Přílohy, podpisy a zabezpečení

V této lekci se soustředíme na přílohy a na to, jak můžete své emailové zprávy zvlhčit pomocí osobního podpisu.

ŠKOLNÍ NAVIGACE

1. Seznámení se službou Gmail
2. Mobilní aplikace, kompilace pošty a konverzace
3. Správa doručené pošty a štítky
4. Mail Filters a Star System
5. Přílohy, podpisy a zabezpečení
6. Pozvánky a hosté
7. Používejte službu Gmail jako seznam úkolů
8. Více účtů, klávesových zkratek a vzdáleného přihlášení
9. Pomocí účtu Gmail můžete přistupovat k dalším účtům
10. Power Tipy a Gmail Labs

Informace o tom, jak nejlépe chránit data vašeho účtu a také zálohovat vaše data místně, abychom to vždycky měli, dokonce i když odstraníte svůj účet.

Přílohy

Přidání přílohy do e-mailu v Gmailu je snadné. Nejlepší ze všech je, že se službou Gmail můžete vyhnout potížím se zasíláním následného e-mailu, pokud zapomenete připojit soubor.

Poznámka: Zprávy služby Gmail mohou mít velikost až 25 megabajtů (MB). Pokud potřebujete do zprávy odeslat přílohy, které způsobí, že je větší než 25 MB, můžete místo toho vkládat soubory ze služby Disk Google. Neexistuje žádný limit počtu příloh povolených pro každou zprávu, pokud nepřesáhnete limit velikosti 25 MB.

Jedním ze způsobů je kliknutí na tlačítko "Připojit soubory" v dolní části okna "Spočítat".

Vyberte soubory, které chcete připojit ke zprávě v dialogovém okně "Otevřít". Souborů můžete připojit najednou výběrem více souborů stejným způsobem jako v Průzkumníku Windows. Klepnutím na tlačítko "Otevřít" připojte vybrané soubory.

Průběh připojení souborů se zobrazí v dolní části zprávy.

Takže co když zapomenete připojit své soubory? Gmail vás nenechá zapomenout. Služba Gmail rozpozná, když jste v těle své zprávy napsali určité fráze a před odesláním zprávy se objeví upozornění.

Klikněte na tlačítko "Zrušit" a přiložte soubory před odesláním zprávy.

Kterákoli z následujících frází vyzve k zobrazení upozornění na přílohu.

• viz příloha
• viz příloha
• viz připojené
• k tomuto e-mailu
• Připojil jsem se
• připojil jsem
• Přiložil jsem to
• Jsem zahrnut
• přiložený soubor

Pomocí příkazu Drag-and-Drop přiložte soubory

Můžete také přetahovat soubory do zprávy, kterou vytváříte, abyste je připojili. Jednoduše přetáhněte soubor z okna Průzkumníka do zprávy, kterou vytváříte.

Nastavte podpis e-mailu v Gmailu Mobile

E-mailový podpis vám umožňuje automaticky zařadit několik řádků kontaktních informací (nebo jiných informací) do dolní části každé odchozí e-mailové zprávy, což vám umožní snadno propagovat vaši firmu nebo sebe.

Služba Gmail vám umožňuje nastavit podpis, který chcete zahrnout do zpráv, které sestavíte.

Chcete-li nastavit podpis, který bude automaticky připojen ke všem e-mailům, které vytvoříte v Gmailu, klikněte na tlačítko nastavení a z rozevírací nabídky vyberte možnost Nastavení. Zůstaňte na kartě "Obecné", přejděte dolů na sekci "Podpis" a pro zapnutí funkce vyberte možnost "Bez podpisu".

Zadejte text, který chcete použít jako svůj podpis. Pokud máte logo, můžete jej vložit jako obrázek do textu nebo samostatně. Můžete také přidat hypertextové odkazy na text ve vašem podpisu výběrem textu pro odkaz a klepnutím na tlačítko "Link" na panelu nástrojů.

