Jak používat pravidla pro správu e-mailu aplikace Outlook.com

Pokud používáte aplikaci Outlook.com, možná vás zajímá, že nastavení pravidel pro správu příchozích a odchozích e-mailů může váš život mnohem jednodušší.

Co jsou pravidla?

V nejjednodušší podobě jsou pravidla aplikace Outlook akce, které váš e-mailový účet automaticky provede podle pokynů, které jste zadali. Existují dvě hlavní kategorie pravidel, která můžete vytvořit. Jedná se o organizační pravidla a pravidla založená na oznámení. Tato pravidla nejsou zpětná, což znamená, že se budou vztahovat pouze na nepřečtené zprávy.

1. Uspořádejte své e-maily - tato pravidla se zaměřují na podávání a uspořádání zpráv založených na odesílatelích, předmětových klíčových slovech a složkách v účtu aplikace Outlook. Ty jsou užitečné pro zasílání e-mailů do příslušných složek nebo kategorií.
2. Keep current - Tato pravidla vám zašlou oznámení na základě příchozích zpráv. Jsou užitečné, pokud chcete dostávat oznámení o nových e-mailových zprávách do mobilních zařízení.

Vytvoření nových pravidel v aplikaci Outlook.com

Jakmile jste přihlášeni k e-mailovému účtu aplikace Outlook.com, klikněte na tlačítko "Nastavení" a poté na možnost "Spravovat pravidla" vytvořte nové pravidlo.

Nyní klikněte na tlačítko "Nový" pro vytvoření prvního pravidla. Jak vidíte, existují dvě hlavní části. Vlevo přidělíte podmínku nebo více podmínek k identifikaci e-mailů, na které se bude vztahovat vaše nové pravidlo. Na pravé straně je místo, kde budete definovat, jaké akce Outlook bude mít s vašimi e-maily.

Pro tento příklad si vybereme dvě z devíti podmínek, které musí e-mail splňovat, stejně jako dvě z osmi akcí.

PODMÍNKY AKCE

Nejprve klikneme na odkaz podmínek a přidáme druhou podmínku. Řekněme, že všechny e-maily z adresy "[email protected]", které obsahují slovo "apple" v řádku předmětu, by měly být odeslány do složky s názvem "Apple Emails" a musí být kategorizovány jako "DŮLEŽITÉ !!!"

Postupujte tak, že upravíte své pravidlo, dokud tyto dvě části nevypadají jako obrázky níže.

Konečně klikněte na "Vytvořit pravidlo" a nechte jej vstoupit v platnost. Od této chvíle budou všechny e-maily od odesí[email protected], které obsahují slovo jablko v nich, považovány za důležité a přesunuty do složky "Apple Emails".

Chcete-li upravit některá z dříve vytvořených pravidel, stačí kliknout na pravidlo a upravit ji v zobrazeném okně. Chcete-li pravidlo smazat, stačí kliknout na malou koši vedle pravidla.

Vytvoření pravidel z e-mailových zpráv

Stránka "Správa pravidel" není jediným způsobem, jak vytvořit pravidla pro vaše e-maily. Pokud chcete vytvořit pravidlo založené na přijatém e-mailu, jednoduše ho najděte ve složce Doručená pošta a klikněte pravým tlačítkem na něj. Poté zvolte možnost "Vytvořit pravidlo".

Můžete také kliknout na e-mail a otevřít ji a vytvořit pravidlo výběrem možnosti z nabídky "Rozšířená nabídka".

Jakmile to učiníte, uvidíte vyskakovací okno, jak je znázorněno níže, ve kterém můžete upravit pravidlo podle potřeby.

Uspořádání pravidel

Je důležité si uvědomit, že aplikace Outlook.com automaticky vybere pravidla, která je definujete a implementujete podle pořadí, ve kterém se zobrazují ve vašem seznamu pravidel. To je důvod, proč je důležité uspořádat pravidla podle jejich významu. Jednoduše klikněte na šipky nahoru a dolů vedle pravidel a podle potřeby je pořadí.

Pravidla omezení

Nyní, když víte, jak vytvořit a uspořádat pravidla, musíte vědět, že jsou v aplikaci Outlook Web App také nějaká omezení. Existuje omezení, kolik pravidel můžete vytvořit. Z nějakého důvodu máte k pravidlům aplikace Outlook.com přiděleno pouze 64 KB. Neexistuje žádná definitivní odpověď na to, kolik pravidel můžete vytvořit, protože velikost pravidel se bude lišit podle délky pravidla a počtu podmínek a akcí, které jste definovali. Jakmile dosáhnete svého limitu, aplikace Outlook.com vás informuje, že nemůžete vytvořit další pravidla. V takovém případě je třeba konsolidovat pravidla nebo odstranit stará pravidla, která již nejsou potřeba.

Vedle omezení počtu pravidel, které můžete vytvořit, pokud používáte také pracovní plochu aplikace Microsoft Outlook s pravidly, můžete dostat varování, že vaše pravidla jsou v rozporu s pravidly v aplikaci pro počítače. Budete muset zkontrolovat, zda chcete konfliktní pravidla zakázat, případně je odstranit.

Gratulujeme, nyní víte, že v aplikaci Microsoft Outlook Web App už víte, co potřebujete vědět o vytváření, manipulaci a používání pravidel. Bavte se s vaší digitální komunikací snadněji v aplikaci Outlook.com.