5 Efektivní způsoby, jak udržet vaše soubory pod kontrolou

Váš počítač je digitální džungle. Je to tak snadné, aby se čisté a uklizené design pracoviště a proměnit v obrovský nepořádek. Existuje příliš mnoho souborů a jsou všude. Navrhnout soubory, které potřebujete, je téměř nemožné najít. Tak jak si udržet vaše soubory z kontroly? No, máš štěstí, protože tam je 5 účinných způsobů, jak udržet vaše soubory pod kontrolou.

Ale nejprve: proč se naše počítače a konstrukční soubory tak snadno vymknou kontrole? Ze stejného důvodu má mnoho lidí špinavé pokoje a neuspořádané skříně a fyzické pracovní prostory. Kromě násobení 100, protože je tak snadné vytvořit soubory návrhu počítače, které nezabírají fyzický prostor.

Naštěstí není tak těžké udržet počítač a konstrukční soubory pod kontrolou. Přidejte špetku zdravého rozumu, smíchejte s trochou sebekázně a opakujte, opakujte, opakujte. Neboj se - zní to víc práce než je. Vyrovnejte to s kartáčováním zubů: jakmile se dostanete do zvyku dělat tyto věci, ani si to nevšimnete. Budete přirozeně udržovat svůj počítač a konstrukční soubory pod kontrolou.

Dobře, bez dalších okolků, tady jsou 5 účinných způsobů, jak udržet vaše soubory pod kontrolou.

1. Bezohledně odstranit staré a nepotřebné soubory

(Obrázek: Mixy Lorenzo)

Tenhle se může zdát očividně čelo, ale někdy jsou přehlíženy nejsrozumitelnější kroky. Zapomeňte na jakýkoliv produktový software a na zefektivnění pracovních postupů souborů a na jakékoli další nesmysly produktivity: jednoduše odstranit staré a nepotřebné soubory.

Je to stejné jako čištění vašeho pokoje nebo organizování vašich fyzických souborů. Projdete si své věci a při pohledu na položku se rozhodnete: je to důležité pro něco důležitého? Pokud ne, nemilosrdně ho odhodíte. To je jak se organizujete: minimalizací počtu věcí, které máte. Žádné triky ani tajemství.

Tato metoda se neliší, pokud jde o soubory návrhu počítače. Když procházíte soubory, rozhodněte se, zda je každý stále relevantní pro něco důležitého. Pokud tomu tak není, nemilosrdně ji smažte - nebudete ji potřebovat znovu a je to jen přeplnění vašeho digitálního pracovního místa. Obvykle jsou tyto soubory staré soubory projektu, například starší návrhy grafik a návrhů a zastaralé soubory webových stránek.

To je hezké a všechno, ale kdy byste nemilosrdně smazali staré a zbytečné soubory? Konec konců prakticky všichni nesnášejí čištění svého pokoje.

No, stejně jako způsob, jakým můžete minimalizovat nutnost naplánovat čištění svého pokoje, je péče o objekt, jakmile se s ním setkáte, takže byste se měli také rozhodnout, zda potřebujete soubor odstranit, když se s ním setkáte. Co nás vede k # 2…

2. Proveďte okamžité kroky na souborech, se kterými se setkáváte

(Obrázek John Britton)

Nejlepším způsobem, jak se vyhnout nutnosti naplánovat třídění a čištění souborů návrhu počítače, není, aby to bylo nutné. Pokaždé, když se setkáte se souborem, podnikněte okamžité kroky.

Ale jste nepochybně zaneprázdněný vole nebo gal. Máš na práci věci, které mají být. Nemůžete upustit vše, co děláte, a postarat se o každý soubor, se kterým se setkáte. Jak se tedy rozhodnete, kdy jednat? Použijte pravidlo 5 minut: pokud bude okamžitý zásah do spisu trvat 5 minut nebo méně, postarejte se o něj, jakmile se s ním setkáte.

Zní povědomě? Je to proto “ovlivněn” populární knihou Davida Allena GTD: Dělat věci. V něm říká, že se můžete vyhnout hromadění dlouhého seznamu úkolů tím, že se okamžitě postaráte o úkol, se kterým se setkáte, dokud to nebude trvat déle než minuty.

To platí i pro soubory návrhu počítače:

• Nalezli jste napůl hotové logo? Zabalte to a odešlete.
• Téměř hotovo s nějakým kódem? Dokonči to.
• Máte skupinu souborů, o kterých si nejste jisti, že už potřebujete? Jděte přes ně, rozhodněte se a v případě potřeby odstraňte.

Takže # 1 a # 2 pomáhá udržet vaše soubory pod kontrolou. Ale je tu další podstatný prvek, kterým je…

3. Mějte co nejméně složek

(Obrázek Steve Ryan)

Vytvořit pouze několik složek pro váš typ práce, a být tak obecné s kategorií, jak je to možné. Místo toho, aby se výklenek s nesčetnými složkami rozdělil (např. „Vektory“ nebo „photoshop“ nebo cokoliv), stačí mít věci jako „loga“ a „webové stránky“. Nebo můžete mít složky pro každý projekt a jakýkoli typ souboru, který s tím souvisí.

Proč tohle? Dva důvody:

1. Žádná nerozhodnost paralýza: je soubor logem, webovou stránkou nebo částí projektu? Stačí ho hodit do příslušné složky a provést s ním.
2. Filtr proti příliš mnoha souborům: když vidíte, že se složka zaplňuje příliš mnoha soubory, budete více nakloněni odstraňovat staré a zbytečné soubory. Podobně jako vidět příliš mnoho věcí ve vašem pokoji, spíše než schovávat je do zásuvek a jiných místností.

