Jak chránit dokumenty a soubory PDF s vlastníkovými a uživatelskými hesly v LibreOffice
Existují dva způsoby, jak chránit soubor PDF: heslo vlastníka a uživatelské heslo. Vysvětleme účel každého z nich a ukážeme vám, jak je aplikovat na soubory PDF.
Heslo vlastníka nebo oprávnění umožňuje použít oprávnění k souboru PDF. Pokud například nechcete povolit tisk souboru PDF nebo stránky, které chcete extrahovat, můžete zvolit, co chcete povolit, a nepovolit a nepoužít heslo souboru vlastníka do souboru PDF. Heslo vlastníka může být také nazýváno hlavním heslem. To vám umožňuje změnit tato oprávnění.
Heslo Uživatele nebo Otevřít umožňuje uživateli požadovat zadání hesla pro zobrazení PDF. Pokud nezadáte správné heslo, soubor PDF se neotevře.
Existuje několik online služeb pro ochranu souborů PDF, jako je PDFProtect, ale pokud chcete přidat citlivé dokumenty do hesla, nejste si jistý, že byste je mohli poslat na službu, kterou neznáte. Takže se zaměříme na nejlepší možnost offline v této příručce.
Objasnili jsme, jak vytvořit soubor PDF chráněný heslem v aplikaci Microsoft Word, ale přidává pouze uživatelské heslo. Není možné přidat heslo vlastníka. Provedli jsme nějaký výzkum a našel jsme nejlepší možnost, jak chránit soubory PDF v režimu offline, je bezplatná kancelářská sada LibreOffice. Ukážeme vám, jak chránit dokument aplikace Microsoft Word nebo LibreOffice Writer s heslem a jak vytvořit dokument chráněný heslem PDF.
POZNÁMKA: V našem příkladu používáme soubor Word, ale můžete s dokumenty LibreOffice Writer (soubory .tt) dělat totéž. Soubory PDF můžete také otevřít v aplikaci LibreOffice. Otevírají se v aplikaci LibreOffice Draw, a to i v případě, že jste ve Writer, Calc nebo Impress, ale postup pro ochranu heslem v programu Draw je stejný jako u ostatních programů LibreOffice a je popsán v kapitole Jak převést dokument na Soubor PDF chráněný heslem ". Převádíte nechráněný soubor PDF na heslo chráněné heslem.
Jak přidat dokumenty k otevřeným a oprávněním k dokumentu
Než začnete, stáhněte LibreOffice a nainstalujte jej, nebo si můžete stáhnout přenosnou verzi, pokud byste radši neinstalovali LibreOffice. Otevřete aplikaci LibreOffice Writer a otevřete soubor aplikace Word. Klikněte na šipku dolů na tlačítku "Uložit" na panelu nástrojů av rozevírací nabídce vyberte možnost Uložit jako.
V dialogovém okně Uložit jako přejděte na místo, kam chcete chráněný dokument uložit. Pro náš příklad chceme nahradit původní dokument. Pokud chcete chráněný dokument uložit jako nový soubor, zadejte jiný název souboru do pole "Název souboru". Chcete-li dokument chránit heslem, zaškrtněte políčko "Uložit s heslem". Pak klikněte na tlačítko "Uložit".
Pokud nahrazujete původní soubor, zobrazí se dialogové okno Potvrdit uložení jako. Chcete-li soubor nahradit, klepněte na tlačítko Ano.
V dialogovém okně Nastavit heslo můžete zadat dva typy hesel, stejně jako hesla uživatelů a majitelů souborů PDF. Požadovat, aby uživatel zadal heslo pro zobrazení dokumentu (například uživatelské heslo), zadejte do pole "Zadejte heslo k otevření" a do pole "Potvrdit heslo" v části "Heslo šifrování souborů" heslo. Pokud chcete dokument chránit také proti úpravám (například heslo vlastníka), klikněte na tlačítko "Možnosti" uprostřed dialogového okna a zadejte heslo do pole "Zadejte heslo pro povolení úpravy" a pole "Potvrdit heslo" v části Heslo pro sdílení souborů.
