Jak používat funkce automatického obnovení Excel a funkce automatického zálohování

Je to vždy hrozná tragédie, když někdo ztratí něco důležitého, na čem pracují, protože svůj dokument neuchovali správně. To se stává častěji, než byste si mysleli, že uživatelé aplikace Excel a Word!

Naštěstí společnost Microsoft přidala v posledních několika verzích řadu funkcí, které pomáhají snížit pravděpodobnost ztráty dat v důsledku havárie, výpadků napájení, náhodných vymazání atd. Jedna funkce se nazývá Automatické obnovení a druhá, méně známá funkce, se nazývá Automatické zálohování.

V tomto článku budu hovořit o tom, jak konfigurovat obě možnosti, aby byla vaše data co nejbezpečnější. Chtěl bych také zmínit, že nejnovější verze sady Office umožňují ukládat dokumenty přímo do systému OneDrive, což je dobrá možnost zvážit, protože budete mít stále přístup k práci, i když pevný disk selže..

Excel Automatické obnovení

Funkce Automatické obnovení je ve výchozím nastavení zapnuta a po uplynutí nastaveného časového intervalu dokument automaticky uloží do dočasného umístění. Chcete-li zobrazit nastavení automatického obnovení, klepněte na tlačítko Soubor a pak Možnosti.

Klikněte na Uložit v levém menu a pod položkou Uložit sešity.

Ve výchozím nastavení jsou informace automatického obnovení ukládány každých 10 minut. Kromě intervalu musí být Excel nečinný po dobu 30 sekund, než budou data uložena. Automaticky uložené informace se také ukládají do Umístění souboru automatického obnovení zde. Jak to tedy funguje? Řekněme, že máte pracovní list jako je ten dole a máte ho uložený.

Nyní řekněme, že do tabulky aplikace Excel přidám následující data a počkám asi 10 minut bez uložení dokumentu. Vzhledem k tomu, že interval automatického obnovení je nastaven na 10 minut, musíte počkat alespoň tak dlouho, než budou data uložena.

V mém případě jsem simuloval havárii aplikace Excel otevřením správce úloh a zabíjením procesu aplikace Excel. Poté jsem znovu otevřel Excel a okamžitě viděl volanou možnost Zobrazit obnovené soubory.

Pokud na to kliknete, zobrazí se seznam souborů aplikace Excel, které lze obnovit. V mém případě měl původní soubor, který měl data pouze v A1 a A2, a měl také soubor AutoRecovered, který obsahoval data, která jsem na disk neuložil..

Kliknutím na některou z položek v seznamu otevřete jinou instanci aplikace Excel zobrazující data v daném souboru. Celkově je to opravdu užitečná funkce pro ty časy, kdy jste neuložili všechny své práce, ale Excel neočekávaně skončí.

Hlavní nevýhodou této funkce je, že data automatického obnovení jsou uložena na stejném pevném disku jako váš soubor, takže pokud se něco stane s vaším pevným diskem, vše bude pryč. Umístění výše uvedených nastavení můžete změnit na samostatný pevný disk nebo dokonce na umístění v síti, které vřele doporučuji.

Všimněte si, že informace automatického obnovení jsou také automaticky odstraněny v aplikaci Excel za následujících okolností: \ t

1. Soubor uložíte ručně nebo pomocí Soubor - Uložit jako.
2. Zavřete soubor nebo ukončete aplikaci Excel (zda soubor uložíte nebo ne)
3. Vypnutí automatického obnovení zcela nebo pouze pro sešit

Takže v podstatě, když uložíte soubor, zbaví se AutoRecover dat. Navíc pokud ručně ukončíte aplikaci Excel a rozhodnete se neukládat data, budou data automatického obnovení odstraněna. Mějte na paměti, když používáte tuto funkci. Pokud jste těžký uživatel aplikace Excel, doporučuji nastavit interval automatického obnovení na něco jako 2 nebo 3 minuty namísto 10.

Automatické zálohování

Dalším rysem, který neví mnoho lidí o tom je AutoBackup. Chcete-li použít, musíte nejprve jít a uložit soubor se dostat do Uložit dialogové okno. Pokud již máte uložený dokument aplikace Excel, přejděte na stránku Soubor a pak Uložit jako a vyberte místo. Když to uděláte, vychovává to Uložit jako dialog.

V dialogu klikněte na Nástroje tlačítko vlevo od Uložit tlačítko. Uvidíte několik možností, z nichž jeden je Obecné možnosti. Když na to kliknete, objeví se malé okno s dalšími možnostmi.

Pokračujte a zkontrolujte Vždy vytvořte zálohu box. Klepněte na tlačítko OK a nyní při uložení souboru bude také vytvořen soubor zálohy aplikace Excel s příponou .XLK. Všimněte si, že když to uděláte poprvé, soubory budou naprosto stejné. Pokud provedete úpravy původního souboru a poté jej znovu uložíte, záložní soubor zůstane stejný (původní data). Po třetím uložení se však záložní soubor aktualizuje s informacemi až do druhého uložení.

Záložní soubor je v podstatě vždy jednou verzí za aktuální verzí. Takže pokud jste udělali spoustu změn, soubor uložili a pak jste se chtěli vrátit k verzi, která tyto změny neměla, stačí otevřít záložní soubor.

Soubor je uložen na stejném místě jako původní soubor a nezdá se, že by to bylo možné změnit. Tato funkce nepřináší vašemu dokumentu spoustu bezpečnosti, ale za určitých okolností je to dobré.

Povolení těchto funkcí zálohování a obnovy v aplikaci Excel vám pravděpodobně ušetří ztrátu důležitých dat. Je to vždy dobrá volba použít cloud storage (jako OneDrive) jako extra bezpečnostní síť v případě, že váš počítač katastroficky selže. Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte se vyjádřit. Užívat si!