Jak vytvořit a spravovat kontakty v aplikaci Outlook 2013

Aplikace Outlook není moc užitečná, pokud nemáte kontakty. Jistě, můžete zadávat e-mailové adresy tak, jak jdete, ale to je časově náročné a náchylné k chybám. Je lepší mít kontakty již v aplikaci Outlook, takže můžete rychle vypnout zprávu s několika kliknutími.

V nedávném článku jsme diskutovali o tom, jak začít používat aplikaci Outlook, a dnes chceme tuto možnost rozšířit tak, aby zahrnovala i práci s kontakty. Vaše kontakty budou centrem vašeho zážitku v aplikaci Outlook, těmi, s nimiž korespondujete a jak budete používat aplikaci.

Jak můžete očekávat, můžete provést spoustu správy kontaktů s aplikací Outlook a mít adresář nastaven předtím, než začnete používat, je to hodně smysluplné.

Vytvoření adresáře

Chcete-li začít spravovat své kontakty, musíte nejprve otevřít režim Lidé, abyste mohli začít pracovat. Existuje poměrně málo způsobů, jak přidat kontakty do adresáře. Na začátku pravděpodobně budete importovat adresář z jiného zdroje, jako je webmail nebo jiný e-mailový program.

Všimněte si, že pro každý e-mailový účet, který máte, budete mít adresář. V této konkrétní situaci máme lokální adresář pro náš lokální datový soubor aplikace Outlook a máme další, které je spojené s naším e-mailovým účtem.

V každém případě se věnujte základům, takže pokud nemáte adresář, který chcete importovat, můžete ručně přidat kontakty. Na následující obrazovce vidíme část nového adresáře, který je prozatím zcela prázdný.

Chcete-li začít, stačí kliknout na tlačítko "Nový kontakt" a otevře se nové kontaktní okno. První věc, která vás může vyskočit, je, jak je to zaneprázdněné, ale nemusíte se bát, pokud se podíváte na mnoho funkcí na stuze, uvidíte, že je to docela standardní, run-of-the-mlýn kontakt.

Pojďme tedy k pronásledování a uděleme kontakt pro How-To Geek vyplněním příslušných hodnot. Můžete také přidat obrázek, který je zbytečný, ale přesto příjemný dotek na neotřelý, nudný adresář.

Po dokončení zadání vašeho kontaktu nebo kontaktů budete chtít buď kliknout na tlačítko Uložit a zavřít, nebo kliknutím na tlačítko Uložit a načíst nový kontakt. Pojďme to udělat. Můžeme si vybrat mezi vytvořením úplného nového kontaktu nebo nového kontaktu pro stejnou společnost.

V tomto případě si zvolíme druhou možnost, abychom šetřili čas při psaní, poté klikněte na tlačítko "Uložit a zavřít", abyste odhalili nové záznamy adresáře.

Není to špatné, máme už dva kontakty, které můžeme poslat e-mailem, ale člověk je časově náročný. Bylo by mnohem jednodušší, kdybychom mohli přesunout kontaktní informace z jiného zdroje do aplikace Outlook.

Používáte-li službu webmail nebo jinou službu, jsou vaše kontakty s největší pravděpodobností a budou muset být importovány do aplikace Outlook. Chcete-li zadat každý kontakt jeden po druhém, pak to určitě uvítáte, ale doporučujeme importovat hlavní seznam kontaktů, ať už z Thunderbirdu nebo Gmailu, nebo z jiné e-mailové služby.

Import a export záznamů kontaktů

Bez ohledu na to, zda používáte službu Gmail nebo Yahoo Mail! Nebo máte od roku 1997 e-mailový účet, který jste pečlivě uchovávali a udržovali v kontaktech a všem, budete pravděpodobně potřebovat kontakty do kontaktů aplikace Outlook.

Chcete-li to provést, můžete exportovat kontakty z jiného zdroje a importovat je do aplikace Outlook. Obvykle to lze snadno dosáhnout jednoduchým přístupem k nastavení nebo možnostem z vašeho e-mailového účtu nebo klienta a volbou možnosti exportovat kontakty.

Obvykle pak stačí importovat do aplikace Outlook. Jedná se o poměrně přímočarý proces a bude to podobné ve většině e-mailových aplikací. Doporučujeme přečíst si náš článek, který vysvětluje, jak exportovat a importovat kontakty do aplikace Outlook a naopak.

vCard? Co je to vCard?