Vyhněte se příliš specifickým pojmenování složek a kategorií. Čím konkrétnější složku pojmenujete, tím více kategorií budete mít. A s více kategoriemi budete muset rozhodnout, kam nový soubor přejde. Šance je, že to nebude úhledně zapadat do jednoho z nich, takže si ho vyberete libovolně. Pak, když je čas uspořádat více souborů, budete přemýšlet zpět do které kategorie si vyberete s podobným souborem naposledy. Nemluvě o tom, že není jasné, do které kategorie každý soubor patří.

Proč nepoužívat jen systém značkování? Pak můžete úplně odstranit složky, ne? I když teoreticky by to mělo fungovat, ve skutečnosti vás bude povzbuzovat k vytváření a uchovávání příliš mnoha souborů.

Zde se dozvíte, co se stane:

1. Vaše počáteční soubory označíte dobře, že je budete moci později snadno vyhledat pomocí značek.
2. Staňte se liberálními značkami vytvořením příliš mnoha značek, které jsou příliš specifické - je to způsobeno nerozhodností, protože jste si nemohli vybrat mezi dvěma značkami a rozhodli jste se vytvořit nový soubor speciálně pro tento soubor.
3. Skončíte s příliš mnoho značek, které se stávají ohromující najít věci s.
4. Co je horší, protože jste necítili potřebu udržet váš počet souborů nízký, nyní máte více souborů, než kdyby byly neustále viditelné v obecné složce, kterou jste si prohlíželi.

4. Ditch Auto-Organizing Funkce

(Obrázek Marka Sebastiana)

Auto-organizovat funkce (myslím, že iTunes 'auto-přejmenovat-a-třídit funkce, ale platí pro všechny soubory) jsou nemesis k udržení souborů pod kontrolou. Podporují liberální vytváření a ukládání souborů. I když se to na první pohled zdá být v pořádku, čím více souborů máte, tím méně budete vědět, kde je vše.

Proč nejen odstranit soubory, když jsou staré nebo zbytečné? Funkce automatického organizování vás bude vybízet k neodstranění. Něco jako funkce Gmailu, která se nikdy nevymazává. Ale na rozdíl od e-mailu, kde máte pouze jeden typ obsahu (text), a tak snadno vyhledáváte, vaše soubory je těžké hledat tímto způsobem. Neexistuje žádný jednoduchý způsob vyhledávání uvnitř obsahu, zejména pro vizuální a zvukové soubory. Jediné, s čím budete muset pracovat, jsou názvy souborů a možná i nějaký meta popis označený na něm. To je recept na přetížení souboru.

Tím, že nepoužíváte žádné automatické organizační funkce, budete zodpovědní za každý soubor, který vytvoříte. Uvidíte to a věnujte mu pozornost alespoň jednou, takže budete mít větší povědomí o každém souboru ve vašem počítači. Tímto způsobem budete mít lepší pocit, když se vaše soubory dostanou mimo kontrolu - a když potřebujete nemilosrdně odstranit.

5. Pokud je to možné, konsolidujte soubory

(Obrázek Aldo Gonzalez)

To je jednoduchý. Pokud můžete nějakým způsobem konsolidovat dva nebo více souborů do jednoho, pak budete mít přirozeně méně souborů. Méně souborů se rovná menšímu nepořádku.

Další výhodou konsolidace souborů je snazší nalezení toho, co hledáte. Vaše soubory jsou organizovanější. Jak? Samozřejmě budete mít relevantní obsah v jednom souboru, takže nemusíte lovit více souborů, které se týkají stejného projektu.

Jak postupujete při konsolidaci souborů?

• Pro text jednoduše zkopírujte / vložte související obsah z více souborů do jednoho hlavního textového souboru.
• Pro vizuální návrhy můžete kopírovat / vkládat různé prvky a varianty do jednoho hlavního grafického souboru.

Každá hlavní a vedlejší grafická aplikace podporuje vrstvy a jejich označení a seskupení, takže využijte toho. To může být variace loga, nebo více aspektů většího designu - to vše v jednom grafickém souboru.

Není možné konsolidovat každý typ souboru nebo obsahu. Například kód. Tak to je důvod, proč je výše uvedeno “Pokud to bude možné” - to nejlepší, co můžete, a jakékoli množství, které pomáhá snížit počet souborů je čistý zisk.

Efektivně udržovat vaše soubory pod kontrolou

Doufejme, že těchto 5 způsobů nebylo jen některé produktivní porno: věci ke čtení, aby se zabránilo tomu, že děláte skutečnou práci, která vám přinese požadované výsledky ve vašem životě. Ne, ty byly napsány s úmyslem být věcmi, které můžete nyní aplikovat, aby váš počítač a návrhové soubory zůstaly pod kontrolou..

Nikdo aktivně nechce organizovat a spravovat své počítačové a návrhové soubory. Těchto pět způsobů vám pomůže vytvořit návyky, které se tomu vyhnou. A stejně jako u jiných zvyklostí je nejdůležitější je začít je dělat.

Zde je 5 efektivních způsobů, jak udržet vaše soubory pod kontrolou:

1. Bezohledně odstraňte staré a nepotřebné soubory
2. Proveďte okamžitou akci u souborů, se kterými se setkáte
3. Mějte co nejméně složek
4. Ditch auto-organizovat rysy
5. Pokud je to možné, konsolidujte soubory

Vaše řada: jaké další způsoby vám pomohly efektivně udržet počítač a konstrukční soubory pod kontrolou?

Poznámka editora: Tento příspěvek je napsán Oleg Mokhov pro Hongkiat.com. Oleg Mokhov je světově nejmobilnější elektronický hudebník, nadšenec webového a vizuálního designu a spoluzakladatel prémiového hudebního obchodu Soundtrackster.