Ujistěte se, že spolupracovníci vidí, že důležitý e-mail s čtením potvrzení a zpoždění připomenutí e-mailu

Mnoho lidí se ptá, jak naplánovat e-mail pro určité datum a z dobrého důvodu. Jelikož doufáme, že naši kolegové nastaví data a časy pro schůzky v kalendáři programu Outlook a vytvoří připomenutí, vždy je někdo, kdo to pohodlně "Nedostal e-mail".  Dnes se podíváme na několik snadno implementovatelných funkcí v aplikaci Outlook 2007, abychom zajistili, že dostanou e-mail a dokonce si je přečtou.

První věc, kterou můžete udělat pro zajištění e-mailu, který byl doručen a čtený, je požadavek na potvrzení o doručení a čtení. Se zprávou, kterou vytváříte, klikněte na tlačítko Možnosti a ve složce Sledování umístěte zaškrtnutí vedle položky Požadavek na doručení a Příjem žádosti. Tímto způsobem můžete sledovat, kdy byla zpráva doručena a kdy byla otevřena.

Jen proto, že obdržíte potvrzení o tom, že osoba přečte e-mail, ujistěte se, že nastavení není nastaveno Vždy odešlete odpověď pokud je požadováno potvrzení o přečtení. Chcete-li zkontrolovat toto nastavení, přejděte na Nástroje Možnosti Možnosti Možnosti e-mailu pak Možnosti sledování záložka.

Nyní v poli Možnosti sledování ujistěte se "Vždy odeslat odpověď" nebo "Nikdy neodpovědět".  Samozřejmě, že byste chtěli mluvit o tom s příjemcem nebo jste oddělení IT.

Pro ještě větší jistotu, že vědí o schůzce, klikněte na záložku v levém dolním rohu Sledování do kterého se dostanete Možnosti zprávy.  Zde můžeme udělat pár věcí, z nichž jedna je velmi užitečná a to znamená zpoždění dodání zprávy pro budoucí datum. Pod Možnosti doručení kontrola "Nedoručte před" a vyberte datum a čas pro odeslání upomínkové zprávy. Jedna upozornění na tuto skutečnost je s účty POP3, musíte mít aplikaci aplikace Outlook otevřenou, dokud není čas na odeslání zprávy.

Také můžete nastavit význam na Vysoký a přidat další e-mailové účty za odpovědi, které mají být odeslány ... hej nikdy nevíte.

Mějte na paměti, že při naplánování odeslání e-mailu do budoucího data zůstane ve vašem účtu Outbox dokud nebude čas odeslat.

S těmito jednoduchými možnostmi a sdílením kalendáře by měla být perfektní komunikace o Zprávy TPS.  Samozřejmě, pokud k tomu dojde, můžete vždy znovu snadno odeslat zprávu.