Možná jste slyšeli vCards (Virtual Card File nebo .VCF), možná jste dokonce obdrželi jeden nebo použít jeden. vCards, jsou standardním formátem elektronické vizitky, kterou můžete vyměňovat s ostatními, například prostřednictvím e-mailového podpisu nebo přílohy.

Bez ohledu na to existuje několik způsobů, jak zvládnout vCards v aplikaci Outlook. Nejpravděpodobnějším scénářem je situace, kdy budete možná muset importovat kontakt z nebo exportovat do vCard. How-To Geek má úplný popis tohoto procesu, který vás rychle povede k rychlosti.

Někdy můžete mít několik vCard uložených v jediném souboru vCard. Pokud se pokusíte převést tento soubor, bude importován pouze první vCard v souboru. Chcete-li toto omezení překonat, musíte nejprve převést na soubor CSV a importovat do aplikace Outlook. Doporučujeme, abyste si tento článek přečetli celý popis tohoto procesu.

Konečně můžete všechny kontakty exportovat do jednotlivých vCardů nebo do jednoho hlavního vCard, jak je popsáno v předchozím odstavci. Ještě jednou máme skvělý tutoriál o tom, jak to udělat, a proto byste měli být rychlý na to, jak dostat vCards dovnitř a ven Outlook s poměrně snadnou.

Vytvoření a správa kontaktních skupin

Pojďme diskutovat o skupinách nyní, protože dokážeme rychle vypustit zprávu vybrané skupině duší, ujišťuje vás, že nezapomenete zahrnout někoho a ušetříte od psaní každého jména do pole Komu:.

Chcete-li nastavit skupinu kontaktů, klikněte na pásu karet "Nová skupina kontaktů".

Po otevření budete muset nejprve rozhodnout, co chcete zavolat vaší skupině (zde se jmenujeme naše "CES 2015") a pak klikněte na "Přidat členy" a vyberte "Z kontaktů aplikace Outlook". Můžete také vytvořit nový kontakt na lišit nebo zvolit jiný adresář, například chcete-li zahrnout lidi z adresáře vaší společnosti.

Ze seznamu vybereme členy naší skupiny. Nezapomeňte, že můžete vybrat členy podržením "CTRL" a levým kliknutím na každého člena. Bez ohledu na to, kdykoli chcete přidat nové členy, zvolíte jméno nebo jména a kliknete na tlačítko "Členové ->", které je přidá do skupiny.

Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".

Budete vráceni na obrazovku pro správu skupin, kde můžete posoudit členy nové skupiny a provést další změny. Můžete například předávat skupinu jako kontakt Vcard nebo Outlook, přidat poznámky ke skupině, poslat e-mail celé skupině nebo vytvořit schůzku pouze s těmi členy skupiny.

V našem případě stačí kliknout na tlačítko "Uložit a zavřít", abyste oficiálně vytvořili skupinu a vrátili se do hlavního okna aplikace Outlook. Nyní vidíme naši novou skupinu v našem seznamu kontaktů označeném ikonou skupiny. Vpravo můžete vidět členy skupiny a existují ikony, na které lze provádět akce. V tomto příkladu je k dispozici pouze ikona e-mailu a tlačítko "Upravit".

Měli byste si povšimnout, že nejrychlejším způsobem, jak zaslat skupinu e-mailem, je jednoduše zadejte její jméno do pole Komu: v tomto případě bychom mohli zadat "CES 2015" a aplikace Outlook by věděla, že zprávu posílá všem v této skupině.

Možnosti lidí

Pokud klepnete na tlačítko "Soubor -> Možnosti", můžete nakonfigurovat aplikaci Outlook několika způsoby v několika různých kategoriích.

Zde jsou vaše možnosti lidí. Na rozdíl od jiných kategorií ve volbách aplikace Outlook jsou možnosti Lidé málo a poměrně snadné je vyřešit.

Možnosti, které naleznete zde, vám umožňují rozhodnout, jak se podávají jména, zda se zobrazí další index a zda se zobrazují stavy a fotografie online.

Správa kontaktů v aplikaci Outlook je poměrně jednoduchá, ale jak jste viděli, můžete jim udělat mnohem více, abyste je udrželi správně. Je to mnohem víc, než si můžete zakoupit zkušenosti s aplikací Outlook, pokud máte ve svých kontaktech více informací než jen jméno a e-mailovou adresu.

To znamená, že pokud stále používáte něco jako Gmail jako svého primárního poskytovatele e-mailu, můžete stále používat aplikaci Outlook, která vám pomůže spravovat své kontakty a současně je nechat synchronizovat s vaším účtem Gmailu.