Jak uložit e-maily (a další položky) jako soubory v aplikaci Microsoft Outlook

E-maily, kontakty a schůzky aplikace Outlook můžete uložit jako jednotlivé soubory. Ukládání těchto položek vám umožní rychlejší a snadnější přístup k nim. Je to pohodlný způsob, jak zálohovat nebo sdílet určité zprávy, nebo je jednoduše zpřístupnit.

Jak uložit e-mailovou zprávu jako soubor

Za prvé, podívejme se, jak ukládat zprávy jako soubory v aplikaci Outlook. To může být užitečné, pokud chcete zálohovat kopii e-mailu v počítači (nebo kopírovat do jiného počítače) nebo chcete-li použít zprávu jako šablonu pro budoucí zprávy později.

Začněte tím, že otevřete zprávu, kterou chcete uložit. V okně e-mailu klikněte na nabídku "Soubor" na pásu karet.

Vyberte příkaz "Uložit jako".

V nabídce "Uložit jako" přejděte na místo, kam chcete soubor uložit, a zadejte název souboru. Ve výchozím nastavení název aplikace Outlook do řádku předmětu zprávy, ale můžete jej změnit na to, co chcete.

Zprávu můžete také uložit jako různé typy souborů pomocí rozbalovací nabídky "Uložit jako typ". Výchozí je formát zprávy aplikace Outlook. Pokud to zvolíte, můžete pouze dvojitým kliknutím na soubor otevřít v aplikaci Outlook znovu. Existuje však i několik dalších možností, z nichž si můžete vybrat:

Pouze text: Když uložíte zprávu jako soubor pouze text, ukládáte pouze slova, nikoli formátování nebo obrázky.
Šablona aplikace Outlook: Uložení zprávy jako šablony aplikace Outlook znamená, že můžete použít formátování pro budoucí e-maily. Při otevření souboru aplikace Outlook vytvoří novou zprávu s obsahem souboru, který můžete potom adresovat a odeslat na jeho cestu.
HTML: Uložení zprávy jako dokumentu HTML znamená, že ukládáte e-mail, který chcete zobrazit na webové stránce. Zprávu budete moci otevřít v libovolném webovém prohlížeči.
MHT: Soubor MHT je soubor archivu webové stránky. Stejně jako soubor HTML, je navržen tak, aby byl zobrazen ve webovém prohlížeči. Na rozdíl od souboru MHT uloží soubor HTML celý text, kód, obrázky a další médium do jednoho souboru.

Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit.

Vaše zpráva je nyní uložena jako soubor.

Jak uložit e-mailovou zprávu jako PDF

Můžete také uložit e-mail jako PDF pomocí vestavěné tiskárny PDF sady Office. Ukládání jako PDF je skvělý způsob, jak uložit záložní kopii zprávy, kterou budete moci číst ve správném formátu.

V okně zpráv klepněte na nabídku "Soubor" na pásu karet.

Klikněte na příkaz "Tisk".

Klepněte na rozbalovací nabídku "Tiskárna" a poté vyberte možnost "Tisk v PDF".

Všimněte si, že pokud máte v počítači nainstalovanou jinou aplikaci pro vytváření PDF (nebo používáte MacOS), možnosti zde mohou být jiné. Pokud máte například nainstalovaný program Adobe, pravděpodobně se zobrazí možnost "Adobe PDF". To bude fungovat stejně dobře.

Poté klikněte na tlačítko "Tisk".

V okně "Uložit PDF jako", které se otevře, vyberte místo, kam chcete uložit PDF, zadejte název souboru a klepněte na tlačítko "Uložit".

Nyní jste uložili svůj e-mail jako PDF.

A nezapomeňte, že od té doby, co právě tisknete do renderovacího mechanismu PDF, stejný trik funguje přesně stejně jako ukládání jakékoli položky v aplikaci Outlook (kontakty, schůzky apod.) Do formátu PDF.

