Průvodce pro začátečníky aplikace Microsoft Outlook 2013

Mnoho z nás touží po organizaci a produktivitě. Pokud již používáte sadu Microsoft Office, máte již k dispozici konečný nástroj k vynucení této touze: Outlook 2013.

Výhled je v mnoha organizacích životně důležitý, nejen pro své zjevné e-mailové dovednosti, ale je to i kalendář, úkoly a kontakty. Typická společnost může Outlook připojit k serveru Exchange a všichni mohou sdílet stejný adresář a kalendáře, což je skvělý nástroj pro spolupráci na úrovni podniků.

Bohužel, většina lidí nemá server Exchange nastavený v jejich domě a pravděpodobně ani neví, co to je. Ale to je v pořádku, aplikace Outlook funguje stejně dobře ve vašem domácím počítači a přesto bude poskytovat všechny funkce, které z něj činí tak silný nástroj pro produktivitu: e-mail, úkoly, schůzky, adresáře a mnohem více!

Práce s aplikací Outlook - Tiny Primer

Outlook vás nebude oslňovat při prvním otevření. Pro všechny záměry a účely je to jiná aplikace v ekosystému Microsoft Office a jako taková bude mít poměrně málo známých prvků.

Na rozdíl od jiných populárních aplikací Office však aplikace Outlook je z velké části postavena na základě různých funkcí - Word je primárně určeno pro vytváření textových dokumentů, aplikace Excel je o tabulkách, aplikace PowerPoint se prezentuje - ale aplikace Outlook je aplikací mnoha klobouků.

Výchozí pohled aplikace Outlook je doručená pošta, v horní části je páska, která je v tomto pohledu skrytá, aby se ušetřilo místo na obrazovce.

Milujte je nebo je nenávidět, Stuhy jsou všude v kanceláři. Nepotřebujeme věnovat více času překonávání relativních zásluh jejich existence, samozřejmě, že jsou zde k pobytu. To znamená, vždy pamatujte, pokud chcete rychle skrýt nebo ukázat stuhu, stačí použít CTRL + F1.

Pokud kliknete na některou z funkcí menu nahoře, zobrazí se páska a můžete si vybrat funkce a nástroje. Pokud chcete, aby pásková stuha přetrvávala, můžete použít klávesu CTRL + F1 nebo kliknout na malou ikonu v dolním pravém rohu.

Karta Domovská stránka na pásu karet se mění kontextově v závislosti na režimu, ve kterém se nacházíte. Na výše uvedené obrazovce se zobrazují naše možnosti pro poštu.

Níže se na kartě Domů změnily možnosti kalendáře. Všimněte si, že páska je připnutá tak, aby se knoflík změnil na šipku, pokud chcete znovu sbalit (nebo použijte klávesu CTRL + F1)..

Zbývající karty pásu karet - Odeslat / přijmout, Složka, Pohled a samozřejmě Soubor - jsou do značné míry konzistentní pro jakýkoli režim, ve kterém se nacházíte. Budeme se podrobněji zabývat všemi v další části.

Podívejme se rychle na to, jak se pohybovat mezi režimy a změnit názor. Podél levého okraje se zobrazí podokno složek. Ve spodní části tohoto panelu jsou zkratky pro režimy aplikace Outlook. V tomto příkladu vidíte ikony pro Doručená pošta, Kalendář, Lidé, Úkoly a podobně.

Pokud klepnete na šipku v horní části navigačního panelu, rozbalí se podokno, které zobrazí strom složek pro váš e-mailový účet.

Podobně, pokud přepnete do režimu Kalendář, uvidíte příslušný pohled v podokně složek.

Klepnutím na tři tečky získáte přístup k dalším možnostem aplikace Outlook, jako jsou například Poznámky, složky a zástupce aplikace Outlook. Zvolte "Možnosti navigace" a můžete změnit pořadí, ve kterém se objeví navigační prvky.

Vypnutí funkce "Kompaktní navigace" osloví uživatele s většími rozlišeními. Můžete také zvýšit nebo snížit počet položek a jejich pořadí.

Odeslat / přijmout

Karta Odeslat / přijmout je zaměřena specificky na funkce Doručená pošta, ale objeví se i v ostatních režimech (Kalendář, Úkoly atd.), Ačkoli nebudou mít stejnou funkcionalitu.

