Jak testovat čitelnost vašeho psaní v aplikaci Microsoft Word nebo Outlook

Aplikace Microsoft Word a Outlook již dlouho zobrazovaly schopnost zobrazovat statistiky "čitelnosti" toho, co píšete, takže víte, jak jednoduché nebo složité píšete. To vám pomůže zajistit, aby vaše psaní bylo dostatečně čitelné pro vaše zamýšlené publikum.

Ve starších verzích aplikace Word byla na vašem stavovém řádku k dispozici pouze jeden klik. Ve verzích, které začínají od roku 2013, je třeba nejdříve povolit tuto funkci a poté k ní přistupovat spuštěním kouzla a kontroly gramatiky.

Kontrola pravopisu a gramatiky ve službě Word a Outlook probíhá v panelu Proofing a nabízí poměrně solidní způsob kontroly dokumentů. Existují nějaké lepší doplňky kontroly gramatiky pro Office, ale i když je tato funkce povolena, budete muset stále povolit vestavěnou gramatickou kontrolu, abyste mohli používat statistiky čitelnosti. Ať už to stojí za to, je to na vás. A pokud vám nevadí, že je kontrola gramatiky aktivní, ale raději nechcete být rozptýlena tím, že při práci trpěliví zdůrazňuje, můžete vždy vypínat kontrolu pravopisu a gramatiky při psaní.

Jak povolit statistiku čitelnosti

Chcete-li získat přístup ke statistikám čitelnosti v aplikaci Word, musíte nejprve zapnout tuto funkci. V aplikaci Word klepněte na kartu Soubor a potom klepněte na příkaz Možnosti. V okně Možnosti vyberte kartu Proofing. Povolte políčka "Zkontrolujte gramatiku s pravopisem" a "Zobrazit statistiky čitelnosti". Po dokončení klikněte na tlačítko OK.

Proces je podobný v aplikaci Outlook. Klepněte na kartu Soubor a potom klepněte na tlačítko Možnosti. V okně Možnosti vyberte kartu Pošta a poté klikněte na tlačítko Pravopis a Autokorekce.

V okně Možnosti editoru vyberte kartu Proofing. Povolte políčka "Zkontrolujte gramatiku s pravopisem" a "Zobrazit statistiky čitelnosti" a potom klepněte na tlačítko OK.

Všimněte si, že v aplikaci Word i aplikaci Outlook můžete zrušit volbu možností kontroly pravopisných a gramatických chyb při psaní, pokud zjistíte, že rušivé.

Jak zobrazit statistiku čitelnosti

Nyní, když jste povolili čtení statistik, kontrola skóre čitelnosti dokumentu nebo výběru textu je jednoduchá. Jediné, co musíte udělat, je spustit kouzlo a kontrolu gramatiky. Můžete vybrat konkrétní text, který chcete zkontrolovat, nebo se ujistěte, že není vybráno nic, chcete-li zkontrolovat celý dokument. Zahajte kontrolu pravopisu a gramatiky stisknutím klávesy F7 nebo klepnutím na tlačítko Proofing ve stavovém řádku v dolní části okna.

Projděte kontrolu kouzla a gramatiky a po dokončení se zobrazí okno Statistiky čitelnosti.

V okně jsou zobrazeny některé základní statistiky, jako jsou počet slov a znaků, spolu s některými průměry, jako jsou věty v odstavci. V části Čitelnost se zobrazí dvě skóre: Flesch Reading Ease a Flesch-Kincaid Level Level. Oba skóre jsou založeny na vzorcích, které odpovídají průměrné délce vět (ASL) a průměrným slabikám za slovo (ASW).

• Flesch Reading Sase. Toto skóre hodnotí čitelnost vašeho textu v měřítku 100 bodů, přičemž vyšší skóre je snadněji čitelné. Skóre od 0 do 60 let je typicky považováno za vysokoškolské nebo vysokoškolské úrovni a je obtížné číst. Skóre z 60-80 se považuje za rozumně snadné číst a psát v obyčejné angličtině. Většina odborných dokumentů spadá do tohoto rozsahu. Vyšší skóre než 80 je pro děti považováno za snadno čitelné.
• Flesch-Kincaid stupeň. Tato hodnocení hodnotí čitelnost textu na základě úrovně školní třídy v USA. Skóre 4,0, například, znamená psaní, které lze pochopit čtvrtým srovnávačem. Většina odborných dokumentů spadá někde v rozmezí 7,0-11,0.

A pokud se vám líbí znalost matematiky za věcmi, vzorec použitý pro určení skóre Flesch Reading Ease je:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Vzorec použitý při stanovení skóre Flesch-Kincaid Level Level je:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

A to je vše! Jedná se o jednoduchou funkci, kterou je možné povolit a používat, a přestože nebudete chtít založit vše, co píšete na skóre čitelnosti, mohou být stále užitečným nástrojem pro to, abyste se ujistili, že narazíte na správné publikum se svým psaním.