Průvodce pro začátečníky k používání funkce Poznámky v aplikaci Outlook
S množstvím e-mailů, které obdržíte v daný den, je těžké je udržet v přímém kontaktu bez ohledu na uspořádání doručené pošty. Dnes vám ukážeme, jak používat funkci Poznámky, abyste se lépe organizovali.
Jednou z funkcí v aplikaci Outlook, o které se mluví hodně a možná se nevyužívá, je poznámka. Použití poznámek v aplikaci Outlook vám pomůže zapamatovat si důležité nápady a organizovat svou práci. Zde se podíváme na použití poznámky v aplikaci Outlook 2010, ale funkce je k dispozici v Office 2002 a nahoru.
Používání poznámek v aplikaci Outlook 2010
Chcete-li otevřít funkci Poznámky v aplikaci Outlook 2010, klepněte na tlačítko Poznámky v navigačním podokně.
Můžete také kliknout na tlačítko se šipkou pro zobrazení více nebo méně položek. Tímto způsobem můžete mít Poznámky jako větší tlačítko pro snadnější přístup, pokud je používáte hodně.
Otevře se funkce Poznámky a vytvoří se nová poznámka Nová poznámka z pásky.
Po vytvoření poznámky se z ní automaticky uzavře a automaticky se uloží do vašeho seznamu.
V kartě Domů v aktuálním zobrazení můžete změnit možnosti zobrazení poznámek. Máme to nastaveno Seznam poznámek takže můžeme snadno zobrazit obsah poznámky a další podrobné informace.
Pokud je zobrazíte jako ikony, můžete umístit myš nad poznámku a zobrazit náhled jejího obsahu.
Můžete také své poznámky uspořádat abecedně v Ikonovém pohledu. Klepněte pravým tlačítkem myši na prázdnou oblast v okně a vyberte možnost Třídění z kontextového menu.
Na obrazovce třídění vyberte Seřadit položky podle předmětu a pokud chcete, aby byla vzestupná nebo sestupná, klepněte na tlačítko OK.
Tady máš! Vaše poznámky jsou poté seřazeny abecedně. Můžete je také třídit podle barev, kontaktů, ikon ... atd.
Pokud máte v systému Windows 7 několik poznámek, můžete je snadno otevřít z hlavního panelu spolu se všemi ostatními, které jste mohli otevřít v aplikaci Outlook.
Přidat nové tlačítko poznámky do panelu nástrojů Rychlý přístup
Pokud zjistíte, že používáte funkci Poznámky hodně, můžete ji přidat do panelu nástrojů Rychlý přístup. Chcete-li jej přidat, klikněte na rozevírací nabídku a vyberte Další příkazy.
Možnosti aplikace Outlook otevře ... rozbalovací nabídku příkazů a vyberte Všechny příkazy.
Potom přejděte dolů a zvýrazněte položku Nová poznámka a klikněte na tlačítko Přidat.
Měli byste ji vidět v sekci Upravit lištu nástrojů rychlého přístupu, klepnutím na tlačítko OK zavřete volby aplikace Outlook.
Nyní se na panelu nástrojů Rychlý přístup zobrazí ikona Nové poznámky.
Klepněte na něj a budete moci vytvářet novou poznámku při prohlížení doručené pošty, aniž byste se dostali do sekce Poznámky.
E-mailové poznámky
Další úhledná funkce s aplikací Notes v aplikaci Outlook je, že je můžete poslat e-mailem. Klepněte pravým tlačítkem na poznámku, kterou chcete odeslat, a vyberte možnost Předat dál.
Nyní ji odešlete stejně, jako byste použili jiný e-mail.
Můžete také propojit poznámky s kontakty. Otevřete poznámku a klikněte na ikonu v levém horním rohu a vyberte Kontakty.
Nyní zadejte jméno kontaktu, kterému chcete poznámku propojit, nebo klepněte na tlačítko Kontakty a procházejte seznamem kontaktů.
Přesunout nebo zkopírovat poznámky do kalendáře nebo do jiných složek
Někdy můžete chtít přesunout nebo zkopírovat poznámky do jiného umístění v aplikaci Outlook. Zde se podíváme na kopírování poznámky do kalendáře. Z rozevírací nabídky vyberte Přesunout a pak jej přesuňte nebo zkopírujte do jiného umístění.
Zvolte, kam chcete přesunout nebo zkopírovat do ... v tomto případě Kalendář a potom klepněte na tlačítko OK.
Kalendář se otevře a pak můžete projít a naplánovat, jak chcete. Poznámky
Přizpůsobte si poznámky
Pokud nejste spokojeni se vzhledem typického žlutého vzhledu vašich poznámek, mohou být přizpůsobeny. Klepnutím na kartu Soubor otevřete zobrazení zákulisí a klikněte na možnost Možnosti.
Klikněte na Poznámky a žurnál a pod možnostmi Poznámky můžete upravit barvu, písmo a velikost.
Zde je příklad poznámky poté, co jsme přizpůsobili barvu, velikost a písmo.
Závěr
Pokud žijete v aplikaci Outlook během pracovního dne a chcete rychlý a snadný způsob, jak si své myšlenky ohodnotit, použijte funkci Poznámky. Tato příručka by vás určitě měla začít pochopit a používat poznámky v aplikaci Outlook. Co o tobě? Používáte funkci Poznámky? Domníváte se, že jsou užitečným nástrojem pro lepší organizaci vaší práce? Zanechte komentář a dejte nám vědět.
