Jak elektronicky podepisovat dokumenty PDF bez jejich tisku a skenování

Dokument byl odeslán e-mailem a musíte ho podepsat a odeslat zpět. Dokument můžete vytisknout, podepsat a pak jej znovu naskenovat a odeslat e-mailem. Ale je tu lepší a rychlejší cesta.

Ukážeme vám, jak rychle přidat svůj podpis do libovolného dokumentu PDF a uložit jej jako standardní soubor PDF, který lze číst kdekoli. Můžete to udělat na platformách Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, bez ohledu na to, jakou preferujete.

Elektronické podpisy, ne digitální podpisy

1. Okna: Otevřete PDF v aplikaci Adobe Reader a v pravém podokně klikněte na tlačítko "Vyplnit a zapsat".
2. Mac: Otevřete PDF ve náhledu, klikněte na tlačítko Toolbox (Nástroje) a klikněte na Sign (Přihlásit)
3. iPhone a iPad: Otevřete přílohu PDF v poště a potom klikněte na tlačítko "Označit a odpovědět", abyste se podepsali.
4. iPhone a Android: Stáhněte aplikaci Adobe Fill & Sign, otevřete PDF a klepněte na tlačítko Podpis.
5. Chrome: Nainstalujte rozšíření HelloSign, nahrát PDF a klepněte na tlačítko Podpis.

Za prvé, narovnejme nějakou terminologii. Tento článek se zabývá elektronický podpisy, ne digitální podpisy, které jsou zcela jiné. Digitální podpis je kryptograficky bezpečný a ověřuje, že někdo se svým soukromým podpisovým klíčem (jinými slovy, vy) viděl dokument a povolil jej. Je to velmi bezpečné, ale také komplikované.

Elektronický podpis je naopak pouze obrazem vašeho podpisu překrytého na dokumentu PDF. Můžete to udělat se všemi druhy aplikací, a to je to, co většina lidí bude vyžadovat, když vám zašlou dokument, který chcete podepsat. Pošlete jim soubor PDF s digitálním podpisem a nebudou vědět, co z něj dělat. U mnoha firem je prostě akceptováním podepsaných dokumentů e-mailem, než abyste je nutili faxovat, což je obrovský technologický krok.

Jistě, níže uvedené metody nejsou úplně bezpečné, ale ani nepotlačují, neposkakují je pero a pak je znovu skenují. Alespoň je to rychlejší!

Windows: Používejte Adobe Reader

Zatímco Adobe Reader není nejlehčí prohlížeč PDF, je jedním z nejvíce vybavených funkcí a ve skutečnosti má vynikající podporu při podepisování dokumentů PDF. Jiné funkce mohou být nabízeny i jinými čtečky PDF třetích stran, ale obecně vyžadují, abyste si koupili placenou verzi dříve, než použijí své funkce podpisu.

Chcete-li dokument podepsat pomocí programu Adobe Reader, nejprve otevřete dokument PDF v aplikaci Adobe Acrobat Reader DC. Klepněte na tlačítko "Vyplnit a podepsat" v pravém podokně.

Klikněte na tlačítko "Zapsat" na panelu nástrojů a vyberte "Přidat podpis" a přidejte svůj podpis do Adobe Acrobat Reader DC.

Pokud potřebujete do dokumentu přidat další informace, můžete použít ostatní tlačítka na panelu nástrojů. Můžete například napsat text nebo přidat zaškrtnutí pro vyplnění formulářů pomocí tlačítek na panelu nástrojů Vyplnit a podepsat.

Podpis můžete vytvořit třemi způsoby. Ve výchozím nastavení aplikace Adobe Reader vybírá typ, takže můžete zadat své jméno a nechat jej převést na podpis. To nebude vypadat jako váš skutečný podpis, takže pravděpodobně není ideální.

Místo toho pravděpodobně budete chtít vybrat "Draw" a nakreslete svůj podpis pomocí myši nebo dotykové obrazovky. Pokud chcete podepsat kus papíru, naskenovat jej pomocí skeneru a přidat svůj písemný podpis do aplikace Adobe Reader, můžete také vybrat "Image". (Ano, to vyžaduje skenování, ale stačí to udělat jednou, po kterém můžete použít tento podpis na jakýchkoli dokumentech, které v budoucnu elektronicky podepíšete.)

Po vytvoření podpisu klikněte na tlačítko "Použít" a použijte ji na dokument. Nechte zaškrtnout možnost "Uložit podpis" a tento podpis můžete v budoucnu rychle přidat.

