Správa doručené pošty a štítky

V dnešní lekci vám pomůžeme pochopit, jak lépe třídit doručenou poštu a uspořádat zprávy se štítky a některými předdefinovanými, ale konfigurovatelnými kartami.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Seznámení se službou Gmail
2. Mobilní aplikace, kompilace pošty a konverzace
3. Správa doručené pošty a štítky
4. Mail Filters a Star System
5. Přílohy, podpisy a zabezpečení
6. Pozvánky a hosté
7. Používejte službu Gmail jako seznam úkolů
8. Více účtů, klávesových zkratek a vzdáleného přihlášení
9. Pomocí účtu Gmail můžete přistupovat k dalším účtům
10. Power Tipy a Gmail Labs

Jakmile váš účet Gmail získá trochu páry a začnete přijímat spoustu zpráv, budete se chtít naučit zkrotit torrent do více spravovatelných streamů. Filtry služby Gmail vám umožňují spravovat příchozí e-mailové zprávy, což vám pomůže udržet méně důležitý e-mail mimo vaši cestu a přefiltrovat do štítku. Než začnete učit se o filtrech v lekci 4, budete se muset naučit vytvářet a označovat ekvivalent složky Gmailu a o tom budeme hovořit dnes.

Nejdříve však budeme hovořit o rozhraní automatizovaných karet služby Gmail, Prioritní pošta a všechna nastavení, která obsahují.

Automaticky kategorizujte doručenou poštu pomocí konfigurovatelných záložek

Služba Gmail nyní nabízí pro vaše doručenou poštu automatické kategorie. Tato funkce rozděluje vaše doručená pošta na "Primární", "Sociální", "Propagace", "Aktualizace" a "Fóra". Pokud se účastníte mnoha služeb online, může být tato funkce užitečná.

V podstatě zprávy přijaté pro určité typy webů nebo určitý obsah, mohou být shromažďovány v různých částech doručené pošty. To může mít za následek méně obsazené schránky.

Zvolte, které karty jsou viditelné ve složce Doručená pošta

Tyto karty jsou konfigurovatelné a umožňují vám vybrat karty, které chcete mít v doručené poště. Chcete-li změnit, které karty jsou viditelné, klikněte na ikonu plus napravo od záložek.

Zobrazí se dialogové okno "Vybrat karty k povolení". Zaškrtněte políčka pro karty, které chcete mít ve schránce.

POZNÁMKA: Pokud skryjete kartu, zobrazí se zpráva na této kartě na kartě Primární. Také text na kartách nelze změnit a nelze přidat vlastní karty. Použijte místo toho vlastní uživatelské štítky (popsané v další části), abyste dále klasifikovali své zprávy.

Můžete také vybrat, které karty se mají zobrazit ve složce Doručená pošta na kartě Doručená pošta na obrazovce Nastavení v sekci Kategorie.

Uspořádejte své zprávy pomocí stylů a nastavení doručené pošty

Styl doručené pošty vám umožňuje uspořádat doručenou poštu Gmail způsobem, který vám nejlépe vyhovuje. Doručenou poštu můžete uspořádat pomocí konfigurovatelných karet, jak bylo uvedeno výše v této lekci, nebo do sekcí jako "Nepřečtené", "Označené hvězdičkou" a "Důležité".

Změňte typ doručené pošty

Chcete-li změnit jiný styl doručené pošty, otevřete obrazovku "Nastavení" a klikněte na kartu "Doručená pošta".

V sekci "Typ doručené pošty" vyberte v rozevíracím seznamu typ doručené pošty, kterou chcete použít.

Každý typ doručené pošty má vlastní nastavení. Po výběru typu "Doručená pošta" se nastavení pro daný typ zobrazí pod volbou "Typ doručené pošty". Proveďte změny nastavení a klikněte na tlačítko Uložit změny.

Můžete také rychle změnit některé nastavení stylu doručené přímo ve složce doručené po kliknutí na šipku dolů, která se nachází v pravé části každého záhlaví oddílu.

Nápověda Gmail obsahuje popisy typů doručené pošty. Neváhejte experimentovat s různými styly doručené pošty, abyste zjistili, co vám nejlépe vyhovuje. Vždy, když změníte názor, můžete vždy vrátit zpět na výchozí nastavení.

Můžete také rychle změnit styl vaší doručené pošty přesunutím myši nad štítek "Doručená pošta" a klepnutím na šipku dolů, která se zobrazí. V rozbalovací nabídce "Typ doručené pošty" vyberte požadovaný styl doručené pošty. Všimněte si, že přesouvání myši nad každý styl poskytuje stručný popis každého typu.

