Hledání e-mailu aplikace Outlook podle odesílatele, data, klíčového slova, velikosti a dalších
Vyhledávání prostřednictvím e-mailu aplikace Outlook se může ukázat jako obtížný úkol, pokud jste někdo jako já s více soubory PST a desítky tisíc e-mailů překlenující desetiletí. Většina firemních prostředí používá aplikaci Outlook pro e-mail a mnoho lidí skončí s obchodními a osobními e-maily uloženými v aplikaci Outlook.
Ve starších verzích aplikace Outlook jste potřebovali doplňky třetích stran, jako je například Xobni, pro rychlé vyhledání e-mailu. Naštěstí, protože Office 2010, Microsoft vytvořil použitelnou vyhledávací funkci, která skutečně funguje a umožňuje najít e-maily rychle pomocí široké škály filtrů. Můžete hledat text, adresy, přílohy, odesílatele atd. A můžete filtrovat podle data, velikosti, předmětu, významu a dalších.
V tomto článku vám ukážu, jak se ujistit, že jsou všechny vaše e-maily indexovány systémem Windows a jak provádět různé typy vyhledávání v závislosti na tom, co hledáte.
Všimněte si, že tento článek předpokládá, že pracujete na Office 2010, 2013 nebo 2016, protože tyto verze jsou nejlepší pro vyhledávání.
Zapnout indexování
Než budete moci provádět rychlé vyhledávání v aplikaci Outlook, musíte se ujistit, že všechny vaše e-maily byly indexovány. Chcete-li si to ověřit, pokračujte a klepněte do vyhledávacího pole, které vidíte v horní části e-mailové schránky.
Když kliknete do vyhledávacího pole, zobrazí se Nástroje pro vyhledávání se zobrazí na pásu karet. Úplně vpravo klikněte na Nástroje pro vyhledávání a potom klepněte na tlačítko Možnosti hledání.
Pod Prameny, klikněte na Možnosti indexování tlačítko.
Tím se dostanete do systému Windows Možnosti indexování můžete vybrat a vybrat různá umístění, která chcete indexovat. Pokud nevidíte Microsoft Outlook v seznamu musíte kliknout na Upravit tlačítko.
Jděte do toho Microsoft Outlook a potom klepněte na tlačítko OK.
Okna začnou okamžitě indexovat e-maily a můžete zkontrolovat, zda je provedeno kliknutím na tlačítko Stav indexu v části Nástroje pro vyhledávání, jak je uvedeno výše.
Zobrazí se zpráva s informacemi o počtu položek, které mají být indexovány, a po dokončení se zobrazí, že aplikace Outlook dokončila indexování všech vašich položek. Nyní se podívejme, jak hledat v aplikaci Outlook.
Provádění vyhledávání v aplikaci Outlook
Chcete-li začít hledat v aplikaci Outlook, klepněte na tlačítko Doručená pošta nebo klepněte na konkrétní složku. Pokud kliknete na Doručená pošta, zjistíte, že pole bude mít Vyhledat aktuální poštovní schránku seznamu. Můžete kliknout na malou rozbalovací nabídku vpravo a vybrat si z dalších možností Aktuální složka, Složky, a Všechny položky aplikace Outlook.
Když kliknete na Doručená pošta, Aktuální schránka je automaticky vybráno. To bude prohledávat všechny pošty v celé poštovní schránce, včetně všeho pod Doručená pošta, Odeslaná pošta, Odstraněná pošta, Pošta k odeslání atd. Pokud kliknete na konkrétní složku, vyhledávací pole bude výchozí. Aktuální složka, , která bude prohledávat pouze e-maily v dané složce, která neobsahuje podsložky.
Pokud máte složku, která obsahuje podsložky, vyberte ji Složky z rozevíracího seznamu můžete vyhledávat pouze podsložky.
Nyní, když chápeme, že se naučíme provádět různé typy vyhledávání v aplikaci Outlook. Existují dva způsoby, jak to udělat: pomocí pásu pro vyhledávání nebo pomocí syntaxe vyhledávacího dotazu. Jak byste možná mohli říci, druhá možnost je více technická, ale umožňuje vytvořit několik komplikovaných vyhledávání.
Pomocí nástrojů pro vyhledávání v aplikaci Outlook
Začněme s jednodušší metodou, která bude fungovat pro většinu lidí. Jakmile vyberete složku Doručená pošta nebo složku, klepněte do vyhledávacího pole a poté klikněte na tlačítko Nástroje pro vyhledávání na pásu karet. Pojďme se podívat na všechny různé možnosti.
