Ušetřete čas pomocí vlastních vyhledávacích složek v aplikaci Microsoft Outlook
Hledání v aplikaci Outlook je poměrně snadné, ale proč se obtěžovat psát stejné vyhledávání znovu a znovu, pokud je budete pravidelně provádět? Složky vlastního vyhledávání umožňují uložit tato vlastní ukládání, abyste se k nim mohli vrátit pouze jedním kliknutím.
A přestože je to lákavé, že si prostě myslíte na vlastní vyhledávací složky jako uložené vyhledávání, jsou skutečně chladnější než to. Jelikož jsou automaticky aktualizovány, ve skutečnosti fungují spíše jako virtuální složky - podobně jako funkce Etikety v Gmailu, kromě silnějších. Chcete složku, která zobrazuje pouze zprávy, které jsou nepřečtené, od určité osoby a mají jednu nebo více příloh? Žádný problém.
Podívejme se na to, jak je nastavit.
Vytvoření složky předdefinovaného vyhledávání v aplikaci Outlook
Aplikace Outlook již obsahuje několik předdefinovaných složek vyhledávání, které můžete použít. Nemůžete dále přizpůsobovat žádné z těchto, ale stojí za to se na první pohled podívat jen v případě, že pokryjí vaše potřeby.
Nejprve najdete seznamy vyhledávání ve spodní části seznamu složek v datovém souboru aplikace Outlook na levé straně okna. Každý datový soubor má vlastní vyhledávací složku, takže pokud použijete aplikaci Outlook pro kontrolu více než jednoho účtu, můžete nastavit pro každou jinou složku vyhledávání.
Nebudete ale moci ani vybrat složku "Hledání složek", dokud nevytvoříte první vyhledávací složku. Chcete-li vytvořit složku hledání, přepněte na kartu "Složka" na pásu karet a klepněte na tlačítko "Nová složka hledání".
Otevře se okno Nová vyhledávací složka. Zobrazí se spousta předdefinovaných adresářů vyhledávání, které jsou organizovány do kategorií, jako je Čtení pošty, Pošta od lidí a seznamů a Organizování pošty. Většina složek je docela samozřejmostí, takže je nebudeme podrobně pokrýt - prostě je můžete procházet.
Tady vytváříme novou složku pro vyhledávání, která zobrazuje nepřečtené pošty. Je to super šikovný vyhledávací adresář, který má kolem, protože zobrazuje všechny vaše nepřečtené pošty bez ohledu na to, v jakém složku jsou uloženy. Stačí kliknout na vyhledávací složku, kterou chcete vytvořit, a pak stisknout tlačítko "OK".
Docela jednoduché, že? Nyní se podívejme na vytvoření vlastních složek pro vlastní hledání, které jsou mnohem silnější.
Vytvořit složku Vlastní hledání v aplikaci Outlook
Složky vlastního vyhledávání umožňují další kritéria, která předdefinované složky vyhledávání neobsahují - můžete vyhledávat v libovolném poli, které obsahuje zpráva aplikace Outlook. Důležité je, že můžete vytvořit vlastní vyhledávací složku, která používá několik kritérií pro výběr zpráv. Například byste mohli mít pouze jednu zprávu na displeji od určitých lidí, která mají specifická slova v řádku předmětu.
Chcete-li vytvořit složku hledání, přepněte na kartu "Složka" na pásu karet a klepněte na tlačítko "Nová složka hledání".
V okně Nový vyhledávací prvek přejděte dolů do dolní části seznamu, vyberte možnost "Vytvořit složku vlastní volby" a klepněte na tlačítko "Vybrat", které se zobrazí.
V okně Vlastní vyhledávací pole zadejte název složky.
Dále nastavíte kritéria vyhledávání, a tak stisknete tlačítko "Kritéria".
Okno Kritéria pro vyhledávací složky umožňuje skutečně přizpůsobit vyhledávání a můžete vybrat tolik dostupných kritérií, kolik chcete.
Karta Zprávy obsahuje základní kritéria, která vám umožní vyhledat konkrétní slova v předmětu nebo těle zprávy, odesílatelů a příjemců. Můžete také omezit vyhledávání na zprávy, kde jste jedinou osobou na řádku "Do" nebo na řádku "Komu" nebo "Komu" s ostatními lidmi.
A můžete dokonce zadat časový rozsah pro zprávy podle toho, kdy byly přijaty, odeslány, upraveny a podobně. Takže například můžete zobrazit pouze zprávy, které byly přijaty za posledních sedm dní.
Karta "Další volby" poskytuje ještě více kritérií pro zúžení vyhledávání. Můžete vyhledávat zprávy ve specifických kategoriích, ty, které jsou nepřečtené nebo mají přílohy, podle významu zprávy, těch, které jsou označeny nebo ne, a dokonce i podle skutečné velikosti zprávy. Ten poslední může být mimořádně užitečný při hledání a mazání velkých příloh.
Karta "Upřesnit" umožňuje přidávat kritéria založená na všech polích, které může objekt aplikace Outlook uložit. Existuje spousta z nich, takže je tady nebudeme pokrýt. Pokud však potřebujete hledat něco, co jste na jiných kartách nenalezli, je pravděpodobné, že je najdete kliknutím na tlačítko "pole" a procházením nabídek.
Po dokončení nastavení všech kritérií, které chcete na těchto třech kartách, pokračujte a klikněte na tlačítko "OK" pro návrat do okna Vlastní vyhledávací pole. Ještě jedna věc, kterou budete chtít nakonfigurovat, je ještě před tím, než skončíte.
Ve výchozím nastavení bude vytvořené vlastní vyhledávání vytažit ze všech složek v datovém souboru aplikace Outlook. Chcete-li to omezit pouze na určité složky, klikněte na tlačítko "Procházet".
V okně Vybrat složky vyberte složky, které chcete zahrnout do vyhledávání, a potom klepněte na tlačítko "OK".
A pak zpět do hlavního okna Přizpůsobit, pokračujte a znovu klikněte na tlačítko "OK".
Aplikace Outlook vytvoří složku vlastního hledání a přidá ji do zobrazení složky.
Až se dostanete na povědomí o používání, funkce Vlastní vyhledávací složky je poměrně silná. Zde jsou jen některé příklady věcí, které byste mohli používat složky pro vyhledávání:
- Zprávy od šéfa a od něj
- Zprávy s nevyřešenými následujícími příznaky podle kategorie (například můžete hledat pouze nevyřešené položky v osobní kategorii)
- Zprávy s velkou důležitostí
- Zprávy do a z klienta (Dokonce je možné použít jejich úplnou doménu ve vyhledávacím poli a zvolit prohledávání všech polí)
- Zprávy s přílohami, které jsou nad určitou velikostí (skvělé pro odstraňování velkých příloh a zmenšení velikosti datového souboru)
A to jen poškrábá povrch. Takže, jaké typy adresářů vytváříte? Dejte nám vědět v komentářích!