Uspořádejte a kategorizujte své zprávy pomocí štítků

Stručně jsme vám představili štítky v lekci 1 této série. Štítky umožňují uspořádat e-mailové zprávy do kategorií. Jsou podobné složkám, na rozdíl od složek však můžete do jedné zprávy použít více než jeden štítek.

POZNÁMKA: Služba Gmail podporuje maximálně 5 000 štítků, včetně dílčích štítků. Pokud překročíte tento limit, můžete zjistit, že vaše zkušenosti se službou Gmail jsou pomalejší a může dojít k chybám. Odstraňte štítky, které již nemusíte používat. Odstraňování štítků neodstraní zprávy.

Vytvořte nový štítek

Můžete si vytvořit vlastní vlastní štítky, aby vaše doručená pošta byla uspořádána a dokonce i přesunout zprávy z doručené pošty do štítků (působí jako složky). Ukážeme vám, jak vytvořit štítek vnořený pod jiným štítkem, jako podsložku v rámci složky.

Chcete-li vytvořit nový vlastní štítek, který bude hlavní složkou, klepněte na tlačítko Další v seznamu štítků na levé straně hlavní obrazovky služby Gmail..

Po rozšíření seznamu klikněte na odkaz "Vytvořit nový štítek".

Zadejte název štítku do pole "Zadejte nový název štítku" v dialogovém okně Nový štítek. Klepnutím na tlačítko Vytvořit dokončete vytváření nového štítku.

POZNÁMKA: Protože toto je nadřazený štítek, který bude obsahovat podslepku, tento štítek nezavineme.

Chcete-li vytvořit podřízený štítek pod nadřazeným štítkem, který jste právě vytvořili, klikněte znovu na možnost "Vytvořit nový štítek".

V dialogovém okně "Nový štítek" zadejte do pole "Zadejte nový název štítku" název podskupiny, kterou chcete vytvořit. Zaškrtněte políčko "Nest štítek pod", vyberte rodičovský štítek, který jste právě vytvořili, z rozevíracího seznamu a klikněte na tlačítko "Vytvořit".

Můžete také vytvořit vnořený štítek zadáním nadřazeného štítku, následovaným lomítkem (/) a zadáním vnořeného názvu štítku - vše v poli "... nové jméno štítku". Například bychom mohli zadat do pole "Osobní / Přátelé" a nezaškrtávací políčko "Nest label under".

Poznámka: Nadřazený štítek musí již existovat, aby vytvořil vnořený štítek pod ním. Obě štítky nelze vytvořit současně. V našem příkladu musíme nejprve vytvořit štítek "Osobní" před vytvořením vnořeného štítku "Přátelé".

Vnořený štítek vypadá jako následující příklad.

Nový nadřízený štítek s jeho vnořeným štítkem je také přidán do seznamu štítků dostupných na akčním tlačítku "Štítky", stejně jako seznam štítků dostupných na tlačítku akce "Přesunout na".

Použít štítky na zprávy

Existují dva způsoby použití štítků ke zprávám. Oznámení můžete použít ke zprávám a ponechat zprávy v doručené poště. Zprávy můžete také přesunout na štítky, jakmile je přesunete do složek. Ukážeme vám obě metody.

Použijte štítky na zprávy při jejich odchodu do doručené pošty.

Tato metoda umožňuje snadno použít více štítků na jednu zprávu.

Chcete-li na zprávu uložit zprávu ve zprávách schránky, zaškrtněte políčko nalevo od zprávy a vyberte ji (nebo otevřete zprávu). Poté klikněte na tlačítko Akce a v rozbalovací nabídce vyberte jednu nebo více štítků.

Nezapomeňte, že ke zprávě můžete použít více než jeden štítek. Nabídka "Štítky" nezmizí, jakmile vyberete štítky, takže můžete vybrat více štítků najednou.

Chcete-li vybrané štítky aplikovat na zprávy, klepněte na tlačítko "Použít" ve spodní části nabídky.

Štítky se pak zobrazují vlevo od řádku předmětu zprávy.

Pokud máte dlouhý seznam štítků, můžete začít psát název štítku po klepnutí na tlačítko Akce "štítky" a najít štítek v seznamu.

Použijte štítek na zprávu a přesuňte ji ze složky Doručená pošta

Chcete-li na zprávu aplikovat štítek a současně přesunout zprávu ze složky Doručená pošta, přetáhněte zprávu na požadovaný štítek v seznamu vlevo. Při přesunutí myši nad seznam se rozbalí, aby se zobrazovaly štítky, které mohou být aktuálně skryté.

