Mail Filters a Star System

Dnešní lekce Geek School rozšíří naši diskusi o štítcích v Gmailu tak, aby obsahovala filtry a pak se přesunula na sledování důležitých e-mailů s hvězdami.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Seznámení se službou Gmail
2. Mobilní aplikace, kompilace pošty a konverzace
3. Správa doručené pošty a štítky
4. Mail Filters a Star System
5. Přílohy, podpisy a zabezpečení
6. Pozvánky a hosté
7. Používejte službu Gmail jako seznam úkolů
8. Více účtů, klávesových zkratek a vzdáleného přihlášení
9. Pomocí účtu Gmail můžete přistupovat k dalším účtům
10. Power Tipy a Gmail Labs

Štítky jsou skvělé, ale lze je použít mnohem efektivněji, protože obsahují filtry, takže zprávy, které přicházejí s určitými kritérii, mají automaticky štítek nebo štítky. To velmi pomáhá s organizací a může výrazně snížit chaos příchozí pošty.

Vytvořte nový filtr pomocí vyhledávacího pole

Chcete-li vytvořit nový filtr, určíme možnosti hledání v poli Hledat a vytvoříme filtr z vyhledávání. Chcete-li to provést, klepněte na šipku dolů v poli Hledat.

Zadejte vyhledávací kritéria do pole možností hledání. Můžete si vybrat, zda chcete vyhledávat zprávy od konkrétní osoby nebo celé domény (@ example.com) s určitými slovy v předmětu, stejně jako další podmínky.

Chcete-li vytvořit filtr na základě tohoto vyhledávání, klikněte na odkaz "Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním".

Zobrazí se možnosti filtru. Zaškrtněte políčka, která označují, co chcete dělat se zprávami, které odpovídají kritériím vyhledávání.

Například jsme si vybrali, abychom vždy označili zprávy, které pocházejí z uvedené e-mailové adresy, pomocí štítku "HTG School" a vždy označili tyto zprávy za "důležité". Rozhodli jsme se také použít filtr na všechny existující e-maily od této osoby.

POZNÁMKA: Chcete-li, aby se vaše štítky chovaly jako složky, můžete vybrat "Přeskočit schránku (Archivovat)", abyste automaticky posílali e-maily na štítky při příchodu. Tím se udržují e-maily lépe organizované, i když můžete riskovat chybějící důležitou zprávu, protože se v doručené poště nezobrazí automaticky.

Po zadání kritérií filtru klikněte na "Vytvořit filtr".

Poznámka: Pokud se rozhodnete poslat zprávu jako akci ve filtru, budou ovlivněny pouze nové zprávy. Všechny existující zprávy, na které se filtr vztahuje, nebudou předány.

Zobrazí se zpráva o tom, že váš filtr byl vytvořen. Všimněte si, že na této obrazovce jsou všechny zprávy od této osoby označeny štítkem "HTG School".

Zprávy byly také označeny jako důležité automaticky (ikony značek na levé straně odesílatelů jsou vyplněny žlutou barvou).

Vytvořte nový filtr pomocí obrazovky nastavení

Filtr můžete také vytvořit v části "Nastavení".

Otevřete obrazovku "Nastavení", jak bylo popsáno výše, a klepněte na odkaz "Filtry" v horní části stránky.

Klikněte na odkaz "Vytvořit nový filtr".

Zadejte kritéria vyhledávání a filtru stejným způsobem, jak je uvedeno v předchozí metodě, a v dialogovém okně možností filtru klikněte na "Vytvořit filtr".

Místo toho, abyste skončili v doručené poště, vrátíte se na obrazovku Filtry a zobrazí se nový filtr. Můžete je upravit, odstranit nebo vybrat, který chcete exportovat (exportní filtry budou popsány později v této lekci).

Klepnutím na štítek "Doručená pošta" se vrátíte do doručené pošty.

Chcete-li vytvořit nový filtr, použijte konkrétní zprávu

Můžete také vytvořit filtr na základě existující zprávy. Chcete-li to provést, vyberte zprávu v seznamu zpráv nebo na štítku.

