Verze, porovnání a kombinace dokumentů

Pro poslední lekci v této sérii Geek School budeme hovořit o sledování verzí v aplikaci Word a porovnávání a kombinování dokumentů.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Použití šablon pro zajištění společného rozvržení a formátování
2. Sledování změn provedených na dokumentu
3. Používání komentářů k označení změn v dokumentu
4. Omezení a ochrana dokumentů a šablon
5. Verze, porovnání a kombinace dokumentů

Funkce verze v aplikaci Word byla odebrána v posledních verzích aplikace Word. V aplikaci Word 2013 jediným způsobem, jak přistupovat k předchozím verzím dokumentu v aplikaci Word, je otevřít předchozí automaticky uložené (automatické ukládání) verze dokumentu. Můžete také otevřít nové neuložené dokumenty. V aplikaci Word však není k dispozici žádná formální funkce verzí. Ukážeme vám alternativu, kterou můžete snadno přidat do aplikace Word, která vám umožní tuto funkci.

Pokud více lidí pracovalo na různých kopiích stejného souboru namísto použití funkce sledování změn na jedné kopii souboru, můžete porovnat obě verze souboru, abyste viděli rozdíly. Word obsahuje srovnávací nástroj, který umožňuje porovnávat dva soubory, pokud mají jiná jména souborů. Ukážeme vám, jak tuto funkci používat a jak číst výsledky porovnání.

Kromě srovnávání dokumentů můžete po porovnání dokumentů kombinovat. Ukážeme vám, jak sloučit dvě verze stejného dokumentu a jak snadno sloučit dva různé dokumenty v případě, že více autorů pracovalo na samostatných částech dokumentu.

Po provedení všech změn, provedených potřebných porovnáních a kombinacích provedených dokumentů můžete snadno sdílet dokument pomocí aplikace Microsoft OneDrive. Můžete také použít aplikaci OneDrive v libovolném okamžiku procesu spolupráce, abyste měli přístup k dokumentu ostatním recenzentům.

Sledujte verze dokumentu

Slovo mělo formální funkci verzí, která umožnila uložení různých verzí dokumentu v samotném dokumentu. Tato funkce zmizela a jediný způsob, jak lze načíst předchozí verze dokumentu, je funkce Auto-Save nebo přístup k neuloženým dokumentům, pokud jsou k dispozici.

Ve výchozím nastavení Word automaticky ukládá dokument v určitých intervalech. Jedná se o funkci automatického ukládání. Chcete-li se vrátit k dříve uložené kopii dokumentu, klepněte na kartu "Soubor" a vyberte položku "(automatické ukládání)" ze seznamu v části "Verze".

Můžete také zvýšit nebo snížit interval pro funkci automatického ukládání v aplikaci Word.

Pokud jste dokument zavřeli náhodně bez uložení, nebo jste ztratili energii a počítač byl neočekávaně vypnutý, můžete obnovit neuložené dokumenty. Chcete-li to provést, klikněte na kartu "Soubor" a klikněte na tlačítko "Správa verzí" na obrazovce "Info". Z rozevírací nabídky vyberte možnost Obnovit nepotažené dokumenty.

Pokud byly k dispozici neuložené soubory, byly by zobrazeny v dialogovém okně "Otevřít".

Alternativy pro ukládání verzí dokumentu aplikace Word

Existují alternativy pro přidání verze systému do aplikace Word. Jedním z nich je doplněk pro aplikaci Word nazvaný Uložit verze a druhý je plugin, který pracuje s externím programem pro řízení verzí nazvaný Perforce.

Doplněk pro uložení verzí umožňuje snadno uložit číslované verze dokumentu aplikace Word ze souboru.

Perforce je program pro kontrolu verzí, který je k dispozici zdarma až pro 20 uživatelů. Poskytují plugin pro Microsoft Office, který dovoluje, aby soubory Microsoft Word, Excel, PowerPoint a Project byly snadno uloženy a spravovány v aplikaci Perforce z programů.

Porovnejte dvě verze stejného dokumentu

Pokud recenzent zapomněl použít funkci "Sledování změn" a v dokumentu jste jej nezablokoval, můžete stále porovnat obě verze dokumentu a přijmout a odmítnout změny na základě porovnání. Potřebujete pouze originální dokument a revidovaný dokument. Každý soubor musí mít jiný název.