Umístěte svůj podpis tam, kde jej chcete, myší a klikněte na něj, abyste jej použili. Pokud jste si zvolili možnost uložit svůj podpis, zjistíte, že je v budoucnu snadno přístupný v nabídce "Přihlásit".

Chcete-li uložit podepsaný dokument PDF, klepněte na Soubor> Uložit a vyberte umístění souboru.

Mac: Použijte náhled

Uživatelé Mac jsou šťastnější než uživatelé systému Windows. Aplikace Náhled obsažená v programu macOS má integrované funkce pro podepisování dokumentů. Díky vynikajícím trackpadům zabudovaným do MacBooků můžete skutečně nakreslit svůj podpis na trackpadu jedním z vašich prstů a zadat ho do náhledu. Nový MacBook s trackpadem "Force Touch" je dokonce citlivý na tlak, který umožňuje ještě přesnější podpisy.

Můžete také podepsat kus papíru a "skenovat" ho s vaší webovou kamerou, pokud dáváte přednost tomu, abyste svůj podpis vytvořili staromódním způsobem (nebo máte-li iMac bez trackpadu).

Chcete-li dokument podepsat, otevřete v náhledu dokument PDF (toto by mělo být výchozí aplikace, která se otevře při poklepání na soubor PDF, pokud jste jej nezměnili). Klepněte na tlačítko Zobrazit panel nástrojů ve tvaru nástrojů a potom klepněte na tlačítko "Zapsat" na panelu nástrojů, který se zobrazí.

Budete vyzváni k vytvoření podpisu přetažením prstu přes trackpad nebo podpisem papíru a jeho skenováním pomocí webové kamery. Zachyťte svůj podpis jednou a náhled si ho bude pamatovat do budoucna.

Jakmile zachytete podpis, můžete jej vybrat v nabídce, která se objeví po kliknutí na tlačítko "Zapsat". Váš podpis je použit jako obrázek, který lze přetáhnout a změnit jeho velikost tak, aby odpovídal dokumentu.

Další možnosti na panelu nástrojů umožňují psát text a kreslit tvary v dokumentu, což umožňuje v případě potřeby vyplnit formuláře.

Po dokončení klepněte na Soubor> Uložit a uložte PDF a podepište svůj podpis do souboru. Můžete také kliknout na položku Soubor> Duplikovat a vytvořit tak kopii souboru PDF a uložit změny do nové kopie souboru bez úpravy původního dokumentu.

Pokud se vám náhled z jakéhokoliv důvodu nelíbí, můžete použít aplikaci Adobe Reader DC v počítačích Mac. Bude fungovat stejně jako podepisování dokumentu v systému Windows, takže informace o tom naleznete v pokynech v části Windows.

iPhone a iPad: Použijte Mail nebo Adobe Fill & Sign

V zařízení iPhone nebo iPad můžete podepsat dokumenty pomocí funkce značkování v aplikaci Mail iOS. Máte-li počítač Mac a pomocí náhledu podepisujete dokumenty, bude váš podpis skutečně synchronizován z počítače Mac do vašeho iPhone nebo iPadu, takže jej nemusíte vytvářet podruhé.

Tato funkce je vhodná, ale funguje pouze v případě, že chcete podepsat dokumenty v aplikaci Mail. Můžete například poslat e-mailem dokument PDF a možná budete muset podepsat a poslat e-mailem zpět.

Chcete-li to provést, budete muset obdržet e-mail s připojeným souborem PDF, klepnutím na přílohu PDF a v pravém dolním rohu obrazovky kliknutím na ikonu "Označit a odpovědět" ve tvaru sady při prohlížení PDF.

Potom budete moci přidat podpis klepnutím na podpisové tlačítko v pravém dolním rohu obrazovky. Můžete také napsat text a nakreslit dokument, pokud chcete.

Když klepnete na tlačítko Hotovo, aplikace Mail automaticky vytvoří odpověď na e-mail s připojeným podepsaným dokumentem. Můžete napsat e-mailovou zprávu a potom odeslat podepsaný dokument.

 

Zatímco to je výhodné, funguje to pouze v aplikaci Mail, takže je velmi omezené. Chcete-li to provést z jakékoliv jiné aplikace, budete potřebovat aplikaci pro podepisování třetí strany.

Existuje zde spousta možností, ale máme rádi Adobe Adobe Fill & Sign app, která vám umožní podepsat neomezený počet dokumentů zdarma. Dokáže s fotoaparátem zachytit i fotografie z papírových dokumentů, takže můžete vytvářet digitální kopie papírových formulářů. Dokument můžete podepsat psaním na dotykové obrazovce prstem nebo stylusem a umožňují také psát text do dokumentů PDF a vyplnit je.

