Síťová příručka pro bloggery Zprávy, které si všiml (část 6)

Předchozí část seriálu byla o e-mailu a jeho různých aspektech. Jak dlouho by měl být email. Co je dobrým předmětem je. A konečně, jaká je hodnota profesionálně vypadající e-mailové adresy.

To jsou všechny platné prvky, ale dosud jsme se nedotkli těla e-mailové zprávy. A to je přesně to, co budeme dělat dnes.

Komunikace prostřednictvím textu je poměrně obtížná záležitost. Slova, věty a interpunkce jsou jediné nástroje, které můžete použít. Nemůžete vznést úsměv uprostřed věty, nemůžete použít pohyby rukou k zdůraznění bodu, nemůžete použít žádný jiný druh řeči těla, který vám pomůže při předávání vaší zprávy.

Pouze slova.

A protože jsou jen slova, vytváří to mnoho různých výzev. Například, když se s někým spojíte poprvé, poslední věc, kterou chcete, je zoufale, agresivně, náročně nebo nepříjemně..

Ve skutečné komunikaci na světě, bez ohledu na to, co říkáte, se můžete jednoduše usmát na konci věty a všechno bude v pořádku. Ale na internetu - hodně štěstí.

Rychlá poznámka:Tento příspěvek je součástí seriálu s názvem - Průvodce sítí pro bloggery. Nezapomeňte zkontrolovat příští týden více! Pokud jste zmeškali předchozí příspěvek, zde jsou odkazy:

• Část 1 - Networking for Bloggers: Proč je to důležité
• Část 2 - Vytváření sítí pro bloggery: Nastavení vašich cílů a pravidel
• Část 3 - Networking for Bloggers: Vyberte si lidi moudře, musíte
• Část 4 - Networking for Bloggers: Jak přistupovat k lidem
• Část 5 - Vytváření sítí pro bloggery: První dobrý dojem

Univerzální prvky e-mailové zprávy

Za prvé, vždy existují nějaké univerzální prvky, které by měl každý e-mail mít, jen aby vypadaly vážně a… dobře, skutečné. Některé z těchto tipů mohou znít jako samozřejmé, ale jsou stále velmi důležité a proto je sem zařazuji.

"Ahoj"

Pro začátek nezapomeňte jednoduše pozdravit. To je opravdu dlouhá cesta. Jednoduchý Ahoj, nebo Ahoj, jméno osoby vedle ní.

Všimněte si jedné věci, není “Vážený pane,” nebo “Pro koho se to týká” v tomto seznamu. Pouze “Ahoj [Jméno],” nebo “Dobrý den [jméno].” Pokud se opravdu chystáte použít “komukoli, koho se to týká” na začátku svého e-mailu jste skutečně lepší, abyste vůbec neposlali e-mail.

Úvod

Pokud se s někým spojíte poprvé, je často dobrý nápad. Nesdílejte zde svůj životní příběh, “Jsem Karol, z newInternetOrder.com” stačí.

Proč kontaktujete

Nyní nejdůležitější část - proč kontaktujete. Udělej to co nejkratší a jako do té míry co nejvíce.

Pokud kontaktujete jednoduše a řeknete hi, pak prostě řekněte “Já jsem jen psát říct ahoj, opravdu se mi líbí váš blog, na zdraví.” Pokud chcete postavit host post na osobu, pak to řekněte předem - “Opravdu bych chtěl zveřejnit příspěvek na svém blogu. Myšlenka, kterou k tomu mám, je _________.“

Zpočátku to může znít, jako by to bylo příliš přímé, ale ve skutečnosti zaneprázdněné jednotlivce, jako jsou lidé, kteří si cení svůj čas a nebijí kolem keře. Kromě toho nezapomeňte, že máte ve svém e-mailu pouze 5 vět. Opravdu si myslíš, že tam je nějaké místo pro bití kolem keře?

Podpis

Nakonec svůj e-mail nikdy neskončujte “Nezapomeňte se podívat na můj blog na adrese ______.” Existuje jednodušší a chytřejší způsob, jak dostat někoho, aby navštívil váš blog. V první řadě, pokud vám chtějí zaplatit návštěvu, budou, bez dalšího přesvědčivého. Pokud tomu tak není, nemůže to přesvědčit.

Jediné, co musíte udělat, je poskytnout adresu. A není lepší místo pro URL vašeho blogu než řádek podpisu. Ujistěte se, že adresa URL vašeho blogu je první ve vašem podpisu hned za vaším jménem.

Zde je začátek mého podpisu, jen abych vám dal příklad. Poznámka: Adresy URL jsou ve výchozím nastavení převedeny do živých odkazů v každém e-mailovém softwaru.

Abychom shrnuli tuto část příspěvku v některých bodech, jsou zde univerzální prvky každého e-mailu:

1. Říkat ahoj.
2. Představení se.
3. Důvod, proč jste kontaktováni (aka skutečná zpráva).
4. Tvůj podpis.

Pokud jde o e-mailovou komunikaci, je tu ještě jedna důležitá věc. Na začátku tohoto příspěvku jsem se krátce zmínil. To znamená: pečlivě vybrat svůj hlas.

