Použijte podmíněné formátování pro vytvoření důležitých zpráv aplikace Outlook

Aplikace Outlook umožňuje vytvářet a přizpůsobovat zobrazení složek mnoha způsoby, jako je například přidávání a odstraňování sloupců nebo seskupování a třídění zpráv. Můžete také použít pravidla pro zobrazování zpráv aplikace Outlook různými způsoby na základě jejich vlastností (například odesílatele, řádku předmětů nebo časové značky). Tomu se říká podmíněné formátování. Podívejme se na to, jak to funguje.

Aktualizace: Jeden z našich čtenářů upozornil na to, že podmíněné formátování je k dispozici pouze pro verzi systému Windows a Windows ne verze macOS. Děkuji, Christy!

Začínáme

Chcete-li začít s nastavením podmíněného formátování, přejděte na možnost Zobrazit> Nastavení zobrazení.

Klepnutím pravým tlačítkem myši na složku a výběrem příkazu "Zobrazit nastavení" můžete také přistupovat k rozšířeným nastavením zobrazení.

Okno Advanced View Settings umožňuje přizpůsobit zobrazení složek. Klikněte na tlačítko Podmíněné formátování.

Tím se dostanete do okna Podmíněné formátování, které budete používat k nastavení různých pravidel pro formátování zpráv.

Položky zobrazené v seznamu "Pravidla pro toto zobrazení" jsou výchozí pravidla, která přicházejí s neupraveným zobrazením složek. Například můžete vidět, že "nepřečtené zprávy" jsou zobrazeny tučným písmem, modrým písmem Segoe UI o velikosti 11 bodů.

Jak fungují pravidla

"Pravidla" jsou podmínky, které musí zpráva splňovat, aby aplikace Outlook mohla použít formátování. Ve výchozích pravidlech je například pravidlo "Nepřečtené zprávy" aktivováno, když je zpráva označena jako nepřečtená. Když je toto pravidlo aktivováno, aplikace Outlook použije tučné modré písmo Segoe UI ve formátu 11 bodů, které jej zobrazí.

Aplikace Outlook uplatňuje pravidla v pořadí od horní části seznamu. Pravidla uvedená výše v seznamu mají přednost před nižšími pravidly. Jak to funguje v praxi? Řekněme, že máte dvě pravidla, jednu v horní části seznamu, která změní písmo na zelenou a jedno v seznamu níže, které změní písmo na červenou. Pokud zpráva splňuje podmínky obou pravidel, bude písmo změněno na zelenou, protože toto pravidlo je vyšší v seznamu - pravidlo, které nastaví písmo na červenou, je ignorováno.

Pomocí výchozích pravidel můžete změnit pouze písmo. Nemůžete vymazat výchozí pravidla, přesunout objednávku kolem nebo změnit podmínky pro toto pravidlo. Výchozí pravidla však můžete vypnout tím, že je zrušíte v seznamu "Pravidla pro toto zobrazení".

Jak přidat nové pravidlo

V okně Podmíněné formátování klikněte na tlačítko "Přidat". Do seznamu bude přidáno nové pravidlo nazvané "Untitled". Dejte pravidlu jméno a klepněte na tlačítko "Podmínka".

Okno Filtr umožňuje rozhodnout o podmínce nebo podmínkách, které musí mít e-mail pro splnění požadavků na formátování.

Použijeme zde jen jednoduchý příklad a budeme hledat zprávy, které byly zaslány "Rob Woodgate" a obsahovat slovo "Outlook" v poli Předmět.

Chcete-li to provést, nejprve klepněte na tlačítko "Od", které otevře adresář a vyberte kontakt.

Pak do pole "Vyhledat slova (slova)" přidáme "Outlook" a ujistěte se, že je v rozevíracím seznamu "In" vybrána možnost "Pouze pole". Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".

V zadaném formátu klikněte na tlačítko "Font".

