Vytvořit rozevírací seznamy v aplikaci Excel pomocí ověření dat

Pokud jste velký uživatel aplikace Excel, pak jste se možná ocitli v situaci, kdy jste si přáli, abyste si mohli jednoduše vybrat hodnotu pro buňku z rozevíracího seznamu možností a ne kopírovat a vkládat text mezi buňky. Řekněme například, že máte Excel list pro svůj vlastní osobní rozpočet a pokaždé, když zadáte transakci na nový řádek, zadáte, zda jsou jeho příjmy nebo náklady.

No někdy to můžete napsat nesprávně, nebo můžete mít dlouhý seznam různých typů výdajů a příjmů, takže to může být bolest udržet a pamatovat. Snadné řešení v aplikaci Excel je vytvořit vlastní rozevírací seznam možností tažených z určitého sloupce na stejném listu nebo jiném listu. To může být velmi užitečné, protože nyní můžete použít jeden list k uložení všech vašich referenčních seznamů jako databáze a použít je na jakémkoli jiném listu v sešitu.

Jak to tedy děláme? Ve skutečnosti to není moc těžké! Zde je postup:

1. Nejprve vytvořte nový sešit a dále List1 začněte v řádku 1, sloupci 1 (A1) a zadejte ve sloupci několik kategorií nákladů. Například, tady je to, co jsem přišel s:

2. Nyní, když máte svůj referenční seznam, pokračujte a vyberte buňky s daty v nich. V našem případě vybereme buňky z A1 do A8. Klikněte levým tlačítkem na A1 a podržte tlačítko myši a táhněte, dokud se nedostanete na A8.

3. Nyní v poli vedle textového pole vzorec na levé straně (nazývané také pole Jméno) zadejte název seznamu a stiskněte klávesu Enter. Napsal jsem to Náklady pro náš seznam. Tímto způsobem v podstatě dává buňkám z A1 do A8 název, takže skupina buněk může být nyní označena názvem, nikoli vyslovením A1 až A8..

4. Nyní můžeme použít náš seznam k vytvoření rozevírací nabídky s těmito hodnotami. Nejprve vyberte buňku, ve které chcete vytvořit rozevírací seznam. To může být na stejném listu nebo na listu diferenciálu. Pro příklad jsem šel dopředu a vybral buňku A1 na List2.

Dále přejděte do horního menu a vyberte Data a pak Validace. Pokud používáte verzi aplikace Excel s rozhraním pásu karet, budete muset kliknout na tlačítko Data kartu.

Na Nastavení vyberte kartu Seznam pod Dovolit nadpis. Ujisti se Rozevření v buňce a poté zadejte jméno, které jsme vytvořili dříve (Náklady v tomto případě) = znamení vpředu. Mělo by to tak být „= Náklady„.

Klikněte na OK a uvidíte, že aktuální buňka, kterou jste vybrali, má vedle ní malou šipku směřující dolů. Klikněte na šipku a zobrazí se seznam položek, které jsme zadali do List1.

Co když potřebujete tento seznam v 1000 řádcích? No, je to také snadné. Přesuňte kurzor do pravého dolního rohu buňky A1 a přetáhněte jej dolů, jak chcete. Všechny buňky budou mít nyní k dispozici rozevírací seznam.

A je to! Pamatujte si, že to může být použit na každém listu aplikace Excel, kde máte nějaký seznam vyhledávání, které je třeba zadávat znovu a znovu. Pomocí ověření dat, můžete se vyhnout lidským chybám a zvýšit efektivitu.Pokud máte nějaké dotazy týkající se použití rozevírací seznamy v aplikaci Excel, post komentář a já se pokusím pomoci. Užívat si!