Jak nastavit Away zprávy v aplikaci Outlook

Brzy opustíte kancelář a potřebujete nastavit Mimo kancelář, Pryč nebo Dovolená zpráva v aplikaci Outlook? Myslíte si, že by to bylo super snadné, ale bohužel to není! Existují dva způsoby vytvoření automatické odpovědi a záleží na tom, zda je aplikace Outlook samostatná nebo pomocí serveru Microsoft Exchange.

Pokud se nacházíte ve firemním prostředí a aplikace Outlook je připojena k serveru MS Exchange, je nastavení odpovědi mimo kancelář skutečně velmi snadné. Pojďme si nejprve projít touto metodou a pak budeme diskutovat o tom, jak to udělat, pokud nepoužíváte Exchange.

Mimo kancelář Zpráva w Výměna

V aplikaci Office 2007 a dřívější přejděte na stránku Nástroje a klikněte na Mimo pomocníka Office. Všimněte si, že by to mělo být automaticky v aplikaci Outlook 2003 a Outlook 2007 při použití serveru Exchange. Pokud tuto možnost nevidíte, nepoužíváte Exchange.

V Office 2010 a Office 2013 musíte kliknout na Soubor kartu Informace a uvidíte tlačítko s názvem Automatické odpovědi (mimo kancelář).

V aplikaci Office 2007 a dřívější klepněte na tlačítko V současné době jsem mimo kancelář a zadejte zprávu do Automatická odpověď box.

Pokračujte a uveďte datum, kdy budete venku, a uveďte také kontaktní údaje pro případ nouze atd. Pokud kliknete na tlačítko OK, všichni obdrží tuto zprávu, dokud se nevrátíte do tohoto dialogu a nezměníte ji na V současné době jsem v kanceláři.

Můžete také přidat pravidla pro příchozí zprávy, když jste mimo kancelář, kliknutím na Přidat pravidlo. To je užitečné, pokud chcete provádět určité akce týkající se e-mailů od různých lidí. Pokud například obdržíte od klienta e-mail, můžete jej přeposlat do telefonu nebo odpovědět jinou šablonou e-mailu, než která je použita pro interní zaměstnance. Pokud nevíte, jak používat pravidla, přečtěte si můj předchozí příspěvek o tom, jak vytvořit pravidla aplikace Outlook.

V aplikaci Outlook 2010 a 2013 je to trochu jiné. Když kliknete na Automatické odpovědi, zobrazí se vyskakovací dialog, který je zobrazen níže.

Vybrat Odeslat automatické odpovědi a poté zaškrtněte Odesílat pouze během tohoto časového období Pokud znáte přesná data, budete pryč. Pokud ji necháte nezaškrtnutou, ponechá automatickou odpověď, dokud nepřijdete a nezvolíte Neposílejte automatické odpovědi.

Co je také cool na této verzi je, že můžete mít samostatné nastavení automatické odpovědi pro lidi uvnitř a lidi mimo vaši organizaci. Opět, jako u dřívějších verzí sady Office, klepněte na tlačítko Pravidla chcete-li přidat výjimky k automatické odpovědi.

Mimo kancelář Zpráva bez výměny

Takže to je skvělé, pokud máte aplikaci Outlook se serverem Exchange, ale co když nemáte přístup Mimo pomocníka Office nebo Automatické odpovědi? No tam je způsob, jak můžete EMULATE mimo kancelář asistenta vytvořením automatické odpovědi pravidlo spolu s mimo kancelář šablony. Zde jsou následující kroky.

Krok 1: Nejprve vytvořte novou zprávu v aplikaci Outlook, jako kdyby jste chtěli napsat e-mail někomu. Do krabic TO nebo CC nedávejte nic. Zadejte svou e-mailovou zprávu a vložte ji do předmětu.

Klepněte na tlačítko Microsoft Office nebo Soubor kartu v novějších verzích sady Office a vyberte Uložit jako. V rozevíracím seznamu Uložit jako typ vyberte Šablona aplikace Outlook. Zadejte název jako Mimo kancelář v Název souboru a klepněte na tlačítko OK Uložit.

Krok 2: Nyní vše, co musíme udělat, je vytvořit pravidlo a říct aplikaci Outlook, aby použila novou šablonu e-mailu, kterou jsme právě vytvořili. Pro Office 2007 klikněte na Nástroje a přejděte na Pravidla a upozornění.

V Office 2010 a 2013 klikněte na Domov klepněte na kartu Pravidla a potom klepněte na tlačítko Spravovat pravidla a upozornění.

Klikněte na Nové pravidlo pod Pravidla pro e-mail vytvořit nové pravidlo aplikace Outlook.

V sekci Začněte od prázdného pravidla, pokračujte a klikněte na Zkontrolujte zprávy, až dorazí ve starších verzích sady Office nebo. \ t Použít pravidlo na zprávy I Receive v novějších verzích sady Office klepněte na tlačítko OK další.

Dále budete muset vybrat, které podmínky, pokud nějaké chcete zkontrolovat. Pro mimo kancelář auto odpovědi, normálně nemám nic kontrolovat, protože chci, aby se vztahovala na všechny e-maily, které dostávám.

Klepněte na tlačítko Další a potom pod Akce, zaškrtněte políčko „Odpovědět pomocí určité šablony“A pak ve druhém textovém poli dole klikněte na odkaz, který říká specifická teplotapozdě.

Nyní vyberte šablonu, kterou jste vytvořili dříve ze seznamu šablon. Pokud nevidíte svou šablonu, klikněte na tlačítko Podívejte se do a vyberte Použít šablony v systému souborů.

Klikněte na otevřeno a potom klepněte na tlačítko OK Dokončit. Kdykoliv dostanete nový e-mail, automaticky se odešle automatická odpověď pomocí šablony automatické odpovědi. Aplikace Outlook si pamatuje, komu jsou zprávy odesílány a pouze jednou ji odešle na každou e-mailovou adresu.

Chcete-li jej vypnout, musíte se vrátit zpět do Pravidel a upozornění a zrušit zaškrtnutí políčka vedle pravidla. Také musíte se ujistit, že aplikace Outlook je otevřena v počítači před odjezdem, aby mohla odesílat automatické odpovědi! Máte-li jakékoli dotazy, napište nám komentář. Užívat si!