Budeme vytvářet zprávy, které odpovídají filtru, který jsme nastavili, v purpurové a tučné. Nastavte si vše, co chcete, klikněte na tlačítko "OK", znovu klikněte na tlačítko "OK", zavřete okno Podmíněné formátování a ještě jednou zavřete okno Advanced View Settings.

Pravidla jsou uplatňována okamžitě. Níže vidíte, že zprávy splňující naše podmínky jsou nyní odvážné a fialové.

To je jen jednoduchý příklad - můžete přidat spoustu podmínek, dokonce i velmi složitých. V tomto okně filtru můžete přepnout na kartu "Další volby" a zobrazit spoustu dalších podmínek, které si můžete vybrat.

Zde můžete zvolit, zda se má zpráva shodovat s tím, zda:

Byla přidělena konkrétní kategorie
Je přečtené nebo nepřečtené
Má přílohy nebo žádné přílohy
Označuje se jako vysoká, normální nebo nízká priorita
Označili jste ji, někoho jiného, nikdo nebo jste označeni jako úplný
Text, který hledáte, musí odpovídat případu
Je to zvláštní velikost, větší nebo menší než určitá velikost nebo mezi dvěma velikostmi

Přepněte na kartu "Upřesnit" a můžete vytvořit složité podmínky.

Karta Upřesnit umožňuje vybrat libovolné pole z libovolného místa v aplikaci Outlook a vybrat podmínku, kterou chcete shodovat. Mohlo by to být poměrně jednoduché, například přiřadit odesílatele přesné adrese, ale máte k dispozici spoustu možností. Řekněme, že chcete, aby vaše pravidlo odpovídalo e-mailům, které jste obdrželi. Klikněte na tlačítko "Pole", přejděte na "Datum a čas pole" a klikněte na možnost "Přijaté".

Klepnutím na rozbalovací nabídku "Podmínka" vyberte svůj stav.

Možnosti jsou mnohem větší, než byste očekávali:

Kdykoliv
Včera
Dnes
Zítra
Za posledních 7 dní
V následujících 7 dnech
Minulý týden
Tento týden
Příští týden
Minulý měsíc
Tento měsíc
Příští měsíc
Na
Na nebo po
Dříve nebo dříve
Mezi
Existuje
Neexistuje

A ostatní pole, která si můžete vybrat, nabízejí podobné množství možností.

Vyberte svou podmínku, přidejte hodnotu a klikněte na tlačítko "Přidat do seznamu".

Do seznamu můžete přidat tolik podmínek, kolik chcete. Chcete-li se dozvědět, kolik polí je zde, podívejte se pouze na nabídku "Všechna pošta".

Nabídka "Všechna pole kontaktů" má více než čtyři sloupce voleb - tolik, které jsme nemohli zapadnout do rozumného screenshotu. Takže nebudeme procházet každou z polí a podmínek, ale teď víte, kde jsou a jak je používat.

Můžete nastavit více podmínek v pravidle, abyste získali co nejpřesnější věc. Chcete, aby zprávy aplikace Outlook v červeném písmu 16pt, pokud pocházejí z určitého kontaktu přijatého v posledních sedmi dnech, obsahují určité slovo v předmětu, a přidat přílohu? Není problem.

Jak smazat pravidlo

Pokud jste vytvořili pravidlo a vy už jej nechcete, je snadné ho smazat. V okně Podmíněné formátování vyberte pravidlo, které chcete odstranit, a klikněte na tlačítko "Odstranit". Nezapomeňte, že můžete smazat pouze pravidla, která jste vytvořili - nikoliv standardní předdefinované pravidla aplikace Outlook.

Můžete přidat tolik podmínek, kolik chcete, a mít tolik pravidel, kolik chcete. A jak jsme vám předtím ukázali, jakmile nastavíte pravidla podmíněného formátování tak, jak chcete, můžete zkopírovat zobrazení do jiné složky nebo do všech složek, pokud chcete.