Chcete-li získat dokument PDF z jiné aplikace do aplikace Adobe Fill & Sign, najděte soubor PDF v jiné aplikaci, klepněte na tlačítko "Sdílet" a zvolte aplikaci Adobe Fill & Sign. Potom můžete klepnout na podpisové tlačítko pro snadné podepisování dokumentu. Až budete hotovi, klepnutím na tlačítko "Sdílet" v rámci položky Adobe Fill & Sign odeslat podepsaný dokument do jiné aplikace.

 

Pokud jste firma, která hledá plnohodnotnější nástroj, nebo se vám nelíbí Adobe Sign & Fill, také se nám velmi líbí SignNow. Pracuje velmi dobře a umožňuje vám podepsat dokumenty prstem. Můžete zdarma zaregistrovat až pět dokumentů za měsíc, ale za to je nutné měsíční předplatné. Je to ale dobrá alternativa.

Android: Použijte aplikaci Adobe Fill & Sign

Android neobsahuje vestavěnou aplikaci, která to dokáže. Místo toho budete muset použít aplikaci třetí strany. Stejně jako na iPhonu a iPadu, máme rádi Adobe Fill & Sign, který umožňuje bezplatně podepsat neomezený počet dokumentů za měsíc. Může také zachytit fotografie z papírových dokumentů s fotoaparátem, abyste je mohli podepsat elektronicky.

Po instalaci aplikace můžete v aplikaci otevřít dokumenty PDF a podepsat je klepnutím na podpisové tlačítko. Poté můžete podepsaný dokument sdílet s jinou aplikací klepnutím na tlačítko "Sdílet".

 

Stejně jako v systému iOS doporučujeme také aplikaci SignNow, chcete-li něco trochu více plného funkcí a jsou ochotni platit (protože nabízí pouze až pět podpisů za měsíc zdarma).

Chromebook: Použijte HelloSign

V Chromebooku najdete různé služby pro podepisování webových stránek, které pro vás pracují. Máme rádi službu HelloSign, která nabízí dobré webové rozhraní i aplikaci Chrome, která se integruje do Disku Google. Umožňuje vám zdarma zaregistrovat až tři dokumenty za měsíc.

Základní webové rozhraní HelloSign vám umožňuje snadno nahrát dokumenty PDF a podepsat je tak, že vytvoříte podpis nebo nahrajete obrázek. Potom můžete podepsaný dokument poslat e-mailem přímo někomu, případně stáhnout dokument a dělat s ním vše, co chcete.

Pokud se vám nelíbí aplikace HelloSign, DocuSign funguje dobře i na Chromebooku a nabízí aplikaci integrovanou do Disku Google pro podepisování a rozšíření prohlížeče, které vám umožňuje podepisovat dokumenty z Gmailu. DocuSign však nenabízí žádné bezplatné podpisy. SignNow také nabízí aplikaci Chrome pro Disk Google a rozšíření pro službu Gmail, ale aplikace a rozšíření nejsou ani tak kontrolovány.

Linux: Je to komplikované

To je trochu tvrdší v Linuxu, protože oficiální verze programu Adobe Reader pro Linux byla přerušena. Dokonce i staré, zastaralé verze dostupné pro Linux nemají tuto funkci, ani populární integrované prohlížeče PDF jako Evince a Okular.

Možná budete chtít vyzkoušet webový nástroj, jako je HelloSign, projednávaný v části Chromebook výše, pro nejjednodušší zážitek.

Chcete-li použít aplikaci pro stolní počítače, je Xournal pravděpodobně nejvhodnějším nástrojem pro podepisování PDF souborů v systému Linux. To může anotovat PDFs, přidávat obrázky k nim. Nejprve budete muset vytvořit obrázek podpisu - podepsat kus papíru, naskenovat ho do systému Linux a vyčistit ho. Mohli byste potenciálně zachytit fotku s webovou kamerou nebo fotoaparátem smartphonu. Možná budete chtít vylepšit v GIMP tak, že má průhledné pozadí nebo se ujistěte, že podepíšete bílý papír a pozadí je zcela bílé.

Nainstalujte Xournal z nástroje pro instalaci softwaru distribuce Linuxu, otevřete PDF a klepněte na volbu Nástroje> Obraz. Umožní vám vložit obrázek podpisu a můžete jej podle potřeby změnit jeho velikost tak, aby zapadl do pole podpisu.

Vlastní skenování a vytváření obrazového souboru je trochu nepříjemné, ale můžete tuto metodu použít k rychlému podepisování dokumentů v budoucnosti poté, co získáte dobrý obrázek o vašem podpisu.

Image Credit: Tim Pierce na Flickru