za kterým následuje vaše jméno.
• Zůstaňte na téma; probíhající tangenty naznačují, že si opravdu neberou ohled na jejich čas, protože pravděpodobně mají stovky dalších e-mailů, které se dostanou.
• Nepředpokládejte, že budou dělat cokoli požadujete. Některé věci, které musí profesoři dělat pro studenty, vám dávají povolení ke vstupu do kurzu, pokud splníte předpoklady. Ale i tak, nepředpokládejte, že budou dělat, co budete požádat. Nechcete, abyste projevili neúcta, nebo jim dáte důvod přehodnotit, jak a pokud vám chtějí pomoci. Zeptej se tedy zdvořile a uveďte co nejméně možných předpokladů.

Používejte správná jména a štítky

Jak již bylo uvedeno, použijte správné štítky v rámci konkrétního předmětu a odkazujte se na svého profesora zdvořile. Ujistěte se, že máte štítky, čísla, data a časy správné. Pokud nejste jasní o době setkání nebo se omylem zmíníte o nesprávném testu, váš profesor bude muset strávit více času k tomu, aby dvakrát zkontroloval a možná vám znovu poslal e-mail, aby byl přehledný. To se stává potenciálně rychlou reakcí na konverzaci, která se rozkládá na více e-mailů.

Drž se tématu

Když jedete do tangenta v e-mailu nebo předáte více (osobních) informací, než je potřebné pro daný úkol, nakonec ztratí vzácný čtenář vášho profesora - stejně jako váš vlastní čas. Přiložení k bodu je jedním z několika způsobů, jak snížit čas strávený odesláním e-mailu a snížit potřebu psát další e-maily pro objasnění.

Odstraňte zbytečná slova a fráze, jako například: "Zajímalo by mě, jestli" nebo "Myslíte si, že byste mohli ..." Místo toho prostě položte otázku. Může být zastrašující být tak upřímný u svého profesora, ale s praxí to nebude trvat dlouho. Protože se naučíte získat profesionální způsob, a to staví důvěru.

Zde je příklad zprávy, která trvá déle, než je čtena, a je delší formou rušivější:

Jak můžete vidět, kondenzovaná podoba dostává zprávu účinněji:

Udržujte je krátký

Udržování je krátké je podobné jako zůstat na místě. V ideálním případě nechcete v odstavci více než tři až čtyři věty. A nechcete, abyste jednu zprávu napsali příliš mnoha odstavci. Pokud neznamená, že sdílíte zpětnou vazbu nebo osobní příběh, který pomůže profesorovi, aby vás poznal a lépe pochopil, jak vám mohou pomoci.

Proveďte přímou žádost

Dokonce i když máte skvělou řadu předmětů, budete muset pokračovat v samotné zprávě. To uděláte tím, že váš požadavek bude přímý. Může to být jasnější, pokud požadujete dotaz. Nebo pokud použijete otvírač "prosím prosím [[zde]]." Mějte na paměti, že pokud posíláte svého profesora e-mailu, aby se mohl vyjádřit k tématu, je to stále požadavek, protože se ptáte, co vědí.

Učiňte svůj požadavek tak jasně, že váš profesor nebude mít dotazy ohledně toho, co od vás požadujete. Pokud můžete tento důležitý krok provést, můžete pomoci profesorovi okamžitě po přečtení e-mailu. A nejenže získáte od nich rychlou odpověď, ale také se dostanete do té čekací třídy, která je mnohem dříve.

Následovat

Dokonce i když úspěšně použijete výše uvedené zásady při zasílání e-mailu vašemu profesorovi a nedostáváte včasnou odpověď, mohlo by to být, že váš profesor dosud nedostal e-mail nebo v současné době není k dispozici. Nedělejte si starosti o to, jaké jsou důvody, jednoduše následujte, jestliže jste o nich neslyšeli za více než dva dny. Různé kampusy mají různé politiky nebo kultur (i když nejsou napsány) pro to, co se považuje za včasnou odpověď, takže se může lišit v závislosti na vaší instituci nebo kontextu.

Použijte vzorové zásady uvedené výše na váš následný e-mail. Pokud se z nějakého důvodu stále nedostáváte, další další e-mail může být vhodný po dalších třech až čtyřech dnech (opět v závislosti na situaci). Nebo to může být čas promluvit si s profesorem osobně. Pokud tomu tak je, ujistěte se, že od nich zjistíte, jak nejlépe komunikovat prostřednictvím e-mailu.

Účinná komunikace s vaším profesorem v případě potřeby výrazně zvyšuje vaše šance na úspěch v určité třídě. Udržujte komunikaci včas, hladce a produktivně, abyste se mohli soustředit na svou práci.