Použití šablon pro zajištění společného rozvržení a formátování

Aplikace Microsoft Word je skvělý nástroj pro práci s dokumenty v týmovém prostředí. Existuje mnoho funkcí, které podporují snadnou spolupráci, včetně šablon, sledování změn a revizí, komentáře, omezení a ochrana dokumentů a porovnávání a slučování dokumentů.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Použití šablon pro zajištění společného rozvržení a formátování
2. Sledování změn provedených na dokumentu
3. Používání komentářů k označení změn v dokumentu
4. Omezení a ochrana dokumentů a šablon
5. Verze, porovnání a kombinace dokumentů

Nástroje spolupráce společnosti Word vám umožňují splnit věci, které dokonce i před 20 lety vyžadovaly tisk všech věcí a předávaly je recenzentovi nebo recenzentům, kde by pak poznamenali všechno do inkoustu a pak je odevzdali zpět . Potom byste provedli změny, znovu je vytiskli a odevzdávali zpět do dalšího kola recenzí. To je jak časově náročné, tak plytké.

S aplikací Word však můžete jednoduše provádět komentáře a opravy dokumentu, a zároveň snadno sledovat každou změnu, takže všichni spolupracovníci mohou vidět, kam jde a jak se vyvíjí. Není potřeba vytisknout nebo odevzdat. Můžete jednoduše uložit svou práci do sdílené složky nebo e-mailem, což vám ušetří spousty drahocenného času!

Cílem této série je představit a seznámit s funkcemi spolupráce v aplikaci Microsoft Word 2013, ačkoli hodně z toho, co diskutujeme, by mělo být dostupné i v předchozích verzích. Bude to užitečné, ať už jste prostě vysokoškolský student, který předá váš příspěvek někomu jinému, aby jste jej opravili, nebo editujete rozsáhlou publikaci, která projde několika revizemi a recenzenty.

Šablony a dokumenty

Při spolupráci s týmovým nastavením je nutné, aby každý měl konzistentní formátování. Snadno je to možné pomocí šablon.

Můžete například definovat všechny styly a formátování v šabloně, připojit šablonu k dokumentu a distribuovat šablonu všem pracujícím na dokumentu. Šablona je v podstatě příručka Word, jak by se měl dokument a pracovní prostředí zobrazit.

Každý dokument v aplikaci Word je založen na šabloně. Kdykoli vytvoříte nový dokument v aplikaci Word, šablona se automaticky připojí, i když vytvoříte nový "prázdný dokument".

Nový dokument založený na šabloně obsahuje všechny styly a formátování, které potřebujete. Může obsahovat i standardní text, styly, hlavičky, zápatí, speciální panely nástrojů a další běžné informace potřebné pro podobné dokumenty založené na šabloně. Můžete také připojit šablonu k existujícímu dokumentu, pokud jste vytvořili šablonu po spuštění práce na dokumentu.

Poznámka: Při připojení šablony k existujícímu dokumentu se informace o nastavení stránky, například orientace stránky a okraje, nepoužívají na dokument. Je to proto, že informace o nastavení stránky se liší pro každou část dokumentu, pokud rozdělíte dokument do sekcí. Word neví, která sekce použije informace o nastavení stránky.

Proto doporučujeme naplánovat práci v dokumentu v nastavení pro spolupráci a vytvořit šablonu pro dokument, který můžete použít na nový dokument před zahájením práce na něm.

Normální šablona a vlastní osobní šablony

Instalace Word s normální šablony a další šablony jsou k dispozici na Office.com. Můžete také vytvořit tolik vašich vlastních osobních šablon, kolik chcete. Pokud si nevyberete vestavěnou nebo vlastní šablonu, Word automaticky přiřadí šablonu "normal.dotm".

K dispozici jsou dvě rozšíření pro soubory šablon, DOTX a DOTM. DOTX se používá pro šablony, které nepoužívají makra, a DOTM se používá pro vytváření šablon.

Šablona Normální je umístěna ve složce C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates spolu s šablonami, které si můžete stáhnout z Office.com. Další informace naleznete v příručce How-To Geek School na formátování Word 2013.

POZNÁMKA: V této sérii vás možná zajímá, proč obrázky zobrazují karty v aplikaci Word v horní a malé písmence (nebo v případě titulu) spíše než všechna velká písmena tak, jak to může být na vašem počítači. Existuje trik pro změnu kapitalizace na kartách, které vysvětlujeme v našem článku Jak změnit velikost pruhu pásu Office 2013.

Změňte umístění osobních šablon

Vlastní osobní šablony jsou uloženy na jiném místě než šablona Normal a šablony stažené z Office.com. Word ve výchozím nastavení ukládá osobní šablony ve složce "C: \ Users \ Documents \ Custom Office Templates".

Tuto polohu však můžete změnit. K tomu klikněte na kartu "Soubor".

V seznamu položek na levé straně obrazovky "Info" klikněte na položku "Možnosti".

V dialogovém okně "Možnosti aplikace Word" klepněte na položku "Upřesnit" v seznamu položek vlevo.

V části Obecné klepněte na položku Umístění souborů.

V dialogovém okně "Umístění souborů" vyberte v seznamu typů souborů a umístění "Šablony uživatele" a klepněte na tlačítko "Upravit".

V dialogovém okně "Změnit umístění" přejděte do složky, ve které chcete uložit své osobní šablony, vyberte ji a klepněte na tlačítko "OK".

Nová cesta se zobrazí v dialogovém okně "Umístění souborů". Klikněte na tlačítko OK.

Klepnutím na tlačítko "OK" zavřete dialogové okno "Možnosti aplikace Word".

Také je třeba zadat výchozí umístění osobních šablon, takže při vytváření nového dokumentu budete mít přístup k osobním šablonám na obrazovce "Nové". Chcete-li to provést, klepněte na kartu "Soubor" a vyberte možnost "Možnosti". V dialogovém okně "Možnosti" klikněte v seznamu vlevo na "Uložit".

V sekci "Uložit dokumenty" zadejte stejnou cestu, kterou jste zadali v dialogovém okně "Umístění souborů" dříve v poli Výchozí osobní šablony a klikněte na tlačítko OK.