Formátovat buňky pomocí podmíněné formátování v aplikaci Excel

Pokud jste zvyklí používat starší verze aplikace Excel, možnosti podmíněného formátování v aplikaci Excel 2007, 2010 a 2013 vás ohromí. Tak proč byste se chtěli obtěžovat pomocí podmíněného formátování? No, tady je pár důvodů, proč mám rád pomocí této funkce aplikace Excel:

1. Chcete-li, aby vaše data vizuálně přitažlivější.

2. Chcete-li, aby byly tabulky lépe srozumitelné na první pohled.

3. Určit určité typy čísel pro pomoc při řešení problémů.

4. Pomoci vám při vypracovávání závěrů z vašich údajů.

5. Vizuálně zobrazit uživateli, co je „dobré“ nebo „špatné“, pomocí zelené a červené barvy.

Nyní můžete použít podmíněné formátování pro formátování každé buňky v rozsahu na základě vašich vlastních kritérií (a na výběr je mnoho možností formátování). Pokud máte například výkaz zisku a chcete barevně kódovat všechny zisky větší než 200 USD jako zelené a všechny zisky nižší než 200 USD jako žluté a všechny ztráty jako červené, pak můžete použít podmíněné formátování pro rychlé provedení všech prací za vás.

Podmíněné formátování v aplikaci Excel

Podmíněné formátování umožňuje rychle a snadno formátovat významná množství dat, přičemž je stále možné rozlišovat různé typy dat. Můžete vytvořit pravidla pro možnosti formátování, které umožní aplikaci Microsoft Excel automaticky formátovat. Opravdu musíte jen následovat tři jednoduché kroky.

Krok 1: Vyberte buňky, které chcete formátovat.

Krok 2: Klepněte na tlačítko Podmíněné formátování v nabídce Domů, v části Styly.

Krok 3: Vyberte svá pravidla. Existují Zvýrazněte pravidla buněk a Horní a dolní pravidla nahoře, které vám umožní porovnávat hodnoty. Pro tento příklad jsme uložili tři pravidla. První bylo, že každá hodnota větší než 200 dolarů byla zelená.

Stojí za zmínku, že k porovnání datové sady s jinou datovou sadou lze použít pouze sekci Pravidla pro zvýraznění buněk. Všechno ostatní bude jen používat jednu datovou sadu, kterou jste zvýraznili, a porovnat hodnoty proti sobě. Například, když používáte pravidlo Větší než, mohu porovnat hodnoty z A1 do A20 s určitým číslem nebo porovnat A1 až A20 proti B1 až B20.

Stejná logika byla aplikována na druhé a třetí pravidlo. Druhé pravidlo bylo, že něco mezi $ 0 a $ 200 bylo formátováno žlutě. Třetí pravidlo bylo, že něco méně než $ 0 bylo formátováno červeně. Zde je to, jak vypadá část dokončené tabulky.

Pokud se vám tyto možnosti formátování nelíbí, aplikace Excel má mnoho nových možností podmíněného formátování, které můžete použít. Můžete například vložit ikony jako barevné šipky (Sada ikon), sloupcové grafy jako ve druhém příkladu (Datové pruhy), nebo dokonce rozsah automaticky vybraných barev jako v posledním příkladu (Barevné stupnice). Tyto tři možnosti porovnávají pouze hodnoty ze stejné datové sady. Pokud vyberete A1 až A20, porovná tyto hodnoty pouze proti sobě.

Pokud se později rozhodnete, že nechcete, aby byly vaše buňky podmíněně formátovány, stačí vymazat formátování. Chcete-li to provést, vyberte tlačítko Podmíněné formátování a vyberte možnost Jasná pravidla. Vyberte, zda chcete vymazat pravidla pouze z vybraných buněk nebo z celého listu.