Poznámka: Heslo sdílení souborů funguje pouze pro dokumenty aplikace LibreOffice Writer, nikoliv pro dokumenty aplikace Word. Chcete-li použít heslo pro sdílení souborů, uložte dokument jako soubor ODT, což je první možnost v rozevíracím seznamu "Uložit jako typ" v dialogovém okně Uložit jako zobrazeném výše.
Zadání hesla, které umožňuje automatické úpravy, způsobuje otevření dokumentu v režimu pouze pro čtení. Chcete-li soubor otevřít pouze v režimu pouze pro čtení bez hesla, zaškrtněte políčko Otevřít soubor jen pro čtení a ponechte heslo v poli Sharing File empty.
Klikněte na tlačítko "OK".
Pokud jste k dokumentu otevřeli heslo, při příštím otevření souboru budete požádáni o zadání otevřeného hesla.
Pokud je váš soubor dokument LibreOffice Writer (.odt) a přiděli jste mu heslo pro sdílení souborů, dokument se otevře v režimu pouze pro čtení. Chcete-li dokument upravit, klepněte na tlačítko "Upravit dokument" ve žluté liště.
Budete požádáni o zadání hesla pro sdílení souborů, abyste mohli soubor upravit.
Jak převést dokument do souboru PDF chráněného heslem
Můžete také převést dokument aplikace Word nebo dokument LibreOffice do souboru chráněného heslem a použít hesla uživatele a vlastníka. Chcete-li to provést, otevřete dokument a potom vyberte možnost Exportovat jako PDF z nabídky Soubor.
V dialogovém okně Možnosti PDF klepněte na kartu Zabezpečení.
Ve skupinovém rámečku Šifrování souborů a oprávnění je zpočátku nastaveno "No open password set" (uživatelské heslo) a "No permission password set" (heslo vlastníka). Chcete-li nastavit tato hesla, klikněte na "Nastavit hesla".
V dialogovém okně Nastavit hesla pod položkou Nastavit otevřené heslo dvakrát zadejte uživatelské heslo, které bude nutné pro zobrazení souboru PDF. V části Nastavení hesla oprávnění zadejte heslo vlastníka, které brání tomu, aby byl soubor PDF vytištěn, upravován nebo obsah extrahován z něj. Klikněte na tlačítko "OK".
POZNÁMKA: Nemusíte používat obě hesla, ale doporučujeme, abyste pro větší bezpečnost. Soubor PDF s pouze jedním ze dvou použitých hesel (jeden) není tak bezpečný jako jeden s použitím obou hesel. Planet PDF vysvětluje, proč jsou dvě hesla lepší než jedna při zabezpečení souborů PDF.
Vrátíte se do dialogového okna Možnosti PDF a stav hesel, které jste nastavili, se zobrazí pod tlačítkem Nastavit hesla. Pokud jste zvolili nastavení oprávnění (vlastníka), budou aktivní možnosti na pravé straně dialogového okna. Pokud nechcete, aby někdo vytiskl dokument nebo provedl jakékoliv změny v dokumentu, v části Tisk a změny vyberte možnost Nepovoleno. Pokud chcete pouze omezit typ tisku a změny, které lze provést, vyberte v části Tisk a změny další možnost. Pokud nechcete, aby někdo z vašeho souboru PDF kopíroval obsah, zkontrolujte, zda není zaškrtnuto políčko "Povolit kopírování obsahu". Pro účely přístupnosti je dobré nechat zaškrtnuto políčko "Povolit přístup pro přístup k textům". Klikněte na "Exportovat".
V dialogovém okně "Exportovat" přejděte do složky, ve které chcete uložit soubor PDF chráněný heslem. Do pole Název souboru zadejte název souboru a klikněte na tlačítko Uložit..
Pokud jste do souboru PDF přiřadili otevřené (uživatelské) heslo, při příštím otevření jej budete vyzváni k zadání tohoto hesla.
U záhlaví názvu souboru v záhlaví se zobrazí "(SECURED)", což znamená, že je šifrovaný soubor PDF.
Pokud jste do souboru PDF použili heslo k oprávnění (majitele) a zvolili jste, že nepovolíte tisk, zjistíte, že možnost "Tisk" je šedá, když klepnete na kartu "Soubor".
Postupy pro přidávání hesel otevřených a oprávnění do dokumentu a pro konverzi dokumentu do souboru PDF chráněného heslem jsou stejné v programech LibreOffice Calc, Impress a Draw.