Zcela vlevo je Rozsah, který je stejný jako rozbalovací rámeček, který jsem zmínil výše. Další je Výsledek, které nebudou aktivní, dokud neprovedete vyhledávání. Ve výchozím nastavení bude aplikace Outlook zobrazovat pouze nejnovější položky, které odpovídají vyhledávání, a nemusí zobrazit všechny výsledky. Můžete kliknout Zahrnout starší výsledky Chcete-li zobrazit všechny výsledky nebo přejděte dolů do dolní části výsledků vyhledávání a vyberte Zobrazit více.
Vylepšit je místo, kde můžeme skutečně vrtat a najít přesně to, co hledáme. Zaprvé, jak postupujeme při hledání přesného textu v aplikaci Outlook? Řekněme, že chcete najít všechny e-maily s vaším SSN nebo se specifickým slovem. V těchto případech stačí použít dvojité uvozovky.
Nahoře jsem hledal slovo sherlock vložením do uvozovek. Pokud je slovo v řádku předmětu, bude zvýrazněno žlutě. Když kliknete na některý z e-mailů, uvidíte také slovo zvýrazněné pro vás, což je výhodné.
To je jeden z nejběžnějších typů vyhledávání. Další běžné vyhledávání je podle odesílatele. To je v aplikaci Outlook velmi snadné. Stačí kliknout na Z na pásu karet a začněte psát jméno osoby nebo e-mailové adresy.
Chcete-li přidat další vyhledávací kritéria, jako je například zobrazování e-mailů od konkrétního odesílatele s přílohami, klikněte na odkaz Má přílohy tlačítko.
Přidáním dalších filtrů můžete snížit počet e-mailů s výsledky. Většina ostatních možností je velmi samozřejmá, jako například Nepřečtené, Označené, Důležité atd. Pokud chcete hledat podle data, můžete kliknout na tento týden a dostanete několik možností, jako je tento týden, tento měsíc, Rok, atd., Ale to je o tom.
Pokud chcete hledat podle data nebo udělat něco jako najít nejstarší e-maily v aplikaci Outlook, musíte použít možnost Rozšířené hledání nebo syntaxi dotazu. Začněme s rozšířeným vyhledáváním. Chcete-li se k němu dostat, musíte znovu kliknout na Nástroje pro vyhledávání a vybrat Rozšířené hledání.
Toto vyhledávání vyhledává pouze aktuální složku, kterou jste vybrali ve výchozím nastavení. Pokud chcete hledat vše, musíte kliknout na tlačítko Procházet v pravém horním rohu.
Chcete-li hledat vše, vyberte možnost Doručená pošta a poté zaškrtněte políčko Hledání podsložek krabice dole.
Nyní na hlavní obrazovce vyhledávání uvidíte Čas v dolní části, ale poskytuje pouze stejné možnosti jako rozevírací seznam na pásu karet. Chcete-li provést pokročilejší vyhledávání, musíte kliknout na tlačítko Pokročilý kartu.
Zde musíte vytvořit vlastní vyhledávací kritéria. Klikněte na Pole,pak jděte na Pole Datum / Čas a vyberte Přijato. Nyní klikněte na Stav a přejděte dolů, dokud neuvidíte jiné možnosti na nebo po, nebo dříve, a mezi.
Pokud si vyberete mezi, pak můžete zadat data jako 01/01/2005 a 12.12.2005 a potom klepněte na tlačítko OK Přidat do seznamu. Jak vypadá mé vyhledávání.
Chcete-li zúžit výsledky, můžete do seznamu přidávat další kritéria. Ve výše uvedeném příkladu se chystám dostat všechny e-maily v daném časovém rozmezí, což bude pravděpodobně příliš mnoho.
Pokud chcete najít nejstarší e-mail v aplikaci Outlook, vyberte možnost nebo dříve podmínku a pak stačí zadat jakékoli datum, které si myslíte, že je poměrně starý.
Upravte datum podle toho, kolik e-mailů získáte. To by mělo být poměrně snadné najít nejstarší e-mail v celém souboru aplikace Outlook pomocí tohoto vyhledávání.
Další populární vyhledávání je hledat největší e-mail ve vašem souboru PST. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Další volby na kartě Rozšířené hledání a ve spodní části se zobrazí možnost velikosti. Vybrat větší než a potom zadejte hodnotu v kilobajtech. Chcete-li například najít e-maily větší než 5 MB, zadejte je 5000.
To jsou jen některá z vyhledávání, která můžete provádět pomocí funkce Rozšířené hledání. Kromě toho můžete toto vše zadat do vyhledávacího pole pomocí syntaxe vyhledávání a získat stejné výsledky. Například můžu jednoduše napsat messageize:> 5MB a získat stejné výsledky.
Nebudu procházet všemi různými možnostmi vyhledávání v tomto příspěvku, protože společnost Microsoft má stránku, která obsahuje seznam všech různých možností syntaxe vyhledávání. Doufejme, že pomocí výše uvedených nástrojů budete moci najít e-mail, který hledáte. Užívat si!
