Jak spravovat AutoArchive v aplikaci Outlook 2010

Chcete-li, aby aplikace Outlook 2010 byla čistá a byla spuštěna rychleji, je jednou z možností nastavení automatické archivace. Dnes vám ukážeme, jak konfigurovat a spravovat funkci v aplikaci Outlook 2010.

Použití automatického archivace umožňuje spravovat prostor ve schránce nebo na poštovním serveru přesunutím starších položek do jiného umístění na pevném disku.

Povolit a konfigurovat automatické archivování

V aplikaci Outlook 2010 není automatické archivování ve výchozím nastavení povoleno. Chcete-li jej zapnout, klikněte na kartu Soubor a otevřete zobrazení zákulisí, poté klikněte na Možnosti.

Otevře se okno Možnosti aplikace Outlook a poté klikněte na tlačítko Upřesnit a potom na tlačítko Automatické archivace.

Otevře se okno AutoArchive a všimnete si, že vše je šedé. Zaškrtněte políčko vedle Spusťte automatickýArchive každý ...

Poznámka: Pokud zvolíte možnost Trvale smazat staré položky, nebudou archivovány e-maily.

Nyní můžete zvolit nastavení způsobu, jakým chcete spravovat funkci automatického archivace. Zvolte, jak často chcete, aby se spustila, výzva před spuštěním funkce, kam přesunout položky a další akce, které chcete během procesu provést. Po provedení výběru klikněte na tlačítko OK.

Ruční konfigurace jednotlivých složek

Pro větší kontrolu nad jednotlivými archivovanými složkami klikněte pravým tlačítkem myši na složku a klikněte na Vlastnosti.

Klikněte na kartu Automatické archivace a vyberte nastavení, která chcete pro tuto složku změnit. Můžete například nechcete archivovat určitou složku nebo přesunout archivovaná data do určité složky.

Chcete-li ručně archivovat a zálohovat položku, klepněte na kartu Soubor, Nástroje čištění a pak na položku Archivovat.

Klikněte na přepínač vedle Archivujte tuto složku a všechny podsložky. Vyberte složku, kterou chcete archivovat. V tomto příkladu chceme archivovat tento adresář na jeho konkrétní místo.

Soubory .pst jsou uloženy ve složce dokumentů a pokud je budete muset později k nim přistupovat.

Po nastavení programu AutoArchive naleznete položky v archivovaných souborech. V navigačním podokně rozbalte složku Archives v seznamu. Potom můžete zobrazit zprávy a přistupovat k nim.

Můžete také přistupovat k nim klepnutím na kartu Soubor \ Otevřít a poté Otevřít soubor dat aplikace Outlook.

Poté můžete procházet archivovaný soubor, který chcete otevřít.

Archivace starých e-mailů je dobrým způsobem, jak udržet příjemnou čistou poštovní schránku, urychlit zážitek z aplikace Outlook a ušetřit místo na poštovním serveru. Druhou příjemnou věcí je, že můžete nakonfigurovat své e-mailové archivy a konkrétní složky tak, aby vyhovovaly vašim e-mailovým potřebám.