Jak automaticky vyplnit sekvenční data do aplikace Excel s rukojetí výplně

Funkce Fill Handle v aplikaci Excel umožňuje automatické vyplňování seznamu dat (čísel nebo textu) v řádku nebo sloupci jednoduchým přetažením rukojeti. To vám může ušetřit spoustu času při zadávání sekvenčních dat do velkých listů a zvýšit produktivitu.

Namísto manuálního zadávání čísel, časů nebo dokonce dnů v týdnu můžete znovu a znovu použít funkce automatického vyplňování (popisovač výplně nebo příkaz Vyplnit na pásu karet) pro vyplnění buněk, pokud vaše data odpovídají vzoru nebo jsou založeny na data v jiných buňkách. Ukážeme vám, jak vyplnit různé typy sérií dat pomocí funkcí Automatické vyplňování.

Naplňte liniovou sérii do sousedních buněk

Jedním ze způsobů použití rukojeti pro vyplnění je zadání řady lineárních dat do řádku nebo sloupce sousedních buněk. Lineární řada se skládá z čísel, kde se získá další číslo přidáním "hodnoty kroku" k číslu před ním. Nejjednodušší příklad lineární řady je 1, 2, 3, 4, 5. Nicméně lineární řada může být i řada desetinných čísel (1,5, 2,5, 3,5 ...), klesající čísla o dvě (100, 98, 96 ...) nebo dokonce záporná čísla (-1, -2, -3). V každé lineární sérii přidáte (nebo odečíst) stejnou hodnotu kroku.

Řekněme, že chceme vytvořit sloupec po sobě jdoucích čísel, který se zvýší o jednu v každé buňce. Můžete zadat první číslo, stisknutím klávesy Enter se dostanete k dalšímu řádku v tomto sloupci a zadáte další číslo a tak dále. Velmi nudné a časově náročné, zvláště pro velké množství dat. Některý čas (a nuda) ušetříme pomocí rukojeti pro naplnění sloupce lineární řadou čísel. Chcete-li to provést, zadejte 1 v první buňce ve sloupci a vyberte tuto buňku. Všimněte si zeleného čtverce v pravém dolním rohu vybrané buňky? To je výplňová rukojeť.

Když přesučíte myší na rukojeť výplně, změní se na znaménko černé plus, jak je uvedeno níže.

Pomocí znaménka černého plus nad popisovač výplně klepněte a přetáhněte rukojeť dolů sloupce (nebo vpravo přes řádek), dokud nedosáhnete počtu buněk, které chcete vyplnit.

Když uvolníte tlačítko myši, zjistíte, že hodnota byla zkopírována do buněk, přes které jste přetáhli popisovač výplně.

Proč neplní lineární série (1, 2, 3, 4, 5 v našem příkladu)? Ve výchozím nastavení, když zadáte jedno číslo a použijete popisovač výplně, bude toto číslo zkopírováno do sousedních buněk, a to bez přírůstku.

Poznámka: Chcete-li rychle zkopírovat obsah buňky nad aktuálně vybranou buňku, stiskněte klávesy Ctrl + D nebo zkopírujte obsah buňky nalevo od vybrané buňky a stiskněte Ctrl + R. Upozorňujeme, že kopírování dat ze sousední buňky nahrazuje data, která jsou aktuálně ve vybrané buňce.

Chcete-li kopie vyměnit za lineární, klepněte na tlačítko "Možnosti automatického doplňování", které se zobrazí po dokončení přetažení rukojeti výplně.

První volba Kopírovat buňky je výchozí. To je důvod, proč jsme skončili s pěti pětky a ne s lineární sérii 1-5. Chcete-li vyplnit lineární řady, v rozbalovací nabídce vybereme možnost Vyplnit řadu.

Ostatní čtyři 1s jsou nahrazeny 2-5 a naše lineární řada je vyplněna.

To však můžete provést, aniž byste museli vybrat možnost Naplnit řadu z nabídky Možnosti automatického doplňování. Namísto zadání jediného čísla zadejte první dvě čísla do prvních dvou buněk. Poté vyberte tyto dvě buňky a přetáhněte popisovač výplně, dokud nevyberete všechny buňky, které chcete vyplnit.

Protože jste jí dali dvě data, bude znát hodnotu kroku, kterou chcete použít, a odpovídajícím způsobem vyplníte zbývající buňky.

Můžete také klepnout a přetáhnout popisovač výplně že jo tlačítko myši místo levého tlačítka. Z kontextové nabídky musíte stále vybrat "Vyplnit řadu", ale toto menu se automaticky zobrazí, když přestanete přetahovat a uvolnit pravé tlačítko myši, takže to může být užitečná zkratka.