POZNÁMKA: Chcete-li přidat obrázek k podpisu, musíte použít obrázek, který je veřejně dostupný na webu. Chcete-li například použít logo společnosti, můžete ji najít na webu vaší společnosti a zkopírovat adresu URL odtud. Chcete-li zahrnout obrázek do podpisu, potřebujete webovou adresu URL. Pokud obrázek, který chcete použít, již není k dispozici na webu, můžete použít stránky, jako je Blogger a weby Google, abyste vytvořili jednoduchý web a do něj vložili obrázek. Nebo můžete použít službu hostingu obrázků.

V části "Odkaz na" zadejte, zda se jedná o odkaz na adresu "Webová adresa" nebo "E-mailová adresa". Zadejte adresu URL nebo e-mailovou adresu do pole "Do jaké URL má tento odkaz jít?". Chcete-li otestovat odkaz, ujistěte se, že funguje, klikněte na tlačítko "Otestovat tento odkaz". Když jste spokojeni, klikněte na tlačítko "OK".

Odkaz je vložen. Pokud je kurzor na libovolném z připojených textů, zobrazí se další možnosti. Můžete přejít na [odkaz], na odkaz "Změnit" nebo na odkaz "Odebrat". Chcete-li tyto možnosti skrýt, klikněte buď na "X" na pravé straně rámečku, nebo klikněte na jiný nepřiřazený text v podpisu.

Gmail automaticky vloží dvě pomlčky (-) nad vaši podpis, odděluje je od těla e-mailové zprávy, jak je uvedeno níže.

Můžete se rozhodnout vynechat pomlčky. Chcete-li tak učinit, zaškrtněte políčko "Vložit tento podpis před citovaný text v odpovědi a zaškrtněte políčko" - "před ním". Všimněte si, že tato možnost také vkládá váš podpis před citovaný text v odpovědi.

Klikněte na tlačítko Uložit změny.

Podpis můžete ručně změnit nebo odstranit, jakmile je vložen do nové zprávy.

Nastavte podpis e-mailu v Gmailu Mobile

Mobilní aplikace Gmail vám umožňuje nastavit podpis pro použití v aplikaci, která je oddělená od podpisu, který nastavíte v prohlížeči Gmail v prohlížeči.

Ukážeme vám, jak nastavit podpis na telefonu Android. Chcete-li v telefonu Android přidat podpis do aplikace Gmail, klepněte na tlačítko nabídky telefonu a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Nastavení.

Na obrazovce "Nastavení" klepněte na e-mailovou adresu účtu, pro který chcete nastavit podpis.

Klepněte na možnost "Podpis" na obrazovce "Nastavení".

V dialogovém okně "Podpis" zadejte svůj podpis a klepněte na tlačítko "OK".

POZNÁMKA: V podpisu můžete stisknout klávesu "Enter", aby se text vašeho podpisu dal na více řádků, nicméně do textového podpisu v aplikaci Gmail nelze přidat hypertextové odkazy.

Podpis se zobrazí pod volbou "Podpis" na obrazovce "Nastavení".

Stiskněte dvakrát tlačítko "Zpět" v telefonu, abyste se vrátili do doručené pošty. Klepněte na tlačítko "Compose".

Zadaný podpis se automaticky přidá do nové e-mailové zprávy.

Nastavte více podpisů

Do Gmailu můžete přidat pouze jeden podpis. Existuje však cesta kolem tohoto omezení v prohlížeči. Pokud potřebujete více podpisů v Gmailu, můžete vytvořit další pomocí funkce "Konzervované odpovědi" v Gmail Labs.

Tato funkce bude pokryta v lekci 10, když budeme hovořit o pokročilých funkcích v Gmail Labs.

Udržujte svůj účet a údaje zabezpečené

Chcete-li, aby se zbývající část lekce zaměřila na zabezpečení účtu a zálohování vašich dat, přejete si trochu změnit rychlost. Vzhledem k tomu, že budete mít svůj účet v Gmailu (kontakty, kalendáře, úkoly apod.), Je nutné, abyste věděli, jak ho udržet v bezpečí, a v případě potřeby jak podpořit data v případě, , například jste někdy rozhodli, že chcete svůj účet smazat.

Zabezpečte data pomocí Nastavení účtu Google

Můžete změnit heslo, možnosti obnovení účtu a oznámení v sekci Zabezpečení v části Účty.