Funkce "porovnat" a "kombinovat" jsou podobné, ale každý má svůj účel. Pokud máte pouze dva dokumenty, které chcete porovnat a ani jeden z nich neobsahuje sledované změny, použijte funkci Porovnání. Pokud máte dva nebo více dokumentů, které obsahují sledované změny a musíte sledovat, kdo změnil co a kdy, použijte funkci "Kombinovat" popsanou později v této lekci.

Chcete-li porovnat původní a revidované verze dokumentu, klikněte v sekci Porovnat na záložku "Přehled" na "Porovnat" av rozbalovací nabídce vyberte možnost Porovnat..

Poznámka: Nelze porovnat dva dokumenty, pokud je některý z nich chráněn pro sledované změny nebo má nějakou ochranu dokumentu. Chcete-li pokračovat ve srovnávání dokumentů, odstraňte ochranu dokumentů. Informace o odemknutí funkce sledovaných změn naleznete v lekci 2 a v lekci 4 naleznete informace o odstranění omezení formátování a úpravy z dokumentu a hesla přiřazeného dokumentu k jeho otevření.

V dialogovém okně "Porovnat dokumenty" vyberte v rozevíracím seznamu položku "Původní dokument".

Z rozevíracího seznamu vyberte "Upravený dokument". V části "Upravený dokument" zadejte štítek, který chcete aplikovat na změny, abyste věděli, kdo je vytvořil v poli Upravit štítek s označením. Může to být jméno uživatele nebo cokoli chcete.

Klepnutím na tlačítko "Více" získáte přístup k dalším možnostem.

V části "Porovnání nastavení" vyberte položky, které chcete porovnat ve dvou dokumentech. Ve výchozím nastavení jsou všechny položky vybrány.

POZNÁMKA: Položka "Vkládání a mazání" je vždy šedě a vždy zaškrtnutá. Pokud použijete "Porovnat" nebo "Kombinovat", vždy budou porovnány vkládání a mazání.

V sekci "Zobrazit změny na" zvolte porovnání znaku podle znaku ("Úroveň znaků") nebo slova podle slova ("Úroveň aplikace Word"). "Úroveň znaků" umožňuje zobrazit přesné změny, které byly provedeny. Například pokud má originální dokument slovo "to" a revidovaný dokument má slovo "příliš", ke kterému bylo přidáno "o", nastavení "Word level" by vám ukázalo, že "to" byl nahrazen " . "Nastavení úrovně znaků by však ukázalo, že byl přidán znak" o ".

Funkce "Porovnat" ve výchozím nastavení uvádí změny do nového dokumentu, jak je uvedeno v části "Zobrazit změny". Můžete se však rozhodnout, že změny budou uvedeny v dokumentu "Původní dokument" nebo "Upravený dokument".

Po provedení výběru klikněte na tlačítko "OK".

Porovnání obou dokumentů je provedeno a změny jsou zobrazeny ve specifikovaném dokumentu. V našem příkladu jsme se rozhodli přijmout výchozí zobrazení změn v novém dokumentu. "Původní dokument" a "Upravený dokument" se v tabulce vpravo od "porovnávaného dokumentu" zobrazují jako reference. Nelze je upravovat.

Pokud nevidíte podokno obsahující původní a revidované dokumenty, klikněte v sekci "Porovnání" na kartě "Přezkum" na položku Porovnat. Poté vyberte položku "Zobrazit zdrojový dokument" a poté "Zobrazit obojí". Pokud si nechcete zobrazovat obojí, můžete také zobrazit možnost "Zobrazit původní" nebo "Zobrazit revidovaný"..

"Tabulka revizí", stručně diskutovaná v lekci 2 a podrobněji v lekci 3, se také zobrazuje vlevo od "srovnávacího dokumentu".

V "porovnávacím dokumentu" můžete procházet sledovanými změnami, stejně jako v lekci 2, přijímat nebo odmítat každou změnu.

Poté uložte porovnávaný dokument s jiným názvem a budete mít dokument obsahující změny z původních i revidovaných dokumentů.