Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci

Tento článek napsal Askar, geek za technologickou stránku DemoGeek.

Pokud pracujete v týmu nebo pokud jednáte s vašimi zákazníky, můžete se ujistit, že distribuujete své dokumenty správným způsobem tak, aby informace v dokumentu dosáhly správného publika a důvěrnost informací byla respektována.

Word 2007 má funkci, pomocí které můžete formálně připravit dokument aplikace Word pro správnou distribuci skupině lidí nebo dokonce i osobám s určitým faktorem důvěryhodnosti.

Příprava

Spusťte aplikaci Word 2007 a vytvořte dokument tak, jak chcete.

Jakmile jste spokojeni s dokumentem a jste připraveni k distribuci, chvíli pozastavte, než zasáhnete e-mailovou aplikaci a postupujte podle těchto jednoduchých kroků, abyste získali dokument připravený k distribuci. Mějte na paměti, že tyto kroky jsou izolované a co to znamená, že si můžete vybrat a vybrat kroky, které jste chtěli následovat.

Klikněte na tlačítko Tlačítko Office a klikněte na tlačítko "Připravit"Možnost nabídky. Existuje 7 různých možností, které byste měli vidět. Vysvětlím každou z těchto možností, abyste mohli vybrat a vybrat správnou kombinaci možností pro vaše požadavky na distribuci.

Vlastnosti dokumentu

První v seznamu je "Vlastnosti ' možnost, pomocí které můžete zadat informace o metadatech o dokumentu.

Můžete zadat jméno autora dokumentu, názvu, předmětu, klíčových slov, kategorie, stavu a komentářů.

Některé z nich mohou být viděny prostřednictvím Soubor >> Vlastnosti dialog.

Mějte na paměti, že jakmile dokončíte dokument, nebudete moci tyto vlastnosti vidět, ale dokud si s nimi nemusíte přidávat vlastnosti pro ostatní, abyste si před otevřením představili dokument..

Zkontrolujte dokument

Druhou možností v seznamu je "Zkontrolujte dokument"Možnost. Jako součást přípravy k distribuci dokumentu můžete prohlížet dokument pro komentáře, revize, revizní značky, anotaci inkoustu. Můžete prohlížet skryté metadata nebo jakékoli osobní informace, které byly uloženy s dokumentem. Můžete zkontrolovat všechny vlastní data XML, které byly uloženy s dokumentem. Můžete také zkontrolovat informace o hlavičkách, zápatí a vodoznaku. Nakonec můžete také zkontrolovat skryté texty v dokumentu.

Zvolte možnosti kontroly, které jste chtěli ujistit před distribucí dokumentu a po stisknutí klávesy "Kontrolovat"Tlačítko Word zkontroluje dokument a upozorní vás na všechny položky, které zjistí při kontrole.

Položky, které potřebují vaši pozornost, by měly být označeny vykřičníkem a můžete se rozhodnout znovu zkontrolovat, jestli chcete.

Šifrování dokumentu

Třetí v seznamu je "Šifrování dokumentu"Možnost. Zvolte tuto možnost, chcete-li dokument zobrazit pouze určitým lidem, kterým důvěřujete. Umožňuje šifrovat dokument s heslem podle vašeho výběru a uživatelé musí zadat toto heslo pro zobrazení dokumentu.

Zvolte heslo, které můžete rozdělit do skupiny. Moje rada není vybrat heslo, které používáte osobně, ale spíše heslo, které nikdo nemůže použít k vyhledání zpět na vaše online účty nebo jakékoli citlivé účty, které používáte osobně.

Potvrďte heslo ještě jednou. Hesla rozlišují velká a malá písmena a nezapomeňte heslo uchovat / zapamatovat, protože v případě, že zapomenete a neexistuje žádný způsob otevření souboru, pokud zapomenete heslo, neexistuje způsob obnovení hesla.

Po zašifrování byste měli mít možnost vidět, že volba nabídky má malou barvu pozadí, která naznačuje, že je tento dokument zašifrován.

Když se lidé ve vaší distribuční skupině pokusí otevřít šifrovaný dokument, budou vyzváni k zadání hesla.

Bez hesla vůbec nebudou moci dokument otevřít.

Omezení oprávnění

Čtvrtý v seznamu je "Omezení oprávnění"Možnost. Pomocí možnosti "Omezit oprávnění" můžete omezit, co mohou lidé s tímto dokumentem udělat. Je-li dokument citlivý, můžete použít omezení oprávnění pro omezení jejich úpravy, kopírování a tisk dokumentu.

Omezení oprávnění používá klient Windows Rights Management pro implementaci omezení.

Možná budete vyzváni k instalaci Správa práv systému Windows nástroj. Nebojte se, pokračujte a nainstalujte, je to z důvěryhodného zdroje. Po instalaci byste měli mít možnost nakonfigurovat, co mohou lidé s tímto dokumentem udělat.

Přidat digitální podpis

Pátý v seznamu je "Přidat digitální podpis"Možnost. Digitální podpisy zajišťují celistvost dokumentu. Přemýšlejte o digitálním podpisu jako o podpisu papíru, ale pro usnadnění. Pokud má dokument digitální podpis, znamená to integritu a důvěru dokumentu. To by mohlo být užitečné, pokud rozdáváte dokument velmi velké skupině diváků.

Klikněte na tlačítko "Přidat digitální podpis"A služba Word vás vyzve pomocí výše uvedeného dialogového okna k vyhledání poskytovatelů digitálních podpisů na Office Marketplace.

Na Office Online Marketplace byste měli mít možnost najít poskytovatele digitálního podpisu, který můžete použít k podpisu dokumentu.

Spusťte kontrolu kompatibility

Přejdeme na poslední možnost "Spusťte kontrolu kompatibility" První. Pokud jste použili libovolné funkce, které jsou specifické pro aplikaci Word 2007 a pokud máte podezření, že vaše publikum pravděpodobně používá starší verze aplikace Word, pravděpodobně budete chtít spustit Kontrola kompatibility, abyste se ujistili, že dokument může číst celé publikum.

Aplikace Word 2007 spustí sadu předdefinovaných kontrol kompatibility a pokud zjistí problémy s kompatibilitou, zobrazí se v dialogovém okně výše uvedené, pokud se nejedná o přechod k poslednímu kroku před distribucí dokumentu.

Označit jako konečné

To by mělo být posledním krokem, který jste chtěli dodržet, než rozesíláte dokument do skupiny. Jak název naznačuje, že tato akce označí dokument jako vše nastavené pro distribuci.

Vzhledem k tomu, že dojde k významným změnám v dokumentu, budete vyzváni, abyste ujistili, že chcete dokument označit za konečný.

Jakmile je dokument označen jako konečný, dokument nelze editovat a bude vyčištěn z jakýchkoliv kontrolních údajů, komentářů atd.

Dokončené dokumenty dostanou na stavový řádek novou ikonu, která vypadá spíše jako gumička na papíře.

Získání dokumentu připraveného k distribuci vám může pomoci vyhnout se některým zjevným chybám, které uděláte, když distribuujete dokument velké skupině lidí. Nemusíte se řídit všemi kroky; spíše si můžete vybrat a vybrat, který z nich chcete / preferujete. Aplikace Word 2007 je natolik flexibilní, že dělá, co požadujete při přípravě dokumentu k distribuci.

Doufám, že to považujete za užitečné a doufám, že využijete schopnost aplikace Word 2007 řádně dokončit dokument před distribucí. Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky, dejte nám vědět v komentářích.