Jak přidat datum vypršení platnosti do e-mailů v aplikaci Outlook (a co jsou pro)

Aplikace Outlook umožňuje přidání data vypršení platnosti do odesílaných nebo přijatých e-mailů. Jakmile uplyne datum vypršení platnosti, zobrazí se e-mail s jiným formátováním a můžete pomocí integrovaných nástrojů aplikace Outlook automaticky spravovat emaily s uplynutím doby platnosti.

Data vypršení platnosti se vztahují pouze na e-maily, nikoliv na události kalendáře nebo úkoly, protože tyto položky mají své vlastní data, které je můžete použít pro jejich správu

Jak nastavit datum vypršení platnosti e-mailu

Chcete-li ke odeslanému e-mailu přidat datum vypršení platnosti, musíte otevřít okno Vlastnosti e-mailu. Otevřete e-mail a klepněte na položku Zprávy> Tagy.

Otevře se okno Vlastnosti e-mailu, ke kterému můžete přistupovat také klepnutím na příkaz Možnosti> Další možnosti nebo Soubor> Vlastnosti. Zapněte zaškrtávací políčko "Expires after" a poté zvolte datum a čas.

Kliknutím na tlačítko Zavřít se vrátíte k e-mailu. Neexistují žádné viditelné známky, že byl přidán datum vypršení platnosti a můžete odeslat e-mail jako obvykle.

Chcete-li do přijatého e-mailu přidat datum vypršení platnosti, otevřete e-mail a klikněte na Zprávy> Tagy (nebo Soubor> Vlastnosti).

Otevře se okno Vlastnosti e-mailu. Pro přijatý e-mail není k dispozici tolik možností, kolik je u odesílané zprávy, ale stále můžete nastavit datum a čas vypršení platnosti.

Co znamená datum vypršení platnosti?

Takže jste do e-mailu přidali datum vypršení platnosti. To je skvělé a všechno, ale jaký má prospěch z toho?

Data exspirace jsou používána různými způsoby v aplikaci Outlook, která vám pomůže zaměřit se na to, co je důležité. Emaily, jejichž platnost vypršela, nejsou obecně tak důležitá jako e-maily, které nevypršela, takže aplikace Outlook automaticky formátuje emaily s vypršením platnosti jinak.

Pokud jste se podívali na nastavení podmíněného formátování v aplikaci Outlook, pravděpodobně jste si všimli pravidlo formátování "Zaniklé položky".

Toto pravidlo formátuje jakýkoli e-mail, který uplynul čas vypršení platnosti, se šedým písmem a textem.

To vám umožní zjistit, že platnost e-mailu vypršela, abyste se nejprve mohli zaměřit na nejdůležitější e-maily. Pokud jste odeslali e-mail s datem vypršení platnosti, bude toto formátování použito také v aplikaci Outlook příjemce, ale i v dalších poštovních klientech, jako je například Thunderbird, nebo webové aplikace jako Gmail nebo Yahoo! Pošta ignoruje datum a nedělá nic s ním.

Můžete také přidat sloupec do složky, která zobrazuje datum vypršení platnosti libovolného e-mailu. Klepněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce ve složce, ke které chcete přidat sloupec, a potom klepněte na položku "Vybírák pole".

V rozevíracím seznamu vyberte pole "Datum čas" a vyberte možnost "Vyprší".

Přetáhněte položku "Vyprší" do složky a přidejte ji do sloupců.

Rozbalit všechny záložky | Minimalizovat všechny záložky Příznaky Při otevření e-mailu s uplynutím platnosti aplikace Outlook upozorní vás zprávu v záhlaví.

E-mail s vypršením platnosti můžete i nadále odpovídat nebo předávat, ale pokud se pokusíte předat, aplikace Outlook nejprve zobrazí varování.

Kliknutím na tlačítko Ano odešlete e-mail nebo zrušíte "Ne".

Použití data vypršení platnosti pro správu e-mailu

Některé vestavěné nástroje aplikace Outlook také využívají data vypršení platnosti. Pokud jste nastavili aplikaci AutoArchiving v aplikaci Outlook, pravděpodobně jste si všimli možnost "Smazat položky s vypršením platnosti (pouze složka s e-mailem)."

Je-li tato funkce zapnuta, pak AutoArchive odstraní nebo přesune (v závislosti na ostatních nastaveních) všechny e-maily, u kterých uplynulo datum. To je skvělý způsob, jak automaticky odstranit emaily s uplynutím doby platnosti a zabránit tomu, aby se vaše poštovní schránka zaplnila.

Pokud nechcete, aby vaše emaily s vypršením platnosti byly odstraněny nebo přesunuty, ale nechcete je zobrazovat ani v aplikaci Outlook, můžete nastavit pravidla synchronizace aplikace Outlook, aby nedošlo k jejich stažení z poštovního serveru Exchange.

Při vytváření synchronizačního filtru klikněte na kartu "Upřesnit" a potom na tlačítko "Pole".

Zvolte políčka Datum / Čas> Vyprší z nabídky. Pole je k dispozici také v polích "Všechny pošty" a "Všechny příspěvky".

Nastavte stav "Stav" na hodnotu "na nebo před" a "Hodnota" na "Včera" a poté klikněte na položku "Přidat do seznamu".

Tím budou filtrovány všechny uplynulé úlohy tak, aby v případě, že uplynuly včera nebo dříve, nebudou synchronizovány s aplikací Outlook a nebudou se zobrazovat ve vaší poštovní schránce. Budou je stále k dispozici v aplikaci Outlook, pokud je chcete vidět.

Nemůžete nastavit pravidla pro automatické přidání dat vypršení platnosti do příchozích e-mailů nebo pro vytvoření rychlého kroku, který by použil datum vypršení platnosti stisknutím tlačítka, ale můžete automaticky přidat datum vypršení platnosti pro všechny odchozí e-maily. Klikněte na Soubor> Možnosti> Pošta, posuňte se dolů na položku Odeslat zprávy a zapněte možnost "Označit e-maily po uplynutí této doby."

Zadejte počet dní, po kterých chcete vypršet platnost zpráv, a poté klikněte na tlačítko "OK". Tím se automaticky přidá datum vypršení platnosti všech odeslaných e-mailů.

Data vypršení platnosti jsou užitečným způsobem správy vašich priorit a vaší poštovní schránky zprávami s nízkým osvětlením, které již nejsou relevantní a umožňují vám používat nástroje aplikace Outlook k odstranění nebo skrytí zpráv, které již nepotřebujete. Je to ještě jeden nástroj v boji, aby se vaše poštovní schránka dostala mimo kontrolu a velmi užitečný nástroj v tom.