Zobrazí se zde například karta Odeslat / přijmout kalendář, která vyhne sekci Server.

V závislosti na typu poštovního protokolu, který používáte (na první obrazovce pracujeme s účtem IMAP), můžete nebo nemusíte mít možnost stahovat pouze záhlaví nebo označit / odznačit zprávy ke stažení atd..

Možnosti odesílání / příjmu závisí na způsobu nastavení e-mailových účtů, ale na krátké příběhy: doporučujeme IMAP.

Složka

Celkově je karta Folder ve všech režimech poměrně konzistentní, s výjimkou kalendáře. Níže se zobrazuje karta Složka doručené pošty, která vám umožňuje provádět nejrůznější administrace složek (pokud nepoužíváte účet IMAP, karta IMAP se nezobrazí).

Tlačítko Nastavení automatického archivace je trochu matoucí, protože nemá skutečný vliv na to, jak vaše schránka automaticky archivuje starou poštu. Chcete-li zachovat malou a snadnější správu své poštovní pošty, musíte otevřít možnosti a zúčastnit se nastavení AutoArchive. Otevřete možnosti a vyberte kategorii "Pokročilé".

Po nalezení možnosti AutoArchive klikněte na tlačítko "AutoArchive Settings ..." pro otevření mnohem užitečnějšího dialogu než to, co jste dostali z pásu karet.

Jak jsme již zmínili, většina karet složek je poměrně konzistentní v celém Outlooku kromě kalendáře, který zajišťuje funkce specifické pro kalendář. Nekopírujete ani nepřesouváte složky, kopírujete nebo přesouváte kalendáře atd.

Ve většině případů uděláte spoustu správy složek, pokud jde o vaše doručená pošta, protože samozřejmě e-mail se může rychle stát těžkopádným a ohromujícím, pokud nemáte dobrou strukturu složek a organizaci.

Pohled

Možnosti zobrazení obsahují následující základní funkce. Toto je karta Pohled, jak je vidět ze složky Doručená pošta.

Všimněte si tlačítka Okno připomenutí, které můžete kdykoliv otevřít a zkontrolovat své připomenutí, například pokud jste vynechali jeden nebo jste nepřítomně zamítli jiný. Máte-li nějaké připomenutí, můžete se rozhodnout, že je chcete odmítnout, stisknout tlačítko snooze nebo jednoduše odmítnout vše v jednom směru.

Ostatní záložky Zobrazení se budou lišit podle režimu. Kalendáři se připisuje následující, které přidává schopnost změnit aktuální zobrazení, uspořádání, barvu a rozložení. Část rozvržení opět obsahuje mnoho stejných věcí v celém Outlooku, ale je důležité si uvědomit, že to není univerzální, takže to, co povolíte v programech Úkoly, Kalendář nebo E-mail, nebude replikováno po celou aplikaci.

Také je důležité věnovat pozornost části Uspořádání. Zde vypadá sekční uspořádání v režimu Úkoly. Všimněte si, jak lze třídit a změnit zobrazení úkolů pro maximální dopad.

Použití karty Zobrazení podle vašich preferencí vám umožní rychle procházet a třídit informace, jak se zvyšuje a staví se v průběhu času. Váš kalendář nezůstane prázdný, vaše úkoly se vynásobí, pošty se hromadí, a tak pomocí různých uspořádání a rozvržení vám pomůže být mnohem produktivnější místo toho,.

Funkce Stuhy

Nyní diskutujeme, jak se vaše funkce mění z funkce na funkci. Zde je vše, co potřebujete klepnutím na základní e-mailovou zprávu, přidáním příloh, značek a formátování textu. Není nic příliš složitého a měli byste být schopni produkovat úžasnou e-mailovou zprávu.

Porovnejte to s Úkolovou páskou, která je přístupná spuštěním nebo otevřením úkolu. Chvilku si zapamatujte, jak je to odlišné od Message Ribbon.

Porovnejte to s kartou Vložit. Karta Vložit je statická po celou dobu aplikace Outlook, budete mít možnost ovlivnit obsah zprávy, úkol, událost kalendáře apod. Pomocí stejných voleb a funkcí.

