Jak spravovat přílohy v aplikaci Outlook 2013
Přichází čas, hledání práce nebo sdílení fotografií se staršími členy rodiny, kde možná budete muset poslat věci starým způsobem - jako přílohu e-mailu. Pokud pracujete e-mailem, může být součástí e-mailového repertoáru.
Věc o přílohách je, že jde o nějaký nepopsaný kód, pokud jde o jejich odeslání. Například když můžete poslat obrovský soubor do e-mailu (záleží na tom, jakou službu nebo ISP používáte, to dovolí), není to nutně efektivní. Podobně, odesílání více souborů je obvykle lépe dosaženo v souboru kontejneru.
Samozřejmě, v závislosti na typu souboru, může nebo nemusí dorazit na místo určení. Soubory, jako například soubory končící v .EXE, .BAT a jiných spustitelných typech, budou často (obvykle) blokovány nebo odejmuty kvůli jejich souvislostem s malwarem. Pokud chcete odeslat soubor jako tento, pravděpodobně budete muset obklopit archiv .ZIP.
Sestavení e-mailu a správa kontaktů v aplikaci Outlook je velmi jednoduché a při přidávání a manipulaci s přílohami by měla být druhá příroda již nyní, mnoho uživatelů si nemusí uvědomit, že to dělají lépe.
Přidání přílohy
Chcete-li přidat přílohu, přetáhněte soubor nebo soubory do prázdné e-mailové zprávy a vložte ji jako přílohu. Nebo klepněte na tlačítko "Připojit soubor" na pásu karet v části Zahrnout.
Budete muset procházet místo, kde se nachází soubor, který chcete připojit, a pak vybrat soubor nebo soubory, které chcete zahrnout do své zprávy, a pak kliknout na "Vložit". Alternativně klepněte na malou šipku a vyberte "Vložit jako Text "a vaše příloha budou vloženy do řádku, což znamená, že se objeví ve vaší zprávě namísto jako samostatný soubor.
Jakmile budete připojeni, budete ji moci vidět v poli Připojené pod čárou Předmět.
Konečně, řekněme, že máte připoutanou přílohu, a uvědomujete si, že je to špatná. Bez problému můžete jednoduše vybrat přílohu stisknutím klávesy "Odstranit" na klávesnici nebo kliknutím pravým tlačítkem myši a výběrem možnosti "Odebrat".
Soubory však nejsou jedinou věcí, kterou lze připojit ke zprávě, ale můžete také připojit položky a podpisy.
Připojení jiných věcí
Položky mohou obsahovat vizitky (dříve diskutované .VCF soubory), kalendáře a položky aplikace Outlook, které mohou být poznámky, úkoly, kontakty a další věci, které otevřete v aplikaci Outlook.
Kalendáře jsou další věc, kterou budete chtít čas od času sdílet, a pokud kliknete na tlačítko "Připojit položku", uvidíte, že je to snadné. Sdílení kalendáře neznamená, že musíte každý den sdílet každou položku. Možná budete chtít sdílet několik dní nebo týden, například pro služební cestu nebo rodinnou dovolenou.
Sdílení kalendáře vám umožní zvolit skutečný kalendář, rozsah dat, detaily a další pokročilé možnosti.
Když kliknete na tlačítko "OK", uvidíte, že kalendář bude připojen k e-mailové zprávě, aby mohl být otevřen a zobrazen, ale bude také vložen do skutečné zprávy, takže si ji příjemci mohou pohodlně prohlédnout.
Položky aplikace Outlook jsou v podstatě vše, co můžete vytvořit v aplikaci Outlook, které lze pak připojit a odeslat ostatním uživatelům aplikace Outlook. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, jak to funguje. Zvolíte zdroj a pak odtud vyberte položku nebo položky (můžete vybrat více než jednu), kterou chcete připojit.
Poznámka: Můžete se rozhodnout, zda chcete, aby se položka dostala jako skutečná fyzická příloha nebo vložená jako text pouze. Je to stejné, jako jsme si dříve řekli, kde můžete "Vložit jako text" a objeví se jako součást fyzické zprávy.
Vizitky mohou nebo nemusí být jednou z věcí, které používáte nebo potřebujete, ale je to opravdu pohodlný způsob, jak sdílet své okamžité detaily v jednoduchém a pohodlném balíčku. Chcete-li sdílet svou vizitku (nebo někdo jiný), jednoduše si ji vyberte z nabídky Připojit položku a zobrazí se vaše kontakty
Vyberte kartu nebo karty, které chcete připojit, a klikněte na tlačítko OK a karty se zobrazí jako text a budou také připojeny jako soubor .VCF, což znamená, že je lze importovat do jakéhokoli adresáře, který tyto soubory podporuje.
