Co je BCC a proč jste hrozná osoba, pokud ji nepoužíváte
Několik zařízení v moderním digitálním pracovním postupu je tak široce dostupné, ale tak široce ignorováno (nebo přímo zneužíváno) jako funkce e-mailu BCC. Pokud jste vinni zneužíváním nebo zanedbáváním své moci (a máte tu velkou šanci), je načase učinit pokání a v průběhu procesu omezit spam a chránit soukromí vašich přátel a rodiny.
Co je BCC a odkud to přišlo??
V každém e-mailovém klientovi jsou tři adresové sloty: TO, CC a BCC, což znamená "[dodat do]", "carbon copy" a "blind carbon copy". Tato označení jsou překážkou světa, která předcházela elektronické poště: fyzické dopisy a poznámky.
Například v obchodních memorádách v polovině 20. století by měl být pro primární příjemce slot pro komunikaci, CC slot pro jednotlivce, kteří potřebují být v komunikaci, ale kteří nebyli primárními příjemci, a třetí slot, BCC, pro jednotlivci, kteří potřebují být v komunikaci taky, ale z jakéhokoli důvodu by jejich identita byla zadržena z poznámek rozeslaných příjemcům v adresách TO a CC.
Po příchodu elektronické pošty byly kopírovány stejné konvence používané v papírové poště a v poznámkách, a to jak z obeznámenosti, tak i proto, že zůstaly užitečné, i když zpráva již nebyla fyzicky zkopírována a doručována.
Pokud by tyto konvence existovaly po desetiletí před příchodem e-mailu a přetrvávají i v uplynulém půlstoletí, kde vzniká problém? Existují dvě formy zneužití BCC: pasivní agresivní kopírování slepého uhlíku (zlovolná forma problému) a zanedbání používání kopírování slepého uhlíku k ochraně soukromí (potíže, které vznikají z nevědomosti). Podívejme se na to, jak a proč se vyhnout každému.
Řekněte Ne pasivnímu agresivnímu kopírování slepého uhlíku
Nejhorší použití nevidomé kopie je pasivně agresivně zachytit spolupracovníka. Tento druh zneužívání BCC vzrůstá, když zaměstnanci využívají funkci BCC jako způsob nepřímého roztřesení svých spolupracovníků, sání na šéfa nebo jinak zapojení do dysfunkčních pracovišť.
Obrázek s laskavým svolením EC Comics.
Zaměstnanec by například mohl dát svého šéfa jako adresáta BCC na e-mail, který posílá jinému zaměstnanci, aby jeho šéf viděl, že komunikuje s druhým zaměstnancem nebo že druhý zaměstnanec nesplňuje nějaký druh závazku nebo Uzávěrka. Tento druh tajné veverkové komunikace je obecně zamračen na pracovišti a nemyslíme na to, abychom podporovali jakékoliv chování, které chová drobné a pasivní agresivní pracovní prostředí.
Naše jediná rada v této záležitosti je: Zastavte to.
Pokud není vaše oddělení lidských zdrojů nebo váš šéf výslovně přichází s vámi a vás upozorňuje na vaše komunikace s BCC, měli byste se vyhnout této praxi.
Pokud si lidé mimo primární komunikaci potřebují udržovat ve smyčce, dokonce i vyšší, nejlepší praxe je zahrnout je jako adresáty CC a upozornit adresátů na to, kdo byl zahrnut a proč.
Nejen, že na pracovišti vznikne vyspělejší dialog, ale také vám pomůže vyhnout se obzvláště nepříjemné události: jestliže váš šéf nebo jiný příjemce BCC používá funkci odpovědi - vše, které efektivně odhalí a odhalí, že jsou informováni o obsahu předchozího e-mailu. Snažte se vysvětlit, že jeden spolupracovníkovi jste spiknutí proti vodnímu chladiči.
Naštěstí je počet lidí, kteří jsou špatně využíváni funkce BCC, malý, což nás vede k těm, kteří tvoří většinu zneužití:.
Přátelé nekopírujte kamarády
Pokud většina lidí nečinně zneužívá funkci BCC jako součást kampaně proti psychologickému boji proti svým spolupracovníkům, kde nás to opouští? Opouští nás miliony lidí, kteří nevědomky zanedbávají možnost využít funkce BCC.
Obrázek s laskavým svolením veřejné knihovny v Denveru, Sbírka západní historie.
Proč je funkce BCC tak důležitá? Umožňuje vám poslat e-mail někoho, aniž by tato osoba viděla všechny ostatní, kteří obdrží e-mail, a účinně ochraňují jejich soukromé informace. Zde je příklad e-mailu vpřed, vyřazen z vlastních e-mailových archivů:
Každé modré rozostření ve filmu chráněném ochranou soukromí je nahoře e-mailovou adresou. Nejen, že jsme byli v seznamu příchozích příjemců, na které jsme byli zařazeni, více než 40 e-mailových adres, ale v předávaném e-mailu (viděno výše), které obsahují 13 a 8 e-mailových adres, existují dvě sady zbylých bloků dopředu. To znamená, že v celém těle e-mailu je více než 60 e-mailových adres.