Bez ohledu na to, co chcete psát, bohužel, můžete vždy pokazit, a zvuk agresivní, náročné, nebo negativní obecně ... vše náhodou. Stačí, když použijete jedno špatné slovo a dvě další nesprávná slova, plus vykřičník na konci jedné věty, a vy jste v pořádku.

Výběr hlasu

Sebevědomý, zdvořilý, pokorný a přátelský. To jsou takové rysy osobnosti, které byste měli prezentovat. Bez ohledu na to, jaký je váš důvod pro odeslání e-mailu.

Nikdo nebude reagovat na e-mail, který je náročný, nebo znějící, jako by si člověk myslel, že stojí v hierarchii lidské rasy. Je to proto, že je více než snadné někoho ignorovat online, nebo dokonce odstranit ze složky Doručená pošta.

Nejjednodušším pravidlem je vzpomenout si, že se o vás lidé opět nestarají. Pokuste se tedy napsat svůj e-mail tak, aby se o vás nestaral o něco méně, ne víc.

Každý z nás má při komunikaci s ostatními jiný hlas, takže neexistuje žádné kouzelné řešení. A ďábel je v detailech jako vždy. Stále však existují některá obecná pravidla, která stojí za to:

• PÍSEM VE VŠECH CAPS - ne. I když je to jen jedno slovo.
• Vykřičníky! - Ne. Musím ještě narazit na případ, kdy je třeba vykřičník použít v e-mailové komunikaci.
• Za předpokladu, že někdo dostane něco špatného - ne. Například prohlášení, které předpokládá takovou věc: “neskoro.”
• Nepoužívejte frázi “bez úcty, ale” protože ve 100% případů, co následuje, je skutečně neúctivé prohlášení.
• Nezní jako know-it-all. I když jste.
• Neříkej, že jsi důležitý. Pokud jste důležitý, váš příjemce si toho už bude vědom. Pokud nejsi důležitý, říkat, že se nic nezmění.
• Nezajišťuj se. Zajišťuješ se, když se bojíš vyjádřit svůj skutečný názor, takže se to snažíš zjemnit. Příklad: “Myslím, že existuje možnost, že váš produkt by mohl být to, co zákazníci potřebují,” namísto “Váš výrobek je skvělý.” Co mě přivádí k…
• Neoceňujte osobu, se kterou jste příliš v kontaktu? “Můj bože, váš blog je tak velký a váš obsah je pro mě skutečně život měnící.”
• A co je nejdůležitější, nikdy nelhejte, nechte se chytit lhaní. Pokud například píšete někomu, koho jste četli například na dva roky, a přesto se vám nepodaří rozpoznat jejich jméno, nebo horší než to, že je chybně napsáno jejich jméno, pak je pravděpodobné, že lžete, příteli.

To jsou jen některá obecná pravidla pro on-line svět, a kromě toho, že mají na mysli, je mnohem více věcí, na které musíte být opatrní. Každá věta má svůj vlastní pocit a emocionální poselství. To je někdy těžké si všimnout, protože vy, jako autor, víte, jaké emoce vás při psaní zprávy provázejí, ale neříká, zda osoba, která ji bude číst, bude mít stejný pocit.

Existují dva způsoby, jak se ujistit, že vaše zpráva zní opravdu, co chcete, aby to vypadalo jako.

1. Nechte si ho přečíst kamarádem / spolupracovníkem. Čerstvý soubor očí vám může sdělit, co je špatné (a správné).
2. Použijte chytrý software, jako je ToneCheck.

ToneCheck je skvělá aplikace, která se připojuje k vaší Gmail (mimo jiné možnosti), a podívá se na každou zprávu, kterou píšete. ToneCheck analyzuje vaše e-maily a upozorní vás na všechny fragmenty, které sdělují jakékoli negativní zprávy.

Přiznávám, tento příspěvek hodně zdůrazňuje tón vaší zprávy sám, ale je to opravdu tak důležité. Pokud dostanete tón své zprávy špatně, není to nic, co byste mohli napsat, což vám ušetří. Jak říkáte, že něco je vždy důležitější než to, co ve skutečnosti říkáte.

Nezapomeňte vždy analyzovat každou zprávu, kterou píšete, buď sami, nebo s další pomocí od někoho jiného, ​​nebo aplikace jako ToneCheck.

důvody, proč jsou e-maily bez povšimnutí

Kdykoli něco pošlete a nedostanete odpověď, je pravděpodobné, že se vám buďto nepodařilo vzbudit zájem, vaše zpráva byla příliš dlouhá, nebo její hlas nebyl příjemný.

To jsou tři nejčastější příčiny neúspěchu. Jak můžete vidět, jsou na vás všichni.

Další část seriálu je poslední. Obsahuje takzvaný cestovní plán o přesných krocích, které můžete podniknout při oslovování někoho jiného. Počínaje nejjednodušším počátečním kontaktem a končící na “můžeš mi pomoci” e-mailem. Být schopen poslat “můžeš mi pomoci” e-mail někomu je posledním krokem online vztahu s jakýmkoli bloggerem. Není nic většího než toto (to znamená, že pokud se s někým chcete oženit).

Protože mluvíme o tom, že někoho požádáme, aby něco udělal… Mohu vás požádat, abyste něco udělal? :) Buďte upřímní, někdy se vám nepodařilo kontaktovat někoho efektivně, protože tón vaší zprávy byl prostě špatný?