Sdílení kontaktů jako vizitek je opravdu rychlý a pohodlný způsob, jak poskytnout někomu jiným kontaktní informace nebo importovat informace o kontaktech od někoho jiného, aniž byste je museli ručně zadávat do adresáře.
Manipulace s přílohami
Samozřejmě, e-mailem je vždy možnost dostávat i dávat. Takže, co děláte, když do příchozí zprávy přijde zpráva s přílohami? Obvykle je to docela jednoduché, jako v následujícím obrázku. Vidíte, že naše zkušební zpráva přichází s připojeným obrázkem.
Pokud jednoduše klikneme na přílohu, uvidíme, že se v nabídce Nástroje pro přihlášení k hovoru na pásu objeví možnosti. Odtud můžete na ni učinit opatření. Všimněte si také, že pokud obdržíte více souborů, můžete uložit všechny přílohy najednou a pokud si nejste jisti, zda je vůbec vhodné otevřít přílohu vůbec, můžete ji odstranit, i když je pravděpodobně moudřejší, máte pochybnosti.
Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na libovolnou přílohu zprávy a pomocí výsledné rozevírací nabídky můžete provést stejná opatření, jaká se nacházejí na pásu karet.
Při manipulaci s přílohami se objevují námitky. Přílohy mohou být nebezpečné, protože každý, kdo v posledních dvaceti letech použil e-mail, může potvrdit. V dolní řadě neotvírejte nic, co není od někoho, koho neznáte nebo nevěříte, a vždy používejte ve svém počítači počítač s viry a malwarem.
Správa více souborů nebo velkých souborů jako příloh
Mluvili jsme trochu o tom, jak zvládnout jeden nebo možná několik příloh, ale co když chcete připojit desítky nebo dokonce stovky souborů? Nebo co když chcete připojit velký soubor?
Odesílání velkých příloh je trochu neochvějné, zvlášť pokud někdo dostane do procesu mnoho e-mailů. Problém s odesíláním velkých souborů přes e-mail není takový, zda poštovní server povolí přílohy nad určitou velikost. Z větší části pravděpodobně nebudete posílat soubor mnohem větší než jeden megabajt nebo dva, nebo alespoň byste neměli.
Přesto budou ty časy, kdy budete muset poslat něco, co je trochu těžkopádné. Pokud používáte službu webmail, jako je Yahoo, Gmail nebo Microsoft, budou mít velikostní omezení (25Mb, 25Mb, 20Mb), stejně jako váš ISP, např. Comcast, Time Warner, AT & T atd. Bude také (obvykle asi 10 Mb).
Ve většině případů, když jsou soubory příliš velké nebo početné, odkládáme používání cloudové služby, která je bohatá a nabízí dostatek volného místa pro odesílání většiny souborů. Více často než ne, stačí nahrát soubory do jednotky cloud a poté je sdílet, je rychlejší a spolehlivější než e-mail. Máme praktický návod, jak přesně vysvětlit, jak posílat velké soubory přes e-mail, pokud se chcete dozvědět více.
Pokud jde o odesílání více souborů, neměli byste mít problém za předpokladu, že je to málo, ale jakmile začnete připojovat desítky obrázků nebo dokumentů, věci se mohou trochu obtěžovat. Znovu zvažte využití cloudové služby. Bez ohledu na to, doporučujeme určitě zip několik souborů před odesláním. Systém Windows má nativní podporu souborů zip, takže se nemusíte obávat, že váš příjemce nebude moci otevřít.
Přečtěte si tento článek, který vysvětluje vše, co potřebujete vědět o komprimovaných souborech.
To se zdá být docela dobré místo, abychom ukončili naši diskusi o přílohách. Nejsou to složitý předmět, ale bez ohledu na to, zda používáte aplikaci Outlook, Gmail nebo jiný e-mail, může posílání souborů vyžadovat několik dalších kroků, než je jednoduše připojit.
Zatím jsme se zabývali nejzákladnějšími částmi e-mailových e-mailů aplikace Outlook - kontakty, adresování, kompilace - to vše jsou velmi jednoduché věci. Nyní s přílohami máte poměrně dobrou znalost jednoduchých věcí.
Nyní je čas posílit naši hru. Při používání služby Outlook a hromadění e-mailů se budete muset naučit, jak je spravovat pomocí nástrojů, jako jsou Rychlé kroky a pravidla, o kterých budeme hovořit v připravované funkci. Mezitím a jako vždy vás vyzýváme, abyste nám poskytli zpětnou vazbu v našem diskusním fóru.