Naplňte liniovou sérii do sousedních buněk pomocí příkazu pro vyplnění

Máte-li potíže s použitím popisovače výplně nebo jen upřednostňujete pomocí příkazů na pásu karet, můžete použít příkaz Vyplnit na kartě Domů pro vyplnění série do sousedních buněk. Příkaz Vyplnit je také užitečný, pokud vyplňujete velký počet buněk, jak to uvidíte trochu.

Chcete-li použít příkaz Výplň na pásu karet, zadejte první hodnotu do buňky a vyberte buňku a všechny přilehlé buňky, které chcete vyplnit (dolů nebo nahoru sloupec nebo vlevo nebo vpravo přes řádek). Poté klikněte na tlačítko "Vyplnit" v sekci Úpravy na kartě Domů.

Z rozevírací nabídky vyberte "Série".

V dialogovém okně Série vyberte, zda chcete Série v řádcích nebo sloupcích. V poli Typ zaškrtněte políčko "Lineární". Možnosti růstu a data budou později diskutovány a volba Automatické doplnění jednoduše zkopíruje hodnotu do ostatních vybraných buněk. Zadejte hodnotu "Krok" nebo přírůstek lineární řady. Pro náš příklad zvyšujeme čísla v naší sérii o 1. Klikněte na tlačítko "OK".

Lineární řada je vyplněna ve vybraných buňkách.

Pokud máte opravdu dlouhý sloupec nebo řádek, který chcete vyplnit s lineární sérií, můžete použít hodnotu Stop v dialogovém okně Série. Chcete-li to provést, zadejte první hodnotu v první buňce, kterou chcete použít pro řadu v řádku nebo sloupci, a znovu klepněte na tlačítko "Vyplnit" na kartě Domů. Kromě možností, které jsme popsali výše, zadejte hodnotu do pole "Stop value", kterou chcete jako poslední hodnotu v sérii. Pak klikněte na tlačítko "OK".

V následujícím příkladu vložíme 1 do první buňky prvního sloupce a čísla 2 až 20 se automaticky vloží do následujících 19 buněk.

Naplňte lineární řadu při překročení řádků

Chcete-li vytvořit úplný pracovní list čitelnější, někdy přeskočíme řádky a vyplníme prázdné řádky mezi řádky dat. I když jsou prázdné řádky, stále můžete použít popisovač výplně k vyplnění lineární série s prázdnými řádky.

Chcete-li přeskočit řádek při vyplňování lineární série, zadejte první číslo v první buňce a vyberte buňku a jednu sousední buňku (například další buňku dolů ve sloupci).

Poté přetáhněte ovladač výplně dolů (nebo napříč), dokud nenaplníte požadovaný počet buněk.

Když dokončíte přetažením rukojeti výplně, uvidíte, že vaše lineární série vyplní každý druhý řádek.

Chcete-li přeskočit více než jeden řádek, jednoduše vyberte buňku obsahující první hodnotu a poté vyberte počet řádků, které chcete přeskočit přímo za buňku. Potom přetáhněte popisovač výplně nad buňky, které chcete vyplnit.

Při vyplňování řádků můžete také přeskočit sloupce.

Naplňte vzorce do sousedních buněk

Můžete také použít popisovač výplně k šíření vzorců do sousedních buněk. Jednoduše vyberte buňku obsahující vzorec, který chcete vyplnit do sousedních buněk, a přetáhněte popisovač výplní dolů do buněk ve sloupci nebo přes buňky v řádku, který chcete vyplnit. Vzorec je zkopírován do ostatních buněk. Pokud jste použili relativní odkazy na buňky, změní se podle toho na buňky v příslušných řádcích (nebo sloupcích).

Můžete také vyplnit vzorce pomocí příkazu Vyplnit na pásu karet. Jednoduše vyberte buňku obsahující vzorec a buňky, které chcete vyplnit tímto vzorem. Poté klikněte na tlačítko "Vyplnit" v sekci Úpravy na kartě Domů a vyberte možnost Dole, Pravá, Nahoru nebo Vlevo, podle toho, jakým směrem chcete vyplnit buňky.

Poznámka: Kopírované vzorce nebudou přepočítány, pokud nemáte povolen automatický výpočet sešitu.

Můžete také použít klávesové zkratky Ctrl + D a Ctrl + R, jak bylo popsáno výše, ke kopírování vzorců do sousedních buněk.

