Co je AutoArchive v aplikaci Outlook a jak to funguje?
Pokud jste použili nástroj pro vyčištění poštovní schránky, uvidíte tlačítko Automatické archivace, ale můžete si být opatrní, jak to funguje a co udělá. Zde je to, co dělá a jak ji můžete použít.
Klepnutím na tlačítko Automatické archivace dojde k tomu, že proces bude procházet všemi složkami aplikace Outlook a použijete všechna pravidla automatického archivace, které jste nastavili (nebojte se, že výchozí pravidlo automatického archivace nedělá nic, takže nemůžete ublížit kliknutím na tlačítko). Pokud však chcete své starší položky přesunout do archivu, kde nejsou, AutoArchive je způsob automatizace procesu. Pojďme si ji nastavit a spustit.
Jak zapnout automatický archiv
Nejprve je třeba zapnout funkci AutoArchive a vybrat nastavení. Přejděte na položku Soubor> Možnosti> Upřesnit a poté klikněte na tlačítko "Nastavení automatického archivace".
Pokud je vypnuta volba "Spustit automatický archiv každého" (což je výchozí nastavení), AutoArchive se nikdy nespustí.
Jakmile zapnete možnost "Spustit automatickou archivaci", jsou nyní k dispozici všechny možnosti.
Na rozdíl od funkce Vyčištění složky, která má v okně Možnosti souboru jedno okno nastavení a poté umožňuje spouštět tato nastavení proti libovolné složce, která se vám líbí jako ruční úloha, jsou zde zobrazena nastavení automatického archivace. Každá složka, která má zapnutou funkci AutoArchive, může používat tato výchozí nastavení nebo pokud chcete, můžete použít různá nastavení pro různé složky. Postupně budeme pokračovat, ale zatím se podíváme na výchozí nastavení.
Jak nastavit automatický archiv
První věc, kterou si všimnete, je, že jakmile je zapnutá funkce AutoArchive, bude spuštěna každých 14 dní. Můžete to změnit pomocí šipek nahoru a dolů nebo zadáním čísla a můžete vybrat libovolnou hodnotu od 1 do 60 dnů. Můžete zadat libovolné dvoumístné číslo, ale pokud je více než 60, aplikace Outlook zobrazí chybovou zprávu po klepnutí na tlačítko "OK" a budete muset změnit hodnotu před uložením.
Další volba - "Prompt before AutoArchive runs" (Spustit před spuštěním automatického archivace) - vám dává možnost zvolit výzvu Outlook před automatickým archivem. Tato výzva vám umožní zkontrolovat nastavení nebo zrušit tento běh automatického archivace, pokud chcete.
Zbytek nastavení se týká toho, jaké položky budou archivovány a co se stane během procesu archivace. První možnost zde - "Smazat expirované položky (pouze složka s e-mailem)" - se týká e-mailů, jejichž datum platnosti bylo přidáno. Nebude to mít vliv na úkoly nebo události, a to ani v případě, že pro tyto složky zapnete funkci Automatické aktivace.
Zbývající nastavení platí pro všechny položky, nikoliv pouze pro e-maily. To znamená události kalendáře, úkoly, poznámky a záznamy v denících.
Za předpokladu, že necháte zapnutou možnost Archivovat nebo odstranit staré položky, výchozí nastavení je pro aplikaci Outlook přesunout položky starší než 6 měsíců do nového samostatného souboru PST s názvem Archiv (ve výchozím nastavení) a tato možnost je viditelná v navigačním podokně Outlook, abyste měli přístup k archivovaným položkám, kdykoli budete chtít. Hodnotu "Vyčistit položky starší než" můžete změnit na cokoliv od 1 dne do 60 měsíců, vybrat jiný soubor PST pro archivaci položek nebo zvolit "Trvale odstranit staré položky".
Upozorňujeme vás, že toto odstranění obchází složku Odstraněné položky a vaše položky budou zcela odstraněny z aplikace Outlook. Na váš poštovní server je stále možné jej přistupovat v závislosti na vašich nastaveních, ale neměli byste se na to spolehnout. Tuto volbu vyberte pouze tehdy, chcete-li položky navždy smazat.
Po klepnutí na tlačítko "OK" bude zapnutá funkce AutoArchive. Spustí se v souladu s hodnotou "Spustit automatickou archivaci každou", kterou jste si vybrali (ve výchozím nastavení každých 14 dní). Takže jakmile jej zapnete, měli byste očekávat, že bude běžet poměrně rychle. V našich testech trvalo méně než deset minut mezi zapnutím a příjmem výzvy, která nám říkala, že AutoArchive bude běžet. AutoArchive běží ve výchozím nastavení pouze v několika složkách, takže pokud chcete pracovat na konkrétních složkách - nebo chcete přizpůsobit, jak běží v různých složkách, pokračujte v čtení.
Jak zapnout a přizpůsobit automatický archiv pro různé složky
Když zapnete funkci Automatické archivace, spustí se pouze ve výchozím nastavení v následujících složkách:
- Odeslané položky
- Smazané položky
- Kalendář
- Úkoly
Chcete-li, aby byl spuštěn v jiné složce, musíte jej zapnout pro každou složku (nebo je vypnout v libovolné z těchto čtyř složek, proti které nechcete, aby se spouštěla). To provedete klepnutím pravým tlačítkem na složku v navigačním podokně a klepnutím na tlačítko Vlastnosti.
Vlastnosti složek můžete také přistupovat výběrem možnosti Složka> Vlastnosti složky v pásu karet. (Pro složky jako Kalendář a Úkoly, které se nezobrazují v navigačním podokně, je to jediný způsob, jak přistupovat k vlastnostem složek.) Existuje také možnost jít rovnou do Nastavení automatického archivace, což vám ušetří krok, v rámci vlastností složky.
V okně Vlastnosti složky klepněte na kartu Automatické archivace a otevřete nastavení pro tuto složku.
Pro většinu složek bude ve výchozím nastavení zapnuto nastavení "Nearchivovat položky v této složce". To znamená, že při spuštění procesu automatického archivace bude složka ignorována a žádné položky v ní nebudou archivovány. Chcete-li přidat složku, zapněte možnost "Položky archivu v této složce pomocí výchozích nastavení".
Pokud chcete, aby se nastavení automatického archivace pro tento adresář lišilo od výchozích hodnot, zapněte možnost "Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení" a změňte nastavení podle vaší volby.
Pokud v kterémkoliv okamžiku chcete vrátit všechny složky a použít výchozí nastavení, můžete se vrátit zpět do Soubor> Možnosti> Upřesnit> Nastavení automatického archivace a klepnout na tlačítko "Použít tato nastavení na všechny složky nyní". Tím se změní všechny složky, které mají zapnuté funkci "Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení", aby se místo toho zapnulo "Archivovat položky v této složce pomocí výchozích nastavení".
Jakmile máte výchozí nastavení automatického archivace a nastavení pro jednotlivé složky, nastavte požadovaný způsob, můžete proces opustit, abyste tiše pracovali na pozadí, uvolňovali jste místo a udržovali vaše složky příliš zduřené.
