Jak sledovat změny v aplikaci Excel

Hledáte způsob, jak sledovat změny provedené v tabulce aplikace Excel? Existuje mnoho případů, kdy musíte soubor distribuovat více lidem a sledovat, jaké změny byly provedeny. Možná budete chtít sledovat, kdy byla změna provedena, kdo provedl změnu, v jaké buňce došlo ke změně a jaká data byla změněna.

Excel má vestavěné funkce sledování, které zvládnou všechny výše uvedené případy. Všechny změny můžete snadno zkontrolovat přímo na pracovním listu a každou změnu můžete také přijmout nebo odmítnout. O funkcích sledování aplikace Excel je třeba si pamatovat několik bodů:

1. Zapnutí sledování neznamená, že můžete tabulku vrátit zpět do předchozího stavu vrácením změn. Je to v podstatě log soubor, který zaznamenává všechno a je to. Můžete ručně jít a zjistit, která data byla odstraněna nebo přidána, ale budete muset provést změny v tabulce sami.

2. Zapnutí sledování neznamená, že každá jednotlivá změna bude zaznamenána. Všechna data uložená v buňce jsou sledována, ale jiné změny, jako je formátování, nejsou. Mezi další změny, které nejsou sledovány, patří skrytí / odkrytí řádků a sloupců, komentářů a hodnot buněk, které se změní v důsledku přepočítání vzorce.

3. Historie změn je standardně uchovávána po dobu 30 dní. Pokud provedete změny listu aplikace Excel a poté otevřete sešit znovu o 45 dní později, budete moci zobrazit historii změn pro všech 45 dnů, dokud zavřete sešit. Když ji zavřete, jakákoliv změna historie starší než 30 dní bude pryč. To znamená, že když ji příště otevřete, nebudete schopni vidět tuto změnu, kterou jste provedli o 45 dní dříve.

4. Kdykoli zapnete sledování, sešit se stane sdíleným sešitem. To znamená, že více uživatelů bude provádět změny v dokumentu.

Nyní, když znáte některé základy fungování sledování v aplikaci Excel, hovořme o tom, jak jej povolit, změnit nastavení a sledovat změny.!

Povolení sledování

Pojďme napřed a zapněte nejdříve sledování. Otevřete Excel a klikněte na Posouzení na pásu karet. Zcela vpravo byste měli vidět volanou možnost Sledování změn pod Změny sekce.

Klikněte na tlačítko a vyberte Zvýrazněte Změny. Zobrazí se dialogové okno, kde je třeba tuto možnost zrušit „Sledování změn při úpravách. To také sdílí váš sešit “.

Máte zde několik možností Když, Kdo, a Kde. Pro Když, Všechno znamená, že každá změna bude zvýrazněna. Máte také možnost zvýraznit změny od posledního uložení dokumentu, od určitého data nebo změn, které ještě nebyly zkontrolovány..

Pokud to zkontrolujete Kdo, můžete se rozhodnout sledovat změny provedené kýmkoli nebo změny provedené všemi, kromě vás. Kde Tato volba umožňuje sledovat změny pouze pro určitou část tabulky. Stačí kliknout na tlačítko vpravo a vybrat rozsah buněk, které chcete sledovat.

Nakonec můžete zrušit kontrolu Zvýrazněte změny na obrazovce Pokud nechcete, aby ostatní věděli, že sledujete změny. Ve výchozím nastavení, jakmile začnete sledování a tato možnost je vybrána, bude každá změněná buňka zobrazovat malou šipku v levém horním rohu, která označuje, že byla změněna..

Také, pokud kliknete na změněnou buňku (pomocí Zvýrazněte změny na obrazovce zapnete), zobrazí se malé okno s informacemi o tom, jaká hodnota byla změněna a kdy byla změněna. Pokud zrušíte zaškrtnutí možnosti Zvýraznit změny na obrazovce, tento malý černý trojúhelník se nezobrazí.

Takže například můžete skrýt změny na obrazovce tím, že nezaškrtnete políčko, odešlete soubor všem, kteří na něm musí provést změny, a když se vrátíte zpět, přejděte na stránku Sledování změn a znovu zaškrtněte políčko.

Konfigurace sledování

Dalším krokem je podívat se na nastavení pro sledování a přizpůsobit je vašim potřebám. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Sdílet sešit tlačítko, které je přímo vlevo od Sledování změn tlačítko. Klikněte na tlačítko Pokročilý kartu, když Sdílet sešit Zobrazí se dialogové okno.

Zde můžete změnit počet dnů, po které bude historie změn zachována na něco jiného než 30 dní. Ve výchozím nastavení jsou změny aktualizovány, když je soubor uložen, ale můžete jej provést tak, aby byl automaticky prováděn každých několik minut. Nakonec si můžete vybrat, jak se chcete vypořádat s konflikty: buď tak, že budete dotázáni nebo jednoduše ponecháte poslední změnu při ukládání souboru.

Zobrazení změn

Jakmile povolíte sledování a provedete několik změn, můžete znovu kliknout na tlačítko Sledovat změny, kliknout na položku Zvýraznit změny a zjistit, že Seznam změn na novém listu pole již není šedé.

Zkontrolujte a klepněte na tlačítko OK. Zavolal nový list Dějiny bude přidán, který umožní zobrazit všechny změny provedené v daném sešitu.

V určitém okamžiku budete muset buď schválit nebo odmítnout změny. Můžete zkontrolovat všechny změny a pak vybrat a vybrat, které chcete zachovat nebo zrušit.

Stačí kliknout na Sledování změn znovu a vyberte Přijmout / odmítnout změny. Vyberte možnosti, které změny chcete přijmout nebo odmítnout. Pokud chcete zkontrolovat všechny změny, odejděte Když a zkontrolujte, zda je nastavena Není zkontrolováno.

Klepněte na tlačítko OK a Excel začne zobrazovat každou změnu, která byla provedena a dát možnost Akceptovat nebo Odmítnout. Můžete také Přijmout vše nebo Odmítnout vše změny.

Pokud změnu odmítnete, okamžitě se vrátí zpět do původně dané buňky. Stojí za zmínku, že pokud jiná buňka odkazuje na obsah odmítnuté buňky, pak se tato hodnota také změní, když se hodnota odkazované buňky vrátí zpět. To může způsobit zlomení vzorců atd., Takže buďte opatrní.

A je to! Nyní můžete snadno sledovat všechny změny provedené v tabulce aplikace Excel pomocí této vestavěné funkce. Pokud máte nějaké dotazy, napište komentář. Užívat si!