Klikněte na tlačítko Další a v rozevírací nabídce vyberte možnost Filtrování takových zpráv.

Všimněte si, že pole "Od" v dialogovém okně "Filtr" je automaticky vyplněno. Zadejte další kritéria filtru a klikněte na "Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním".

Zadejte kritéria filtru výběrem možností filtru v následujícím dialogu, jak je popsáno výše.

Poznámka: Tuto metodu můžete použít k nastavení filtrů pro automatické mazání nežádoucích e-mailů při jejich příjmu.

Použijte stejný filtr pro mnoho odesílatelů

Můžete použít jeden filtr pro správu zpráv z několika různých e-mailových adres. Například můžeme specifikovat označování zpráv od několika lidí pomocí štítku "HTG School". Chcete-li to provést, otevřete dialogové okno možností hledání pomocí šipky dolů v poli "Hledat".

Do pole "Od" přidávejte každou e-mailovou adresu oddělenou slovem "NEBO" a klikněte na "Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním".

Chcete-li použít stejný štítek pro zprávy z jedné z těchto e-mailových adres, zaškrtněte políčko "Použít štítek" a vyberte požadovaný štítek ze seznamu. Pro tento filtr použijte další akce a klikněte na "Vytvořit filtr".

Poznámka: Pokud chcete použít tento filtr na zprávy, které jste již obdrželi z těchto dvou e-mailových adres, zaškrtněte políčko "Použít také filtr pro odpovídající konverzace".

Export a import filtrů

Nyní, když jste se dozvěděli, jak nastavit filtry, pravděpodobně jste vytvořili některé velmi užitečné filtry, které budete chtít použít v jiných účtech Gmailu. Filtry můžete exportovat z jednoho účtu a importovat je do jiného.

Export filtr

Chcete-li exportovat filtr, nejprve otevřete obrazovku "Filtry" na obrazovce "Nastavení" (pomocí tlačítka "Nastavení"). Pak v seznamu vyberte filtr, který chcete exportovat, a klikněte na tlačítko Exportovat.

POZNÁMKA: Můžete vybírat více filtrů k exportu najednou.

V dialogovém okně "Uložit jako" přejděte na místo, kam chcete filtr uložit. Filtr je uložen jako soubor XML s výchozím názvem, který můžete změnit, pokud chcete, nezapomeňte ponechat příponu jako .xml a klikněte na tlačítko Uložit.

Nyní máte soubor, který můžete zálohovat, přenést do jiného počítače, sdílet s přítelem nebo importovat do jiného účtu Gmail.

Import filtr

Chcete-li importovat filtr do svého účtu Gmail, přejděte na obrazovku "Nastavení" na obrazovce "Filtry" a klikněte na odkaz "Filtry importu".

V části Importovat filtry klikněte na tlačítko Vybrat soubor.

POZNÁMKA: Pokud změníte názor na import filtru, klikněte na odkaz "Zrušit import".

V dialogovém okně Otevřít přejděte na místo, kam jste exportovali filtr. Vyberte soubor a klikněte na tlačítko "Otevřít".

Název souboru je uveden vedle tlačítka "Vybrat soubor". Klepnutím na tlačítko Otevřít soubor otevřete soubor a importujte do něj filtry.

Během otevření souboru filtru se v poli "Vyhledat" zobrazí zpráva. Může to chvíli trvat, v závislosti na počtu filtrů v souboru.

Veškeré filtry ve vybraném souboru jsou uvedeny v části "Importovat filtry". Vyberte filtry, které chcete importovat. Chcete-li importovat filtry do stávajících e-mailových zpráv (stejně jako při vytváření nového filtru), zaškrtněte políčko "Použít nové filtry na existující poštu" a klikněte na "Vytvořit filtry".

V dialogovém okně se zobrazí průběh procesu vytváření filtru. Vytvoření filtrů můžete zrušit kliknutím na tlačítko "Stop".

Když byly filtry vytvořeny, zobrazí se v seznamu na obrazovce "Filtry".