Pokud jste také vytvořili několik pravidel, můžete zapomenout, jaká pravidla jste použili na jaké buňky. Vzhledem k tomu, že na stejnou sadu buněk můžete použít mnoho pravidel, může se stát velmi matoucí, zejména pokud někdo vytvořil tabulku. Chcete-li zobrazit všechna pravidla, klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a potom klepněte na tlačítko Správa pravidel.

Pokud máte více než jedno pravidlo aplikováno na stejný rozsah buněk, pravidla jsou vyhodnocena v pořadí od vyšší priority do nižší priority. Ve výchozím nastavení bude mít novější pravidlo vyšší prioritu. To můžete změnit kliknutím na pravidlo a pak pomocí tlačítek se šipkami nahoru a dolů změnit pořadí. Také můžete klepnout na rozevírací seznam v horní části a zobrazit pravidla pouze pro aktuální výběr nebo pro každý list v sešitu.

Je zde také zaškrtávací políčko Stop Je-li true, které zde nebudu podrobně popisovat, protože je to docela složité. Můžete si však přečíst tento příspěvek od společnosti Microsoft, který jej podrobně vysvětluje.

Nové podmíněné možnosti formátování Excel 2010

Téměř vše je stejné v aplikaci Excel 2010, pokud jde o podmíněné formátování, které bylo součástí aplikace Excel 2007. Existuje však jedna nová funkce, která jej činí mnohem výkonnějším.

Dříve jsem to zmínil Zvýrazněte pravidla buněk sekce umožňuje porovnat jednu sadu dat s jinou sadou dat ve stejné tabulce. V roce 2010 můžete nyní odkazovat jiný list ve stejném sešitu. Pokud se pokusíte provést v aplikaci Excel 2007, umožní vybrat data z jiného listu, ale při pokusu o klepnutí na tlačítko OK na konci se zobrazí chybová zpráva..

V aplikaci Excel 2010 to nyní můžete udělat, ale je to trochu složitější, takže to vysvětlím krok za krokem. Řekněme, že mám dva pracovní listy a na každém listu mám údaje z B2 do B12 pro něco jako zisk. Pokud chci zjistit, které hodnoty v B2 až B12 z listu 1 jsou větší než hodnoty B2 až B12 listu 2, nejprve bych si vybral hodnoty B2 až B12 v listu 1 a pak klikněte na Velký než pod pravidly zvýraznění buněk.

Nyní klikněte na tlačítko odkazu na buňku, které jsem zobrazil výše. Pole se změní a ikona kurzoru se stane bílým křížkem. Nyní pokračujte a klikněte na list 2 a vyberte POUZE buňka B2. Dělat NE vyberte celý rozsah B2 až B12.

Uvidíte, že pole má nyní hodnotu = List2! $ B $ 2. Musíme to změnit = List2! $ B2. V podstatě se zbavte $ , která předchází 2. To udrží sloupec pevný, ale umožní číslo řádku změnit automaticky. Z jakéhokoli důvodu vám nedovolí pouze vybrat celý rozsah.

Znovu klepněte na tlačítko odkazu na buňku a potom klepněte na tlačítko OK. Hodnoty v listu 1, které jsou větší než list 2, budou nyní formátovány podle zvolených možností formátování.

Doufejme, že to dává smysl! Když se podíváte na Excel 2013, nezdá se, že by existovaly nějaké nové funkce, pokud jde o podmíněné formátování. Jako poslední tip, pokud máte pocit, že výchozí pravidla neodpovídají tomu, čeho se snažíte dosáhnout, můžete klepnout na tlačítko Nové pravidlo možnost a začít od nuly. Co je skvělé na vytvoření nového pravidla je, že můžete použít vzorec pro určení, které buňky do formátu, který je velmi silný.

I když je podmíněné formátování na povrchu relativně snadné a jednoduché, může se stát poměrně složitým v závislosti na vašich datech a vašich potřebách. Máte-li jakékoli dotazy, napište nám komentář. Užívat si!