Vytvoření sestavy v aplikaci MS Access 2003 Použití průvodce sestavou

Aplikace Microsoft Access je používána v mnoha firmách k ukládání a přístupu k informacím. Jednoduše můžete vytvořit jednoduchou sestavu pomocí Průvodce sestavami.

Otevřete databázi Access a klikněte na Reports umístěné pod objektem na levé straně. Na horním panelu nástrojů klikněte na tlačítko Nový a spustíte nový přehled.

V okně Nová sestava vyberte Průvodce sestavami a níže, které si vyberte v rozbalovacím seznamu, který dotaz nebo tabulku chcete shromažďovat data pro vytvoření sestavy. V tomto případě chci vytvořit zprávu o zákaznících společnosti Tech_Company. Po výběru správných dat klikněte na tlačítko OK.

Tato další část průvodce vám umožňuje zvolit různé pole z vybrané tabulky nebo dotazu. To je skvělé, když chcete vytvořit sestavu pouze na základě konkrétních dat v tabulce. Zvýrazněte informace v poli Dostupná pole a stisknutím tlačítka se šipkou ji přesuňte do vybraných polí. Zde jsem vybral zákazníky Jméno, příjmení, město a telefonní číslo. V tomto okamžiku můžete vybrat možnost Dokončit, ale použijte trochu více funkcí průvodce a klikněte na Další.

V tomto okně můžete vybrat přidání seskupení do různých částí dat. Protože předkládám jednoduchou zprávu (další návody na psaní vlastních zpráv se brzy objeví), stačí kliknout na tlačítko Další.

Zde si vyberete, jaký pořadí se v přehledu zobrazí data. Jedná se o přizpůsobení, o kterém budete muset rozhodnout na základě toho, jak chcete údaje předkládat. Zde se rozhoduji uspořádat příjmení každého zákazníka ve vzestupném pořadí.

Zde si vyberete rozvržení sestavy. Opět závisí na tom, jak chcete, aby se údaje zobrazily. Pro tuto zprávu si zvolím Layout = Tabular, Orientation = Portrét a většinou se mi zdá, že je třeba zaškrtnout políčko "Upravit šířku pole tak, aby se všechna pole vešla na stránku. To zajišťuje, že všechny relevantní údaje jsou na každé stránce a nejsou rozptýleny na více stránkách. Klikněte na tlačítko Další.

Dále zvolíte styl nebo vzhled sestavy. Opět použijte svůj nejlepší tvůrčí úsudek. Pro tuto zprávu volím Bold. Klikněte na tlačítko Další.

Už jste skoro hotovi! Vyberte název přehledu. Pokud se jedná o zprávu, kterou plánujete ukládat a spouštět čas od času, ujistěte se a používejte dobrou konvenci pojmenování tak, abyste vy a ostatní uživatelé databáze mohli snadno najít zprávu a spustit ji. Poté, co jste jmenovali zprávu, klikněte na tlačítko Dokončit.

Nyní uvidíte výsledky sestavy, kterou jste vytvořili. Odtud můžete vytisknout zprávu, vrátit se a provést změny návrhu nebo přidat další tabulky nebo pole. Pokud jste spokojeni s tím, jak vypadá zpráva, uložte ji a budete ji moci vytahovat, když ji potřebujete.

Pokud nejste s Access vůbec obeznámeni, doporučuji vám jít na cestu k školení Access 2003.