Všimněte si, že tuto metodu můžete použít k identifikaci zprávy jako spam, kromě použití tlačítka "Oznámit spam". Jednoduše přetáhněte zprávy, které se dopouštějí, do štítku "Spam".

Přesunutí zprávy do štítku "Koš" odstraní zprávu. Je to stejné jako při výběru zprávy nebo při její otevření a klepnutí na tlačítko Akce "Odstranit".

Otevřete štítek

Otevření štítku je jako otevření složky. Všechny zprávy spojené s tímto štítkem jsou uvedeny. Chcete-li otevřít štítek, klepněte na požadovaný štítek v seznamu štítků na levé straně hlavní obrazovky služby Gmail. Pokud není požadovaný štítek viditelný, klikněte na "Více" pro přístup k úplnému seznamu.

Zobrazí se všechny zprávy spojené s tímto štítkem. Všimněte si hledaného výrazu v poli "Hledat". Gmail automaticky vyplní pole "Vyhledat" příslušným filtrem a zobrazí vybrané zprávy. O filtrech budeme diskutovat později v této lekci.

Upozorňujeme, že pokud použijete štítek na zprávu bez přesunu zprávy do tohoto štítku (a mimo doručenou poštu) a potom otevřete štítek, objeví se ve zprávě štítek "Doručená pošta", což znamená, že zpráva zůstává v doručené poště.

Chcete-li se vrátit zpět do složky Doručená pošta, klepněte na štítek "Doručená pošta" v seznamu vlevo.

Chcete-li zprávu přesunout zpět do složky Doručená pošta, jednoduše otevřete složku štítků a otevřete ji a přetáhněte zprávu zpět do složky Doručená pošta. Všimněte si, že zpráva má stále štítek, který se na ni vztahuje.

Odstranit štítek ze zprávy

Pokud se rozhodnete, že nechcete, aby se konkrétní zpráva spojila se zprávou, můžete ji snadno odstranit.

Chcete-li tak učinit, zaškrtněte políčko nalevo od zprávy nebo otevřete zprávu. Klikněte na tlačítko Akce na štítky, v rozbalovací nabídce, kterou chcete odstranit ze zprávy, zrušte výběr štítku a klikněte na tlačítko Použít.

POZNÁMKA: Můžete odstranit více štítků ze zprávy najednou. Jednoduše vyberte všechny štítky, které chcete odstranit, v rozbalovací nabídce "Štítky" a klikněte na tlačítko "Použít".

Změna barvy štítku

Barvy můžete přiřadit štítkům, abyste je mohli snadno najít v doručené poště. Ve výchozím nastavení jsou všechny štítky vybarveny světle šedým pozadím a tmavě šedým textem. Značka "Osobní / přátelé" na obrázku níže používá výchozí barvu. Ostatní štítky "HTG School" a "Admin" mají pro ně jiné barvy.

Chcete-li změnit barvu na štítku, přesuňte kurzor myši na požadovaný štítek. Klepnutím na šipku dolů napravo od štítku otevřete rozbalovací nabídku.

Přesuňte kurzor myši na možnost "Označit barvu" a kliknutím na ni vyberte kombinaci textu a barev.

Můžete také použít volbu "Odstranit barvu", chcete-li odstranit barvu z štítku a obnovit výchozí nastavení.

Pokud nechcete, aby některá z těchto kombinací zobrazovala, můžete vybrat vlastní kombinaci kliknutím na tlačítko "Přidat vlastní barvu". Zvolte barvu pozadí a textovou barvu v dialogovém okně "Přidat vlastní barvu", které se zobrazí.

Zobrazte náhled vybrané kombinace, kde se uvádí "Náhled barvy štítku".

Nastavení přístupu jedním klepnutím na standardní a vlastní etikety služby Gmail

Můžete snadno vytvořit přístup k etiketám jedním klepnutím.

Chcete-li to provést, otevřete štítek, jak jsme již uvedli v této lekci, a potom přetáhněte favicon stránky z adresního řádku na panel nástrojů Záložky. Nyní můžete kliknout na tuto záložku pro přístup ke všem vašim spojeným s tímto štítkem.

Skrýt a zobrazit štítky v Gmailu

Máte-li dlouhý seznam štítků v Gmailu, možná budete chtít vidět určité štítky, které používají častěji, zatímco skrýváte zbytek.