Sledování důležitých e-mailů pomocí systému Star

Hvězdný systém služby Gmail vám umožňuje označit vaše nejdůležitější e-maily, abyste je mohli snadno najít později. Ve výchozím nastavení jsou zprávy označené hvězdičkou označeny žlutou hvězdičkou, ale můžete přidat další barvy a typy hvězd.

Hvězdičky se zobrazí vlevo od jména odesílatele ve vaší schránce.

Přidat hvězdu ke zprávě

Chcete-li do zprávy Doručená pošta přidat hvězdičku, klikněte na ikonu hvězdičky vedle názvu odesílatele, jak je uvedeno výše.

Do zprávy můžete také přidat hvězdičku, dokud je otevřená. Chcete-li to provést, klepněte na ikonu hvězdičky v pravém horním rohu zprávy napravo od data. V rozhovorech bude vpravo od první zprávy v horní části konverzace.

Chcete-li do zprávy, kterou vytváříte, přidat hvězdu, klikněte na šipku "Další možnosti" v pravém dolním rohu okna "Napsat".

Přesuňte kurzor myši na možnost "Označit" a v podnabídce vyberte možnost "Přidat hvězdu".

Ve štítku Odeslaná zpráva je odeslaná zpráva označena hvězdičkou.

Používejte návrhy více hvězd ve vašich zprávách

Služba Gmail umožňuje používat různé barvy a typy "hvězd" pro odlišení zpráv od sebe.

Tato funkce je užitečná, pokud chcete označit více zpráv s různými úrovněmi důležitosti. Můžete například použít purpurovou hvězdičku pro zprávy, které chcete znovu číst, a červený vykřičník pro zprávy, které je třeba následovat.

Klikněte na tlačítko "Nastavení" a v rozevírací nabídce vyberte možnost "Nastavení". Na kartě Obecné přejděte dolů na sekci "Hvězdičky". Chcete-li přidat různé typy hvězd, přetáhněte ikony z části Nepoužívané do části Používané. Pokud používáte více než jeden typ hvězdy, klepnutím na ikonu hvězdičky vedle e-mailové zprávy se budou cyklicky přehrávat všechny použité hvězdy. Pokud označíte zprávu, když je otevřená, použije se pouze první typ hvězdičky.

Najděte zprávy označené hvězdičkou

Chcete-li zobrazit všechny zprávy označené hvězdičkou, klepněte na štítek označený hvězdičkou v levé části hlavního okna Gmailu. Zprávy označené hvězdičkou můžete také vyhledat zadáním pole "je: hvězdička" v poli "Vyhledat".

Najít zprávy s určitým typem hvězdy

Pokud jste při označování zpráv použili několik různých typů hvězdiček, můžete vyhledávat určitý typ hvězdičky. Chcete-li to provést, vyhledejte pomocí značky "has:" název hvězdičky (např. "Has: red-bang").

Chcete-li zjistit název určité hvězdy, přejděte na kartu "Obecné" na obrazovce "Nastavení" a umístěte kurzor myši na požadovaný typ hvězdičky. Název hvězdy se zobrazí v rozbalovací nabídce.

K dispozici je také seznam názvů hvězdiček v tématu nápovědy pro rozšířené vyhledávání v nápovědě služby Gmail.

Udržujte zprávy označené hvězdičkou mimo hlavní kartu

Pokud uspořádáte doručenou poštu pomocí konfigurovatelných karet uvedených dříve v této lekci, jsou na kartě Primární také zprávy z ostatních karet označených hvězdičkou. Pokud nechcete zobrazovat zprávy označené hvězdičkou z ostatních karet na kartě Primární, můžete je vypnout.

Klikněte na ikonu "+" napravo od tabulek.

Na kartě "Vybrat karty k povolení" zrušte zaškrtnutí políčka "Zahrnout označené hvězdičky v primárním" a klikněte na tlačítko "Uložit".

Další informace ...

Jsme teď na konci lekce 4, ale už jste na cestě k tomu, že jste Gmail pro! Za pouhé čtyři krátké dny víte tolik, kolik potřebujete vědět, abyste skutečně doručili schránku doručené pošty a zprávy se automaticky objeví na svých určených štítcích bez vyplnění doručené pošty.

.