E-mailové zprávy přidávají záložku Možnosti, která má poměrně málo užitečných funkcí. Kromě témat, které vám mohou nebo nemusí být užitečné, je možnost BCC (blind carbon copy, pokud chcete skrýt příjemce z hlavičky e-mailu) a funkce sledování. Celkově zde není nic důležitého, ale pokud budete někdy muset požádat o potvrzení o doručení nebo o přečtení, záložka Možnosti je místem, kam jít.

Záložka Formát textu je stejná bez ohledu na to, v jaké funkci se zabýváte, a o tom nemluví hodně. Tato karta má výraznou podobnost s formátovacími funkcemi nalezenými v aplikaci Word, takže pokud používáte aplikaci Word k psaní a formátování dokumentů, tyto ovládací prvky budou pravděpodobně známy.

Konečná karta Kontrola je karta "just-in-case". Můžete použít nástroje pro ověření pravopisu, abyste mohli zkontrolovat pravopis a gramatiku, najít lepší slovo a zjistěte, kolik slov je v e-mailu / úkolu / setkání.

Karta Přehled je stejná v aplikaci Outlook. Všimněte si také, že obsahuje jazykové funkce, zde můžete nastavit předvolby jazyků a předvolby pro kontrolu. Můžete také přeložit položky, například pokud odpovídáte zahraničnímu partnerovi nebo někdo posílá trochu textu v jiném jazyce.

To je do značné míry další funkce v aplikaci Outlook. Samozřejmě jsme přeskočili přes mnoho specifik, ale cítíme, že jakmile pochopíte povahu systému Ribbon. Když chcete funkci používat, víte, kde ji hledat.

Nastavení e-mailového účtu automaticky a ručně

Stručně diskutujte o nastavení e-mailového účtu automaticky a ručně. Při prvním spuštění aplikace Outlook se chyba vám nastaví účet.

Máte na výběr, můžete Outlooku nastavit ihned pomocí e-mailového účtu, nebo tuto část můžete přeskočit a později přidat účet.

Pokud zvolíte "Ne", zobrazí se varovná zpráva, která vám v podstatě říká, že aplikace Outlook je docela lame bez alespoň jednoho e-mailového účtu. Samozřejmě, můžete ji stále používat pro sledování úkolů, poznámek, uchování kalendáře a dalších věcí, ale aplikace Outlook je skutečně zážitkem z e-mailu.

V tomto ohledu nastavíme Outlook s e-mailovým účtem. Můžete se nejprve pokusit o to automaticky, kde zadáte nějaké zbytečné informace o svém účtu a aplikace se pokusí automaticky zjistit nastavení.

Někdy to funguje, něco, co ne. Pokud ano, vyhrajete a vy můžete přeskočit na další sekci. Pokud to neznamená nebo víte, že potřebujete nastavit další typ serveru, vyberte možnost "Ruční nastavení" a pokračujte kliknutím na tlačítko "Další".

Z důvodu účelnosti nastavíme již existující účet pomocí automatické metody. Ručně popisujeme ruční metody. Pokud potřebujete účet nastavit ručně, doporučujeme vám přeskočit na tuto sekci. Zatím jsme jednoduše použili účet Outlook.com, dodali naše heslo a vidíte níže uvedený výsledek.

Použití aplikace Outlook.com je snadná cesta, pokud chcete nastavit e-mail, který není společností Microsoft, budete pravděpodobně muset nakonfigurovat ji ručně. Pokud nevíte, jak to udělat, doporučujeme vám vyhledat způsob, jak nastavit aplikaci Outlook pomocí konkrétního e-mailu.

To znamená, že v našem jednoduchém příkladu klikneme na "Dokončit" a aplikace Outlook se otevře do naší lesklé nové schránky.

Ruční nastavení účtu

Nyní, když máte docela dobré znalosti o základních funkcích aplikace Outlook, pojďme se vrátit a diskutovat o tom, jak nastavit další e-mailové účty. Existuje velká šance, že jste jako mnoho jiných lidí a máte dva nebo více e-mailových účtů. Naštěstí můžete nastavit Outlook, aby fungoval s mnoha různými e-mailovými účty, včetně POP a IMAP, a můžete mít tolik účtů, které můžete osobně zvládnout.

POP a IMAP?

Co tedy mluvíme o POP a IMAP??

