Jak používat Porovnat a kombinovat dokumenty v aplikaci Word
Word má dvě skutečně užitečné funkce, které téměř nikdo nikdy nepoužívá: Porovnat dokumenty a Kombinovat dokumenty. Jak naznačují jejich názvy, funkce umožňují buď porovnat dva dokumenty aplikace Word proti sobě nebo kombinovat dva dohromady.
Takže kdy byste to někdy potřebovali použít? No, pokud jste jako já, máte pravděpodobně 20 různých verzí svého životopisu uložených na různých místech v průběhu let. Někdy trochu upravuji životopis pro konkrétní společnost, abych zdůraznil určitou dovednost nebo někdy jsem přidal věci a prostě si uložil novou kopii.
Každopádně by bylo hezké rychle vidět rozdíl mezi mým posledním životopisem a staršími, abych zjistil, jestli je něco, co bych měl přidat k poslednímu nebo možná odstranit. V tomto příspěvku vám ukážu, jak můžete tyto dvě funkce rychle najít rozdíly mezi dvěma dokumenty a sloučit je, pokud chcete.
Porovnat a kombinovat dokumenty
V mém příkladu jsem chtěl vidět, jaký je rozdíl mezi mým starým životopisem napsaným v roce 2007 a posledním aktualizovaným v roce 2013. Chcete-li to provést, otevřete aplikaci Word, klikněte na odkaz Posouzení a potom klepněte na Porovnejte.
To vyvolá Porovnat dokumenty dialogové okno, kde musíte vybrat původní dokument a revidovaný dokument.
V dolní části uvidíte celé zabalené srovnávací nastavení, které můžete nechat všechny zaškrtnuté. Ve výchozím nastavení se budou zobrazovat také všechny změny v novém dokumentu, což je lepší než zpracování původních nebo revidovaných dokumentů.
Nový dokument bude otevřen s několika různými sekcemi: rolovací seznam revizí vlevo, kombinovaný dokument zobrazující všechny změny uprostřed a dva původní dokumenty na pravé straně. Podívejme se blíže na každou sekci.
Jak vidíte zde, vymazal jsem pár věcí a vložil pár dalších řádků textu. Pokud poklepete na některý z nadpisů (Aseem Kishore Vloženo nebo Aseem Kishore Smazáno), přesune kurzor na tuto přesnou pozici v dokumentu.
Ve středu uvidíte tyto revize v různých barvách. Ve výchozím nastavení je cokoli, co bylo odstraněno, a cokoliv v červené barvě a podtržené je to, co bylo přidáno do revidovaného dokumentu. Všechno v zeleném bylo přesunuto. Místo, ze kterého bylo přesunuto, bude dvojité zelené a místo, kde bylo přesunuto, bude dvojitě podtrženo zeleně, jak je uvedeno zde:
Na pravé straně uvidíte původní dokument nahoře a revidovaný dokument níže. Při posouvání horního dokumentu následuje dolní část, takže jsou synchronizovány. Můžete však procházet dolní stranou nezávisle na horní obrazovce.
Kromě tohoto zobrazení můžete také odebrat zdrojové dokumenty z pravého podokna a namísto toho zobrazit balóny, ve kterých lze změny snadno zobrazit. Chcete-li vidět, co tím myslím, pokračujte a klikněte na Porovnejte znovu stiskněte tlačítko Zobrazit zdrojové dokumenty a nakonec klikněte na Skrýt zdrojové dokumenty.
Nyní klikněte na Zobrazit označení pod Sledování a klikněte na Balóny a pak Zobrazit revize v balónech.
Na pravé straně dokumentu uvidíte nyní všechny revize s řádky pocházejícími z dokumentu. To může usnadnit zobrazení všech změn, pokud máte mnoho z nich.
Všimněte si, že pokud chcete vidět rozdíly mezi dokumenty, pak nemusíte dělat nic jiného. Chcete-li z těchto dvou dokumentů vytvořit finální dokument, můžete klepnout pravým tlačítkem myši na jakoukoli změnu a vybrat Akceptovat nebo Odmítnout.
Po dokončení můžete nový dokument uložit se všemi provedenými změnami. Kombinovat dokumenty je do značné míry stejná jako Porovnání. Pokud zvolíte Combine, dostanete stejný dialog, ve kterém musíte zvolit původní a revidovaný dokument.
Jakmile to uděláte, dostanete stejné rozvržení jako dříve, kde uvidíte kombinované změny uprostřed. Opět platí, že text vymazání je vymazán, přidán červený podtržený text a posunutý zelený text. Klikněte pravým tlačítkem myši na každou změnu a vyberte, zda chcete každou změnu přijmout nebo odmítnout. Po dokončení uložte nový kombinovaný dokument.
Celkově lze říci, že jsou opravdu užitečné pro časy, kdy máte více verzí stejného dokumentu nebo když několik lidí upraví jeden dokument aplikace Word a skončíte s více dokumenty, které lze kombinovat do jednoho dokumentu. Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte se vyjádřit. Užívat si!
