Jak exportovat a importovat pravidla v aplikaci Outlook

Pokud používáte aplikaci Outlook po nějakou významnou dobu, pravděpodobně máte několik pravidel, která vám pomohou spravovat přílivovou vlnu e-mailu. Máte-li nový počítač nebo přeinstalujete systém Windows, nemusíte je znovu nastavovat, stačí je exportovat.

Pravidlo v aplikaci Outlook je sada kroků, která jste si nastavili automaticky přijmout konkrétní akce na e-mailových zprávách po jejich přijetí. Například můžete automaticky zobrazit upozornění, když obdržíte důležité e-maily, přesouváte podobné e-maily do určité složky nebo označte zprávu pro následné sledování v určitou dobu.

Naštěstí má aplikace Outlook způsob, jak tato pravidla zálohovat. To je užitečné, pokud musíte přeinstalovat systém Windows, nastavit aplikaci Outlook v novém počítači nebo sdílet pravidla s jinými lidmi.

Jak exportovat pravidla aplikace Outlook

Chcete-li začít, ujistěte se, že je aktivní karta "Domov". V sekci "Přesunout" klikněte na "Pravidla" a z rozevírací nabídky vyberte možnost "Spravovat pravidla a upozornění".

POZNÁMKA: Pravidla a upozornění můžete také přistupovat klepnutím na kartu "Soubor" a klepnutím na tlačítko "Spravovat pravidla a upozornění" na obrazovce "Informace o účtu".

Zobrazí se dialogové okno "Pravidla a upozornění". Na kartě Pravidla e-mailu klikněte na panelu nástrojů nad seznamem vytvořených pravidel na "Možnosti".

POZNÁMKA: Všechna zde uvedená pravidla budou zálohována, nejen vybraná pravidla.

V dialogovém okně Možnosti klikněte na tlačítko Exportovat pravidla..

Zobrazí se dialogové okno "Uložit exportovaná pravidla jako". Přejděte do složky, ve které chcete uložit soubor zálohování pravidel. Do pole "Název souboru" zadejte název záložního souboru. Ve výchozím nastavení je v rozevíracím seznamu "Uložit jako typ" zvolen typ "Pravidla průvodce pravidly (* .rwz)" a rozšíření .rwz je automaticky přidáno do souboru. Pokud sdílíte vaše pravidla s jinými lidmi, kteří používají stejnou verzi aplikace Outlook jako vy, klikněte na tlačítko Uložit. Pokud sdílíte soubor pravidel s někým, kdo používá starší verzi aplikace Outlook, musíte před uložením souboru zvolit jiný typ souboru pravidel, jak je popsáno níže.

Kromě formátu souboru pravidel pro aktuální verzi aplikace Outlook nabízí rozevírací seznam "Uložit jako typ" tři další formáty souboru pravidel pro uživatele, kteří stále používají aplikaci Outlook 2002, 2000 nebo 98. Vyberte jednu z následujících možností: tyto možnosti podle potřeby a potom klikněte na "OK" pro uložení souboru pravidel.

Poznámka: Pokud sdílíte vaše pravidla s více lidmi používajícími různé starší verze aplikace Outlook, vyberte nejčasnější verzi, protože starší soubory pravidel mohou být vždy otevřeny v novějších verzích aplikace Outlook.

Jakmile exportujete soubor s pravidly, v dialogových oknech "Možnosti" a "Pravidla a výstrahy" klikněte na tlačítko "OK" pro návrat na hlavní obrazovku pošty (nebo na obrazovce "Informace o účtu" v závislosti na tom, kde jste začali).

Nyní můžete zálohovat výsledný soubor .rwz na jakoukoli externí nebo síťovou jednotku nebo je sdílet s jinými lidmi.

Jak importovat pravidla aplikace Outlook

Řekněme, že jste nastavili svůj nový počítač, nainstalovali jste sadu Office, importovali zálohovaný datový soubor aplikace Outlook (pravidla nejsou uloženy do datových souborů aplikace Outlook) ze starého počítače a jste připraveni kontrolovat e-mail. Pojďme importovat ty pravidla, které jste vytvořili a zálohovali, takže aplikace Outlook může automaticky přijímat akce na e-mailu, jakmile to přijde. Otevřete dialogové okno "Pravidla a výstrahy" jedním ze dvou způsobů, které jsme diskutovali dříve. Všimněte si, že seznam pravidel je prázdný. Chcete-li to opravit a importovat pravidla, klikněte na tlačítko "Možnosti".

V dialogovém okně Možnosti klikněte na tlačítko Importovat pravidla..

Zobrazí se dialogové okno "Importovat pravidla z". Přejděte do složky, ve které jste uložili soubor zálohování pravidel, vyberte soubor .rwz a klepněte na tlačítko "Otevřít".

Všimnete si, že seznam pravidel v dialogovém okně "Pravidla a upozornění" za otevřeným dialogovým oknem "Možnosti" naplní vaše vlastní pravidla. Klikněte na tlačítko "OK" v dialogovém okně "Možnosti" a zavřete jej a vraťte se do dialogového okna "Pravidla a výstrahy".

Pokud jste před importováním pravidel zkontrolovali e-mail, můžete nyní své pravidla spouštět na e-mailu, který jste již obdrželi. Chcete-li to provést, klikněte na panelu nástrojů nad seznamem pravidel v dialogovém okně "Pravidla a upozornění" na tlačítko "Spustit pravidla nyní".

V dialogovém okně Spustit pravidla nyní vyberte pravidla, která chcete spustit, a klikněte na tlačítko Spustit. Jakmile pravidla spustíte, klikněte na tlačítko Zavřít a potom na tlačítko "OK" v dialogovém okně "Pravidla a upozornění" jej zavřete. Vaše pravidla se budou automaticky spouštět, kontrolovat emaily, které obdržíte, a provádět akce, které jste zadali, a to vše za zákulisí.

Poznámka: Některá pravidla nemusí fungovat v jiných počítačích, pokud jsou v pravidlech vytvořených v původním počítači používány určité složky, lidé atd., Ale nejsou k dispozici na ostatních počítačích.