Automaticky přesouvat e-maily do složek v aplikaci Outlook pomocí pravidel
V tomto příspěvku se podíváme, jak můžete lépe spravovat svůj e-mail aplikace Outlook tím, že se příchozí pošta automaticky přesune do samostatných složek. Pokud dostanete mnoho e-mailů každý den, může to ušetřit spoustu času.
Namísto toho, abyste museli jednou týdně strávit hodinu přesouváním e-mailů ze složky Doručená pošta do složek s kategorizací, budou pravidla pro e-maily automatizovat organizaci doručené pošty. To je velmi podobné použití štítků a filtrů v Gmailu.
Pravidla pro e-maily se mohou zdát komplikovaná a mohou to být, pokud opravdu chcete provést nějaké sofistikované třídění, ale pokud chcete jednoduše přesunout pracovní e-maily do složky Pracoviště automaticky, pak je to hračka.
Aby byla pravidla užitečná, měli byste nejprve pod složkou Doručená pošta vytvořit některé složky pro kategorizaci e-mailů, například Projekty, Práce, Rodina atd..
Složky můžete vytvářet klepnutím pravým tlačítkem myši Doručená pošta nebo libovolnou složku a výběr Nová složka. Následující postup funguje v aplikaci Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 a Office 365.
Nastavení pravidel aplikace Outlook
Chcete-li začít, otevřete aplikaci Outlook, klepněte na tlačítko Soubor a uvidíte Spravovat pravidla a upozornění tlačítko směrem dolů.
Zobrazí se hlavní okno Pravidla a upozornění a ve výchozím nastavení se může zobrazit jedno pravidlo, které již bylo vytvořeno v závislosti na verzi aplikace Outlook.
Odtud kliknete na tlačítko Nové pravidlo Chcete-li začít s prvním e-mailovým pravidlem aplikace Outlook, stiskněte tlačítko. Otevře se dialogové okno Průvodce pravidly, které zobrazí některé společné šablony pravidel.
To jsou ty nejběžnější a pravděpodobně vše, co budete potřebovat. Nejběžnějším pravidlem je první z nich,Přesouvat zprávy od někoho do složky“. Pokračujte a vyberte jej a klepněte na tlačítko OK další.
Všimněte si dolní seznam, který se nazývá „Krok 2:“ zůstává v dolní části podtrženým textem. Ve skutečnosti všichni musíte udělat pro nastavení pravidla, klikněte na hypertextové odkazy pro nebo veřejné skupiny a specifikováno vyberte e-mailovou adresu a kam chcete tyto e-maily jít.
Pak můžete kliknout Dokončit a jste hotovi. Pokud však chcete pravidlo zkomplikovat, klepněte na tlačítko další vám poskytne mnohem více možností:
Když kontrolujete různé podmínky v horním seznamu, popis pravidla ve spodní části bude také naplněn dalšími hypertextovými odkazy. Můžete dokonce vytvořit pravidla, která hledají určitá slova v těle e-mailu a poté provádět akce na těchto e-mailech.
Dalším úkolem je kliknout na každý hypertextový odkaz a vybrat související hodnoty, jako jsou e-mailové adresy, složky atd. Ve výše uvedeném příkladu budete chtít kliknout na odkaz nebo veřejné skupiny a zvolte e-mailovou adresu.
Pak klikněte na slovo specifikováno a vyhledejte složku, do které chcete e-mail přesunout, nebo klikněte Nový a nová složka bude vytvořena v aktuálně zvýrazněné složce.
Nyní uvidíte spodní část aktualizovanou o skutečné hodnoty vašeho pravidla.
Po klepnutí na tlačítko Další můžete pro pravidlo nastavit více akcí. Normálně to můžete ponechat, je-li to jednoduché pravidlo, ale chcete-li také provádět další akce, jako je přehrání zvuku, přeposlání e-mailu, vytvoření kopie, tisk e-mailu, spuštění jiného programu, spuštění skriptu atd. , pak to můžete udělat na této obrazovce.
Klikněte na další když jste hotovi a budete přivedeni na Výjimky dialogu, kde si můžete vybrat, za jakých podmínek nechcete toto pravidlo zpracovat. Pokud nemáte nějaké jedinečné případy, můžete ponechat prázdné, což je výchozí.
Klepněte na tlačítko Další a my jsme konečně dosáhli konce průvodce pravidly! Dej pravidlu jméno jako „Přesun e-mailu s přáteli“, abys věděl, co dělá, když se na to podíváš později.
Pokud již máte e-maily ve složce Doručená pošta, která by odpovídala vašemu novému pravidlu, zaškrtněte políčko „Toto pravidlo spusťte u zpráv již ve složce Doručená pošta“. Vše ostatní můžete ponechat jako výchozí a kliknout Dokončit!
Nyní můžete vytvářet pravidla pro lidi, informační bulletiny, výpisy z bankovních / kreditních karet a cokoli jiného, na co si můžete myslet, že začnete efektivněji spravovat e-maily v aplikaci Outlook! Užívat si!