Naplňte řadu lineárních dvojitým kliknutím na rukojeť naplnění

Rychle vyplnit řadu dat do sloupce dvojitým kliknutím na popisovač výplně. Při použití této metody aplikace Excel vyplňuje buňky pouze ve sloupci na základě nejdelšího přiléhajícího sloupce dat v listu. Sousední sloupec v tomto kontextu je libovolný sloupec, který aplikace Excel narazí napravo nebo nalevo od vyplněného sloupce, dokud se nedosáhne prázdného sloupce. Pokud jsou sloupce přímo na každé straně vybraného sloupce prázdné, nelze použít metodu dvojitého kliknutí pro vyplnění buněk ve sloupci. Ve výchozím nastavení platí, že pokud některé buňky v rozsahu buněk, které vyplňujete, již mají data, vyplní se pouze prázdné buňky nad první buňkou obsahující data. Například na obrázku níže je hodnota v buňce G7, takže když dvakrát kliknete na rukojeť naplnění na buňce G2, vzorec je kopírován pouze skrze buňku G6.

Vyplňte řadu růstu (geometrický vzor)

Dosud jsme diskutovali o plnění lineárních řad, kde každé číslo v sérii je vypočteno přidáním krokové hodnoty na předchozí číslo. V růstové řadě nebo geometrickém vzoru se vypočítá další číslo násobení předchozí číslo krokovou hodnotou.

Existují dva způsoby vyplnění řady růstu zadáním prvních dvou čísel a zadáním prvního čísla a hodnoty kroku.

Metoda první: Zadejte první dvě čísla v řadě růstu

Chcete-li vyplnit řadu růstu pomocí prvních dvou čísel, zadejte dvě čísla do prvních dvou buněk řádku nebo sloupce, které chcete vyplnit. Klepněte pravým tlačítkem myši a přetáhněte popisovač výplně na tolik buněk, kolik chcete vyplnit. Když dokončíte přetažením popisovače výplně nad buňkami, které chcete vyplnit, zvolte v rozevíracím menu, které se automaticky zobrazí, položku Trend růstu.

Poznámka: Pro tuto metodu musíte zadat dvě čísla. Pokud tak neučiníte, bude možnost Trend růstu zobrazena šedě.

Excel ví, že hodnota kroku je 2 ze dvou čísel, které jsme zadali v prvních dvou buňkách. Takže každé následující číslo se vypočte vynásobením předchozího čísla 2.

Co když chcete začít s číslem jiným než 1 pomocí této metody? Například pokud chcete spustit výše uvedenou sérii ve 2, zadáte 2 a 4 (protože 2 × 2 = 4) v prvních dvou buňkách. Excel by zjistil, že kroková hodnota je 2 a pokračuje růstovou řadou od 4 násobení každého následujícího čísla o 2, aby se dal další v řadě.

Druhá metoda: Zadejte první číslo v řadě růstu a zadejte hodnotu kroku

Chcete-li vyplnit řadu růstu založenou na jednom čísle a hodnotě kroku, zadejte první číslo (nemusí to být 1) v první buňce a přetáhněte popisovač výplně nad buňkami, které chcete vyplnit. Potom vyberte "Série" z místní nabídky, která se automaticky zobrazí.

V dialogovém okně Série vyberte, zda chcete vyplnit řadu v řádcích nebo sloupcích. V části Typ vyberte: "Růst". V poli "Hodnota kroku" zadejte hodnotu, kterou chcete vynásobit každé číslo, abyste získali další hodnotu. V našem příkladu chceme vynásobit každé číslo 3. Klepněte na tlačítko "OK".

Řada růstu je vyplněna ve vybraných buňkách, přičemž každé následující číslo je třikrát vyšší než předchozí číslo.

Vyplňte řadu pomocí zabudovaných položek

Zatím jsme se zabývali tím, jak vyplnit řadu čísel, lineární i růst. Můžete také vyplnit řadu s položkami, jako jsou data, dny v týdnu, pracovní dny, měsíce nebo roky, pomocí rukojeti výplně. Aplikace Excel má několik vestavěných řad, které lze automaticky naplnit.

Následující obrázek zobrazuje některé řady, které jsou vestavěny do aplikace Excel, rozšířené po řádcích. Položky tučné a červené jsou počáteční hodnoty, které jsme zadali, a zbytek položek v každém řádku jsou hodnoty rozšířené série. Tyto vestavěné série lze naplnit rukojetí, jak jsme již dříve popsali pro lineární a růstovou řadu. Jednoduše zadejte počáteční hodnoty a vyberte je. Poté přetáhněte popisovač výplně nad požadované buňky, které chcete vyplnit.

