Omezení a ochrana dokumentů a šablon

Omezení a ochrana dokumentu zajišťuje, že jste nejvyšší autoritou svého pokroku.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Použití šablon pro zajištění společného rozvržení a formátování
2. Sledování změn provedených na dokumentu
3. Používání komentářů k označení změn v dokumentu
4. Omezení a ochrana dokumentů a šablon
5. Verze, porovnání a kombinace dokumentů

Přestože byste mohli chtít, aby jiní recenzenti navrhovali změny a komentáře k dokumentu, mohou existovat časy, kdy je chcete omezit v úpravách a změnách formátování.

Dále můžete chtít vynutit sledování změn nebo omezit recenze pouze na komentování. Cílem je zajistit, aby váš dokument nemohl být změněn takovým způsobem, který neodpovídá vaší vizi nebo stylu.

V této lekci vám ukážeme, jak omezit formátování a typy úprav, které mohou jiní recenzenti na vašem dokumentu provést. Jakmile se váš dokument blíží konečnému stavu, můžete jej označit jako finální, abyste se vyhnuli neúmyslným změnám.

Můžete také chtít omezit přístup k dokumentu tak, aby zahrnoval pouze váš tým recenzentů. Ukážeme vám, jak chránit váš dokument pomocí hesla. Poté můžete sdělit pouze vašemu týmu heslo a nikdo jiný nebude moci dokument otevřít.

Začínáme s tím, že vás omezíme formátováním v dokumentu.

Omezení formátování v dokumentu

Rozbalit všechny záložky | Minimalizovat všechny záložky Příznaky Při distribuci dokumentu pro ostatní kontrolu, možná nebude chtít změnit formátování dokumentu. Word umožňuje omezit všechny nebo některé motivy a styly, stejně jako umožnit recenzentům změnit některé motivy a styly. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Omezit úpravy" v části "Ochrana" na kartě "Přehled".

Okno "Omezit úpravy" se zobrazí napravo od hlavního textu. V části "Omezení formátování" vyberte možnost "Omezení formátování na výběr stylů" a klikněte na odkaz "Nastavení ...".

V dialogovém okně "Omezení formátování" jsou ve výchozím nastavení vybrány všechny styly v poli "Zkontrolované styly jsou v současné době povoleny". Chcete-li vybrat pouze určité styly, které mají být v dokumentu použity, můžete pomocí tlačítka "Žádné" zrušit výběr všech stylů a vybrat ty, které chcete povolit. Můžete také použít doporučené minimální styly aplikace Word, které chcete povolit klepnutím na tlačítko Doporučené minimum. V případě potřeby zvolte další omezení v části "Formátování" v dolní části dialogového okna a klepněte na tlačítko "OK".

Zobrazí se následující dialogové okno s dotazem, zda chcete odstranit nepovolené styly. Doporučujeme, abyste to neudělali. Může se ukázat, že chcete tyto styly používat v dokumentu v budoucnu. Ostatní recenzenti je nebudou moci měnit ani je aplikovat.

Klepnutím na tlačítko "Ne" zachováte styly, které nejsou v dokumentu povoleny.

Předtím, než je možné tyto omezení použít, musíte začít uplatňovat ochranu. O tom budeme diskutovat poté, co vám ukážeme, jak omezit editaci.

Omezení úpravy v dokumentu

Kromě omezení formátování pro recenzenty dokumentu můžete také omezit typ recenzentů úprav, které mohou provést v dokumentu. V podokně "Omezit úpravu" zaškrtněte políčko "Povolit pouze tento typ úpravy v dokumentu" a v rozevíracím seznamu vyberte možnost, která označuje typ úpravy, kterou chcete v dokumentu povolit. Ostatní recenzenty můžete povolit pouze sledování změn, zadávání poznámek nebo vyplňování formulářů. Dokonce můžete dokument omezit tak, aby ho ostatní lidé mohli pouze číst a provádět žádné změny.

Můžete se zeptat, jaký je rozdíl mezi omezením úpravy pouze na sledované změny a tím, že je "Uzávěrka změn" zamčena, jak je popsáno v lekci 2. V podstatě není žádný rozdíl; funkce je stejná. Můžete použít libovolnou metodu pro vás jednodušší.

Můžete specifikovat výjimky z omezeného formátování a úpravy nebo osoby, které mají právo volně upravovat dokument. Klepněte na odkaz "Více uživatelů ..." v části "Výjimky (volitelné)" na panelu "Omezit úpravy".

V dialogovém okně Přidat uživatele můžete přidat uživatele z aktuálního počítače, z domény, do které je současný počítač součástí, nebo zadáním e-mailové adresy někoho. Oddělte všechny uživatele a e-mailové adresy středníkem a po dokončení klikněte na tlačítko "OK".

Lidé, které jste přidali do dialogového okna "Přidat uživatele", se zobrazí v poli "Osoby" v části "Výjimky (nepovinné)" v okně "Omezit úpravy". Vyberte celý nebo část dokumentu, který chcete, aby osoba mohla upravit, a zaškrtněte políčko pro tuto osobu v poli "Jednotlivci".

Nyní, když jste omezili formátování a úpravu dokumentu podle potřeby, musíte Wordovi spustit, aby začal prosazovat ochranu, aby se projevil. V sekci "Začátek prosazování" v podokně "Omezit úpravy" klikněte na tlačítko "Ano, spusťte vynucení ochrany".

V dialogovém okně "Začněte vynucení ochrany" zkontrolujte, zda je vybrána možnost "Heslo", zadejte dvakrát heslo a klepněte na tlačítko "OK".

Všimněte si, že heslo není nutné a dokument plně neochrání (dokument není zašifrován). Prostě pomáhá zabránit tomu, aby lidé vypínali omezení formátování a úpravy.

Pokud zvolíte možnost "Ověření uživatele", pravděpodobně by se zobrazila následující chyba:

"Vaše zařízení není nastaveno pro správu informačních práv (IRM). Chcete-li nastavit službu IRM, přihlaste se do služby Office, otevřete existující zprávu nebo dokument chráněný IRM nebo se obraťte na helpdesk. "

Doporučujeme použít heslo. Je to mnohem jednodušší.

Jakmile budou tato omezení vynucena, podokno "Omezit úpravy" zobrazí příslušný text, který umožňuje recenzentovi provádět pouze povolené úlohy úprav a formátování.