Skrýt štítek

Chcete-li skrýt štítek v Gmailu, klepněte na štítek, který chcete skrýt, v seznamu štítků pod tlačítkem "Compose" a přetáhněte jej na odkaz "Více" pod seznamem viditelných štítků.

POZNÁMKA: Odkaz "Více" se stává odkazem "Méně", když přesunete štítek na něj.

Označení se přesune tak, že je uvedeno níže v části "Kategorie", které se zobrazí, když kliknete na položku "Další", čímž rozbalíte seznam štítků. Je-li k dispozici odkaz "Méně", spíše než odkaz "Více", lze kategorie "zobrazit jednoduše přesunutím myši nad seznam štítků.

Vytvořte skrytou značku viditelnou

Chcete-li vidět skrytý štítek, klikněte na tlačítko "Další" (pokud je to nutné) a zobrazte sekci "Kategorie". Klepněte a přetáhněte požadovaný štítek ze sekce "Kategorie" do štítku "Doručená pošta".

Označení se přesune zpět do hlavního seznamu štítků v abecedním pořadí.

Skrýt přednastavené systémové štítky služby Gmail, jako jsou například hvězdičky, odeslaná pošta, koncepty, spam nebo koše

Přednastavené štítky služby Gmail mohou být také skryty. Chcete-li některý z těchto štítků skrýt, v seznamu štítků klikněte na položku Více.

Klikněte v části Kategorie na možnost Správa štítků.

Zobrazí se obrazovka Nastavení štítků.

V části "Systémové štítky" najděte systémový štítek, který chcete skrýt, a klikněte na odkaz skrýt ve sloupci "Zobrazit v seznamu štítků".

Poznámka: Nálepka není zcela skrytá, spíše je přesunuta pod odkaz "Více".

Přístupová nastavení štítků na obrazovce nastavení

Na obrazovce Nastavení štítků lze také přistupovat pomocí tlačítka "Nastavení". Budeme se odvolávat na různé části obrazovky Nastavení v celé této sérii. Postup pro přístup k "Nastavení" bude vždy stejný.

Chcete-li získat přístup k filtrovacím nástrojům na obrazovce "Nastavení", klikněte na tlačítko "Nastavení" (ozubené kolo) v pravém horním rohu hlavního okna Gmailu.

V rozevírací nabídce vyberte položku Nastavení.

Jakmile se na obrazovce "Nastavení" dostanete k nastavení pro "Štítky", "Filtry", "Doručená pošta", "Témata" a další části a funkce služby Gmail.

Skrýt štítky bez automatického přečtení pošty v Gmailu

Se schopností skrýt štítky a automaticky nasměrovat zprávy do těchto štítků pomocí filtrů (viz následující část), možná se divíte, jak rychle zjistit, zda máte na skrytých štítcích nepřečtené zprávy. Můžete snadno zvolit zobrazení skrytých štítků, pokud jsou v nich nepřečtené zprávy. Tímto způsobem neztrácejte žádné důležité zprávy.

Chcete-li nastavit službu Gmail tak, aby se skrývaly štítky, pokud neobsahují nepřečtené zprávy, otevřete obrazovku nastavení štítků pomocí některé z výše uvedených metod.

Pro každý systém a vlastní štítek, který chcete skrýt, pokud neobsahuje nepřečtené pošty, klikněte na odkaz "Zobrazit nepřečtené".

Všimněte si, že v seznamu štítků "Systém" můžete skrýt pouze štítky "Koncept" a "Spam", pokud neobsahují žádné nepřečtené zprávy. Tato funkce se nevztahuje na "Kategorie" a "Kruhy".

Toto nastavení můžete rychle aplikovat na všechny vlastní štítky kliknutím na šipku dolů vedle položky "Zobrazit v seznamu štítků" v horní části oddílu "Štítky" a výběrem možnosti Zobrazit vše, pokud je nepřečtené, z rozevírací nabídky.

Další informace ...

To nás přivádí do konce lekce 3. Měli byste mít poměrně pevné pochopení, jak udržovat vaše schránky zorganizované pomocí různých karet, stylů a nastavení. Nejlepší ze všech je, že jste na cestě k osvojení e-mailu pomocí štítků!

V další lekci rozšíříme diskusi o štítcích tak, aby obsahovala filtry - například jak používat filtry k automatickému použití štítků, stejně jako to, jak vzít stávající filtry a exportovat je do jiného účtu Gmailu.

Potom, abychom zavřeli věci, představujeme hvězdný systém, který vám pomůže sledovat důležité e-maily.