Chcete-li otevřít obrazovku "Účty", klikněte na tlačítko "Nastavení" a v rozevíracím seznamu vyberte možnost "Nastavení". V horní části obrazovky "Nastavení" klikněte na položku "Účty".

V sekci "Změnit nastavení účtu" můžete změnit heslo, změnit možnosti obnovení hesla a přistupovat k dalším nastavením účtu Google.

Změňte heslo služby Gmail

Je to dobrý nápad změnit heslo jednou za čas, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k vašim online účtům, včetně Gmailu. Pokud máte podezření, že by někdo mohl získat přístup k vašemu účtu Gmail, měli byste okamžitě změnit své heslo.

Chcete-li změnit heslo, přejděte na hlavní obrazovku "Účty", jak je popsáno výše. V sekci "Změnit nastavení účtu" klikněte na odkaz "Změnit heslo".

Na obrazovce "Změnit heslo" zadejte své "Aktuální heslo" a zadejte znovu "Nové heslo" znovu do pole "Potvrďte nové heslo" a klikněte na tlačítko "Změnit heslo", abyste přijali změnu.

Obnovte nebo obnovte heslo Gmailu, pokud jste ho zapomněli

Pokud jste zapomněli své heslo v Gmailu, můžete jej obnovit nebo obnovit několika způsoby.

Přejděte na část "Účty" na obrazovce "Nastavení", jak bylo popsáno výše. Klikněte na odkaz "Změnit možnosti obnovení hesla" v části "Změnit nastavení účtu".

Použijte obrazovku "Možnosti obnovení účtu", abyste zajistili ochranu svého účtu Google a poskytli způsoby přístupu k účtu, pokud zapomenete své heslo.

Můžete vám poskytnout číslo "Mobilní telefon", které pomůže chránit váš účet, "e-mailovou adresu pro obnovení", která vám umožní kontaktovat společnost Google o změnách ve vašem účtu a "alternativní e-mailovou adresu", která poskytuje jinou e-mailovou adresu pro obnovení, další způsob přihlášení k účtu Google.

Můžete také přiřadit k vašemu účtu "bezpečnostní otázku", abyste dále zjistili, že se jedná o skutečně váš účet, když o tom budete kontaktovat společnost Google.

Proveďte všechny změny, které chcete provést, a klikněte na tlačítko Uložit po dokončení.

Získání další vrstvy zabezpečení pomocí dvoustupňového ověření

Sekce Zabezpečení na obrazovce Účty také umožňuje, abyste do svého účtu použili dvoufázové ověření s cílem poskytnout dodatečnou úroveň zabezpečení pomocí mobilního telefonu.

Stručně řečeno, když zvolíte přidání ověření ve dvou krocích do svého účtu Google, po zadání hesla Google poté zkopíruje číselný kód do mobilního telefonu. Poté ověříte svoji totožnost zadáním kódu na další obrazovce, tj. Ve druhém kroku.

Další informace o nastavení této funkce naleznete v článku o zabezpečení účtu Google pomocí dvoufázového ověření.

Ochrana soukromí pomocí možností externích snímků

Až do dnešního dne se Gmail vždy vás zeptal před zobrazením obrázků v e-mailech. Někteří odesílatelé se mohou pokoušet používat obrázky k přenosu virů nebo škodlivého softwaru do vašeho počítače nebo mobilního zařízení, čímž ohrožují jeho bezpečnost.

Od prosince 2013 společnost Google změnila, jak Gmail zpracovává obrázky v e-mailu. Ve vašem prohlížeči bude služba Gmail automaticky zobrazovat obrázky ve vašich zprávách. Tato změna bude zahájena do Gmailu pro Android a iOS "počátkem roku 2014."

Zprávy služby Gmail však budou i nadále v bezpečí. Obvykle se obrazy zobrazují přímo z původních externích hostitelských serverů. Nicméně Gmail bude nyní zobrazovat všechny obrázky prostřednictvím vlastních zabezpečených proxy serverů společnosti Google. To vás chrání následujícími způsoby:

• Odesílatelé nemohou použít načítání obrázků pro získání informací, jako je vaše IP adresa nebo umístění.
• Odesílatelé nemohou v prohlížeči nastavit nebo číst soubory cookie.
• Služba Gmail kontroluje obrázky pro známé viry nebo škodlivý software.