Teď se možná ptáte sebe "Co tedy? Co na tom záleží? "Záleží na několika důvodech. V prvé řadě existuje jednoduchá otázka ochrany soukromí a zacházení s lidmi ve vašem seznamu kontaktů (ať už jsou to přátelé, rodina nebo obchodní partneři) s respektem. Je samozřejmé, že lidé, kteří vypálí dopředu a masové e-maily s desítkami svých přátel a spolupracovníků, si nemají čas osobně kontaktovat každou z těch desítek příjemců a zeptat se, jestli by chtěli, aby jejich kontaktní informace byly sdíleny se všemi ostatními na Seznam adresátů. Je naprosto neuctivé sdílet kontaktní informace bez souhlasu dotyčné osoby.
Stane se ještě více neúctající a znepokojivější, čím více se rozrůstá dav lidí, kterým jste e-mailem. Pokud zasíláte e-mailu deseti lidem v malé občanské organizaci, která se již navzájem pozná, může to být problém. Pokud jste učitel a zasíláte několik (nebo ne stovek) studentů nějaký doplňkový materiál, najednou sdílíte osobní kontaktní informace mnoha lidí s mnoha dalšími lidmi, s nimiž se možná nebude chtít podělit.
Ještě horší je, když někdo náhodně narazí na "Odpovědět všem" na některou z e-mailů, které pošlete s plně načtenými zásuvkami TO a CC, každá osoba na původním seznamu příjemců obdrží odpověď. V nejlepším případě je to relativně neškodné, ale jistě ztrácí čas všem ostatním, když otevřou e-mail, aby viděli, co je v diskusi nové. V nejhorším případě, jak se mnohokrát stalo v korporacích po celém světě, e-mail může mít svůj vlastní život, protože stovky zaměstnanců odpovídají, argumentují a jinak komunikují s e-mailem. Taková odpověď - všechny řetězové reakce se mohou týkat tisíců e-mailů a mohou dokonce vyvolat plamenné války (v Tandemových počítačích proběhla jedna taková plamenná válka koncem 20. století, která trvala roky)..
Za druhé a praktičtější zájem o ty z vás, kteří by se nemuseli starat o dobrou e-mailovou etiketu a ochraně soukromí vašich přátel, tento druh hromadných e-mailů neúmyslně vytváří úhledné seznamy e-mailových adres pro škodlivý software a spammery, aby se sklízely. Pokud vaše e-mailová adresa skončí na obrovském e-mailovém dopředu poslaném kolem pověstného světa, můžete si být jisti, že někde po řádku skončíte na seznamu nevyžádaných pošty. Ještě horší je, pokud jeden z uživatelů, který skončí se zaslaným e-mailem, který sedí v ústech doručené pošty, skončí zasažen malwarem, který se replikuje prostřednictvím seznamů kontaktů a e-mailových adres nalezených ve doručené poště, pravděpodobně skončíte se zlomyseľným e-mailem najít cestu k tobě.
Použití BCC Wisely
Pokud jste v posledním táboři, ti, kteří ignorují funkci BCC, se pravděpodobně ptáte sami sebe, co můžete udělat, abyste se vyhnuli ochraně soukromí a bezpečnosti, které jsme popsali výše. Nemějte strach, jakmile si uvědomíte, jak strašné je ignorovat funkci BCC, je zřejmé, co musíte udělat, abyste si umyli své předchozí chudé e-mailové chování.
Za prvé a hlavně se začnete ptát sami sebe: "Musím opravdu poslat tento e-mail všem na mém seznamu kontaktů? Třicet z nich? Kterákoli z nich? "Odpověď na tyto otázky pro většinu e-mailů je: Ne. Ne, nepotřebujete vypustit osobní e-mail nebo předat všem v seznamu kontaktů.
Za druhé, když vy dělat zjistěte, že máte oprávněný důvod zaslat celou dobu spoustu lidí. Stejně jako například přepínáte na nového poskytovatele e-mailu nebo chcete odeslat novou poštovní adresu stovce vašich přátel a příbuzných, jedinou vhodnou věcí je dát adresy do BCC slotu. Tím je zajištěno, že veškerá zla masového odesílání e-mailů budou odstraněna: e-mailové adresy všech příjemců zůstávají soukromé, neexistuje šanci na spam nebo malware na počítači jednoho příjemce, který shromažďuje e-mail jiného příjemce, a pokud někdo z nich potřebuje odpovědět na vás, abyste se na něco zeptali nebo ne, nebudou rozptýlit svou otázku nebo komentář všem ostatním osobám.
BCC zvyšuje soukromí, zvyšuje bezpečnost a omezuje se na doručenou poštu, kterou musíte znát přátelé a spolupracovníci. Není absolutně žádný důvod, proč byste se jí vyhnuli, když je to tak jednoduché, jako uvedení adres do jiného adresního slotu.