Jak uložit kontakt jako soubor

Můžete také uložit kontakty jako soubory pomocí aplikace Outlook. Pracuje téměř stejně jako ukládání zpráv a může být užitečné pro zálohování jednotlivých kontaktů nebo přesunutí do nového počítače. Kontakty jsou také uloženy jako soubory Vcard (CVF) - formát používaný mnoha dalšími aplikacemi, které pracují s kontakty. Také je snadné přenést kontakt do jiné aplikace nebo odeslat informace kontaktu někoho jinému, aby ho mohli importovat do jakékoliv aplikace, kterou používají.

V okně Kontakt klepněte na tlačítko "Soubor" na hlavní pásu.

Klikněte na příkaz "Uložit jako".

V okně "Uložit jako" přejděte na místo, kam chcete uložený soubor kontaktů, a pokud chcete, změňte název.

Stejně jako u zpráv můžete z rozbalovací nabídky "Uložit jako typ" zvolit několik různých formátů souborů:

Pouze text: Když uložíte svůj kontakt jako soubor jen pro text, ukládáte pouze slova, nikoli formátování nebo obrázky.
Formát RTF: Uložení kontaktu jako souboru s bohatým textem znamená, že v souboru můžete uložit několik různých typů formátování, například tučné a kurzíva, spolu s obrázky. Tento formát může být užitečný, pokud máte obrázek s kartou kontaktu.
Formát zprávy aplikace Outlook: Když uložíte svůj kontakt ve formátu zprávy aplikace Outlook, můžete jej otevřít v aplikaci Outlook (i v jiném počítači) a pracovat jako každý jiný kontakt aplikace Outlook. Ale pak se bude chovat stejným způsobem, pokud jej uložíte ve výchozím formátu VCF, takže zde není velká výhoda.

Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit.

Váš kontakt byl nyní uložen jako soubor.

Jak uložit schůzku (nebo celý kalendář) jako soubor

Stejně jako u jiných položek aplikace Outlook můžete také uložit události jako soubory. Zatímco není tolik užitečné zálohovat uložené kopie jednotlivých schůzek, Outlook podporuje standard vCalendar, což znamená, že můžete schůzku uložit, poslat ji někomu jinému a potom ji můžete importovat do jiné podporované aplikace.

Otevřete schůzku, kterou chcete uložit. V okně události klikněte na nabídku "Soubor" na pásu karet.

Klikněte na příkaz "Uložit jako".

Přejděte na místo, kam chcete schůzku uložit, a poté jej pojmenujte.

Stejně jako u zpráv a kontaktů můžete z rozbalovací nabídky "Uložit jako typ" zvolit několik různých formátů souborů:

Pouze text: Když uložíte schůzku jako soubor pouze pro text, ukládáte pouze slova, nikoli formátování nebo obrázky.
Šablona aplikace Outlook: Uložení schůzky jako šablony aplikace Outlook znamená, že můžete použít formátování pro budoucí kalendáře nebo schůzky v kalendáři.
Formát zprávy aplikace Outlook: Když uložíte schůzku ve formátu zprávy aplikace Outlook, můžete ji znovu otevřít v aplikaci Outlook, a to i v jiném počítači.
HTML: Uložení zprávy jako dokumentu HTML znamená, že ukládáte schůzku, kterou chcete zobrazit na webové stránce.
MHT: Soubor MHT je soubor archivu webové stránky. Stejně jako soubor HTML, je navržen tak, aby byl zobrazen ve webovém prohlížeči. Na rozdíl od souboru MHT uloží soubor HTML celý text, kód, obrázky a další médium do jednoho souboru.
Formát iCalendar: iCalendar je další kalendářový standard, který umožňuje přenášet informace o kalendáři do různých kalendářových aplikací.

Vyberte, zda chcete uložit jednu schůzku nebo celý kalendář. Ukládání celého kalendáře uloží všechna data v aktuálním kalendáři aplikace Outlook.

Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit.

A nyní jste úspěšně uložili schůzku nebo kalendář.