Služba Gmail bude i nadále skenovat každou zprávu o podezřelém obsahu a pokud se Gmail domnívá, že odesílatel nebo zpráva je podezřelá nebo potenciálně škodlivá, nebudou se obrázky zobrazovat a budete dotázáni, zda chcete vidět obrázky.

Takže společnost Google bude i nadále zodpovědná za zabezpečení obrázků přijatých prostřednictvím služby Gmail. Podle Googlu "Váš e-mail bude nyní bezpečnější, rychlejší a krásnější než kdy předtím."

Zvolte možnost Automaticky zobrazit snímky v Nastavení

Pokud nechcete, aby se snímky zobrazovaly automaticky, můžete stále zvolit zobrazení obrázků podle jednotlivých zpráv.

Podívejte se na náš článek o funkci How-To Geek, kde se dozvíte více o této funkci a o tom, jak změnit nastavení, abyste se mohli rozhodnout,.

Zálohování dat

Vždy jste se učil, že je dobré zálohovat data, například dokumenty, poznámky apod., Stejně jako u e-mailů, kalendářních dat a kontaktů.

Nyní máte v Gmailu možnost exportovat kopii vašich dat z různých produktů Google, jako jsou Kalendář a Kontakty, a budete brzy mít možnost exportovat kopii vašich zpráv Gmailu.

Každá služba Google je archivována v jiném formátu. Informace o všech formátech dostupných pro různé služby naleznete na stránce nápovědy Google.

Chcete-li archivovat data Google, klikněte na tlačítko "Nastavení" a v rozbalovací nabídce vyberte možnost "Nastavení" a klikněte na kartu "Účty" na obrazovce "Nastavení".

V části "Změnit nastavení účtu" na obrazovce "Účty" klikněte na odkaz Nastavení účtu Google.

Na obrazovce Účty klikněte v části Účet na "Stažení dat".

Na obrazovce "Stáhnout kopii dat" klikněte na "Vytvořit archiv".

Na další obrazovce můžete vybrat produkty Google, pro které chcete data stáhnout. Při vytváření archivu postupujte podle pokynů na obrazovkách.

Můžete také kliknout na odkaz "Moje archivy" v pravém horním rohu, abyste mohli přistupovat k archivům a stáhnout je do počítače.

Zálohování účtu Gmail pomocí jiných metod

Můžete také použít nástroj open source s názvem GMVault, který si stáhne zálohu účtu Gmail. Jedná se o nástroj příkazového řádku, který lze použít v systémech Windows, Linux a Mac OS X.

Pokud se vám nepodaří použít nástroj příkazového řádku, můžete pomocí bezplatného e-mailového klienta Thunderbird stáhnout a zálohovat e-maily z vašeho účtu Gmailu.

Pokud používáte Ubuntu, popsali jsme, jak pomocí programu Getmail zálohovat účet Gmail.

Můžete dokonce zálohovat zprávy služby Gmail tak, že je automaticky předáte na jinou e-mailovou adresu. Nápověda Google popisuje, jak to udělat. Všimněte si, že tato metoda bude pouze zálohovat e-mail, který obdržíte, ne poslanou poštu.

Další informace ...

Přidávání příloh do zpráv služby Gmail je rychlé a nejlepší, pokud jste zapomnělivá, systém vám připomene. To je dobrá zpráva, zvláště pokud jste přidali laskavý profesionálně vypadající podpis a nechcete se zahanbit tím, že zapomenete zahrnout soubor.

Ještě důležitější je, že nyní máte lepší přehled o možnostech zabezpečení, které máte k dispozici, a o tom, jak nejlépe udržet váš účet v bezpečí při zachování integrity cenných dat.

Na další lekci se budou diskutovat o pozváních a respondentech na dovolené, takže nikdy nezmeškáte důležitou událost a můžete nechat lidi rychle vědět, kdy jste mimo kancelář a kdy se vrátíte.