Vyplňte řadu dat pomocí příkazu Vyplnění

Při vyplňování série dat můžete pomocí příkazu Vyplnit pásu na kartě určit přírůstek, který chcete použít. Zadejte první datum ve vaší sérii do buňky a vyberte buňku a buňky, které chcete vyplnit. V sekci Úpravy na kartě Domů klepněte na tlačítko "Vyplnit" a vyberte "Série".

V dialogovém okně Série se volba Série v automaticky vybere tak, aby odpovídala zvolenému souboru buněk. Typ je také automaticky nastaven na Datum. Chcete-li zadat přírůstek, který chcete použít při vyplňování série, vyberte jednotku Datum (den, den v týdnu, měsíc nebo rok). Určete hodnotu kroku. Chceme sérii vyplnit s každým dnem v týdnu, proto zadáme 1 jako hodnotu Step. Klikněte na tlačítko "OK".

Řada je obsazena datami, která jsou pouze v pracovní dny.

Vyplňte řadu pomocí vlastních položek

Můžete také vyplnit řadu vlastních položek. Řekněme, že vaše firma má pobočky v šesti různých městech a tyto názvy měst často používáte v pracovních listech aplikace Excel. Tento seznam měst můžete přidat jako vlastní seznam, který vám umožní použít popisovač výplně k vyplnění série po zadání první položky. Chcete-li vytvořit vlastní seznam, klepněte na kartu "Soubor".

Na obrazovce zákulisí klikněte na položku Možnosti v seznamu položek vlevo.

V seznamu položek v levé části dialogového okna Možnosti aplikace Excel klepněte na položku Upřesnit.

V pravém panelu přejděte dolů na sekci Obecné a klikněte na tlačítko Upravit vlastní seznamy.

Jakmile jste v dialogovém okně Vlastní seznamy, můžete vyplnit několik vlastních položek dvěma způsoby. Série můžete založit na novém seznamu položek, které vytvoříte přímo v dialogovém okně Vlastní seznamy nebo na existujícím seznamu, který je již v listu aktuálního sešitu. Ukážeme vám obě metody.

Metoda jedna: Vyplňte vlastní série založenou na novém seznamu položek

V dialogovém okně Vlastní seznamy se ujistěte, že v poli Osobní seznamy je vybrán nový seznam. Klikněte na pole "Seznamy záznamů" a zadejte položky do vlastních seznamů, jednu položku na řádek. Ujistěte se, že položky zadáte v pořadí, které chcete vyplnit do buněk. Pak klikněte na tlačítko "Přidat".

Vlastní seznam je přidán do pole Vlastní seznamy, kde jej můžete vybrat tak, že jej můžete upravit přidáním nebo odebráním položek z pole Seznamy a opětovným kliknutím na tlačítko Přidat. Můžete také odstranit seznam kliknutím na tlačítko Odstranit. Klikněte na tlačítko "OK".

Klepněte na tlačítko "OK" v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel.

Nyní můžete zadat první položku ve vašem vlastním seznamu, vybrat buňku obsahující položku a přetáhnout popisovač výplně nad buňkami, které chcete vyplnit se seznamem. Váš vlastní seznam je automaticky vyplněn do buněk.

Metoda 2: Vyplňte vlastní sérii založenou na existujícím seznamu položek

Možná uložíte svůj vlastní seznam do samostatného listu ve vašem sešitu. Seznam můžete importovat z listu do dialogového okna Vlastní seznamy. Chcete-li vytvořit vlastní seznam založený na existujícím seznamu v listu, otevřete dialogové okno Vlastní seznamy a ujistěte se, že je v seznamu Vlastní seznamy vybrán nový seznam, stejně jako v první metodě. Však pro tuto metodu klepněte na tlačítko rozsahu buněk napravo od pole "Import seznam z buněk".

Vyberte kartu pro pracovní list, který obsahuje vlastní seznam v dolní části okna aplikace Excel. Potom vyberte buňky obsahující položky v seznamu. Název listu a rozsah buněk se automaticky zadávají do pole Úpravy vlastních seznamů. Chcete-li se vrátit do plného dialogového okna, klepněte znovu na tlačítko rozsahu rozsahu.

Nyní klikněte na "Importovat".

Vlastní seznam je přidán do pole Vlastní seznamy a můžete jej vybrat a upravit v poli Položky seznamu, pokud chcete. Klikněte na "OK". Můžete vyplňovat buňky vlastním seznamem pomocí popisovače výplně, stejně jako u předchozího způsobu.

Ovládací prvek v aplikaci Excel je velmi užitečná funkce, pokud vytvoříte velké listy, které obsahují mnoho sekvenčních dat. Můžete ušetřit spoustu času a tedium. Happy filling!