Protokol POP nebo Post Office byl navždy a pokud jste někdy používali klienta e-mailu pro připojení k e-mailu poskytovanému poskytovatelem ISP nebo načíst poštu z webmailové služby, pravděpodobně jste se připojili pomocí POP. POP je skvělý pro stahování vašich zpráv.

Pokud nastavíte účet pro práci s protokolem IMAP, aplikace Outlook zkopíruje strukturu složek online a obvykle bude synchronizovat pouze několik týdnů. Váš e-mail nebude odebrán ze serveru a můžete si jednoduše stáhnout pouze hlavičky zpráv, což je fantastické, pokud máte ve složkách 1000s zpráv.

Takže máte POP, který je zastaralý a něco jako mačetování vašeho e-mailu, a tam je IMAP, který je rafinovanější, moderní a vhodnější, pokud chcete zachovat stejnou schránku on-line a offline.

Jak jsme říkali, myslíme si, že IMAP je daleko lepší metoda.

Přidávání a správa více e-mailových účtů

Přidávání a správa více e-mailových účtů v aplikaci Outlook je velmi jednoduché. Pokud chcete přidat nový e-mailový účet, klikněte na kartu "Soubor" na pásu karet a klikněte na "Přidat účet". Zobrazí se obrazovka automatického nastavení účtu. Pokud chcete (nebo potřebujete) ručně nastavit účet, zvolte možnost "Ruční nastavení" a klikněte na tlačítko "Další".

Jak jsme již zmínili, vaše volba mezi typy účtů bude pravděpodobně POP nebo IMAP a nastavení účtu jako jednoho nebo druhého zpravidla bude zpřesněno vaším poskytovatelem e-mailu. To znamená, že pokud používáte službu Gmail nebo Yahoo !, nebo dokonce e-mail, který vám poskytne váš poskytovatel internetových služeb, měli byste se s nimi poradit nebo pomocí internetu pro konkrétní pokyny a nastavení, které budete potřebovat s aplikací Outlook.

Na druhou stranu, pokud používáte službu Outlook.com nebo jinou službu typu Exchange ActiveSync, budou informace jednoduše poskytnuty.

Jakmile přidáte své účty, pokud je někdy potřebujete spravovat, můžete vybrat účet, který chcete vyřešit, z rozbalovacího tlačítka v horní části stránky s informacemi o účtu, která se nachází na kartě Soubor.

Klikněte znovu na možnost Nastavení účtu a Nastavení účtu. Z výsledného okna můžete vytvořit nový účet, opravit stávající účet, odstranit ho, nastavit jako výchozí (pokud máte více než jeden) a samozřejmě změnit nastavení, pokud je to nutné.

Zde vidíme nastavení pro účet Outlook.com. Na to nemáme co dělat, i když jste nedávno změnili své heslo, můžete to rychle opravit.

Níže je nastavení IMAP, které bylo nakonfigurováno ručně podle nastavení poskytnutých společností Google.

Hej, tam je ještě mnohem víc, a dokonce se musíme zabývat "Dalšími nastaveními ...", abychom se vypořádali se serverovými porty.

Nezapomeňte, že jednou musíte dělat takové věci a pak je zapomenout. Pokud později nezměníte heslo nebo chcete přidat / odebrat účet, pak je práce s nastavením e-mailového účtu účinně ukončena.

Chcete-li se dozvědět více o přidávání účtů Gmail IMAP do aplikace Outlook, máme užitečný malý průvodce, který vám pomůže s tím.

Ready, Set, E-mail!

Zatímco můžete být spokojeni pouze s Gmailem nebo pouze s Yahoo! Poštu pro každodenní použití, pokud používáte několik e-mailových účtů, například osobní, profesionální a / nebo pracovní účet, pak mít poštovní klient, například Outlook, může eliminovat přepínání mezi účty, připojování schůzek do kalendáře nebo správu úkolů.

Je to skutečné, životaschopné řešení typu "vše v jednom" a vzhledem k novému zaměření Microsoftu na sadu Office zůstává důležitou součástí mnoha denních rutin uživatelů.

Jakmile jsou vaše e-mailové účty nastaveny a připraveny, můžete začít používat aplikaci Outlook a zkoumat všechny její funkce. Budete pravděpodobně považovat za poměrně snadno použitelný a je zde mnohem více, než vám nástroj Geek může pomoci s předchozími články nebo jednoduše informovat v našem diskuzním fóru.