Sledování změn provedených na dokumentu

Nyní, když jste nastavili šablonu dokumentu v lekci 1 a byl napsán první návrh vašeho dokumentu, je to doba úpravy. Pokud máte na dokumentu více spolupracovníků, můžete použít funkci sledování změn v aplikaci Word, abyste zjistili, jaké změny byly provedeny a kdo je vytvořil.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Použití šablon pro zajištění společného rozvržení a formátování
2. Sledování změn provedených na dokumentu
3. Používání komentářů k označení změn v dokumentu
4. Omezení a ochrana dokumentů a šablon
5. Verze, porovnání a kombinace dokumentů

Když změníte dokument se zapnutou funkcí "Sledování změn", každá změna provedená v dokumentu se zobrazí jako barevná značka, přičemž každý recenzent má přiřazenou jinou barvu.

Odstraněný text nezmizí - je překřížený a přidaný text je podtržen. To vám umožňuje zobrazit všechny změny v dokumentu předtím, než je vytvoříte trvalé, a rozhodnete se přijmout nebo zamítnout každou změnu. Ukážeme vám, jak přijmout a odmítnout změny později v této lekci.

V této lekci vám ukážeme, jak zapnout funkci "Sledovat změny" a použít různé pohledy. Chcete-li zajistit, aby jiní recenzenti sledovali změny, můžete uzamknout funkci "Sledovat změny". Jakmile budou provedeny všechny změny, musí být každá změna přezkoumána. Ukážeme vám, jak přijímat a odmítat změny. Přizpůsobte funkci "Sledování změn" pomocí mnoha dostupných možností.

Zapněte změny stopy

Chcete-li zapnout funkci "Sledování změn", klikněte na kartu Přehled a klikněte na tlačítko "Sledování změn. "

Pokud je zapnutá funkce "Sledování změn", tlačítko se zobrazí s modrým pozadím.

Nyní se všechny změny provedené v dokumentu zobrazí jako barevné označení.

Změňte zobrazení značek a skryjte sledované změny

Když zapnete funkci "Sledování změn", existují různé způsoby zobrazení značky. V zobrazení "Všechny značky" se zobrazují všechny aktuální revize ve vašem dokumentu, jak je uvedeno výše. Toto je výchozí zobrazení dokumentů otevřených pomocí funkce "Sledování změn". Pokud však máte v dokumentu mnoho revizí, může být matoucí, když si jej přečtete se všemi zobrazenými verzemi.

Chcete-li zlepšit čitelnost dokumentu, můžete použít zobrazení "Simple Markup", které skrývá složité značky. Všimněte si, že každá změna je označena svislou čárou vlevo od textu. Klepnutím na tuto lištu přepnete z zobrazení "Všechny značky" na zobrazení "Simple Markup".

POZNÁMKA: Přepnutí zobrazení značek ovlivňuje všechny sledované změny v dokumentu, nikoliv pouze ten, na který jste klikli na svislou lištu.

Zobrazení "Simple Markup" skryje sledované změny v textu a sbalí komentáře (popsané v lekci 3) do malých balónků a vertikální pruhy označující sledované změny se zobrazí červeně. Chcete-li přepnout na zobrazení "Všechny značky" a zobrazit všechny vložené sledované změny, klikněte znovu na panel.

Značky můžete také změnit pomocí rozbalovací nabídky Zobrazení pro kontrolu v části Sledování na kartě Přehled..

Kromě zobrazení "Simple Markup" a "All Markup" můžete také zvolit "No Markup" pro zobrazení konečné verze dokumentu, jako kdyby byly všechny sledované změny přijaty (budeme diskutovat o přijetí a odmítnutí změn později tato lekce) nebo "Původní" pro zobrazení původní verze dokumentu. Možnosti "Žádné označení" a "Původní" skryjí značku inline.

POZNÁMKA: Volby "No Markup" a "Original" také pomáhají při tisku dokumentu, který označil změny v něm. Pokud skryté změny skryjete, nebudou se tisknout.

Zobrazit revize v balónech namísto Inline

Ve výchozím nastavení se většina revizí zobrazuje v řádku, přičemž samotný text je označen. Můžete si ale vybrat revíry v balónech, které přesune většinu revizí do pravého okraje. To může usnadnit čtení dokumentu a balony poskytují podrobnější informace o některých značkách.

Chcete-li zobrazovat revize v balónech, klikněte na kartu "Přehled" a potom klikněte na "Zobrazit značku" v části "Sledování". V rozevírací nabídce vyberte možnost Balóny a poté možnost Zobrazit revize v balónech.

Většina revizí se zobrazuje v "Značkové oblasti" v pravém okraji. Jakýkoli přidaný text se však stále zobrazuje v řádku.

Chcete-li znovu zobrazit značky v řádku, vyberte znovu balonky z rozbalovací nabídky "Zobrazit značku" a vyberte buď možnost "Zobrazit všechny revize v řádku" nebo "Zobrazit pouze komentáře a formátování v balónech".

POZNÁMKA: Skrytí sledovaných změn je nezbavuje. Musíte přijmout nebo odmítnout každou změnu, abyste je úplně odstranili před rozdáním konečného dokumentu. V této lekci budeme diskutovat o přijetí a odmítnutí změn.