Jak používat Trello k tomu, aby se řídící projekty projevovaly jako vítr

Trello může být skvělý způsob, jak řídit projekty, komunikovat s vaším týmem, organizovat nápady a sloužit jako jakýsi "internetový tabulek", kde mohou lidé společně brainstormovat a spolupracovat ve sdíleném prostoru.

Po vytvoření tabulky můžete začít přidávat členy projektu, který bude tvořit tým. Chcete-li to provést, klikněte na kartu "Zobrazit nabídku" na pravé straně.

Poté, co jste shromáždili všechny členy své rady a jste připraveni jít, můžete začít přidávat nové seznamy. Názvy těchto seznamů mohou záviset na typu projektu, který vytváříte, na pracovním postupu, jakým způsobem chcete spravovat jednotlivé úkoly a na způsobu, jakým chcete spravovat svůj obsah celkově.

Jako příklad uvedeme níže několik různých nápadů. V každém seznamu naleznete možnost "Přidat kartu", kterou můžete kliknout zde.

Jakmile je karta vytvořena v seznamu, klikněte na ni a zobrazí se okno, které vypadá takto:

A právě v těchto kartách začíná skutečná organizace. Všechno od přidávání členů do služby "Přihlásit se k kartě" (což znamená, že po přijetí nové akce obdrží upozornění buď na jejich emailu nebo na telefonu), označování karty pro její podsekci se děje v tlačítek na straně.

Můžete upravit popis karty (tj. Pouze "Brainstorm", odkaz na příslušný výzkum, YouTube klipy, atd.), A vytvořit "Kontrolní seznam", viz zde na straně.

Kontrolní seznamy jsou skvělý způsob, jak spravovat jednotlivé karty a ujistit se, že všichni členové týmu jsou pravidelně informováni o tom, kde je daný projekt v určitém okamžiku. Chcete-li přidat kontrolní seznam a naplnit ho novými položkami, jednoduše přejděte na tlačítko "Kontrolní seznam", klikněte na tlačítko "Přidat" a začněte vyplňovat úkoly.

Ostatní nastavení na každé kartě obsahují možnost přidat datum splatnosti, které mohou být aktualizovány nebo pozměněny všemi členy, kterým bylo uděleno povolení na kartu.

Aktivita zdroje můžete nalézt v pravém menu a dokud není karta označena jako "soukromá", všechny činnosti vašeho týmu lze vidět z jednoho jednoduchého sledování streamu.

Další skvělou vlastností Trella je, že všechny vaše soubory a složky mohou být připojeny přímo do samotných karet. Žádné další kopání nekonečné řady složek Dropbox s komplikovanými hesly nebo pokus o někoho, aby organizoval oprávnění svého Disku správně, s Trellem vše, co potřebujete, je tam přímo a připraveno ke stažení přímo ze serveru.

Ale v případě, že váš tým není připraven k tomu, aby se Dropbox ještě "pustil", služba se automaticky integruje s mnoha nejoblíbenějšími cloudovými službami a umožní vám připojit obsah přímo z vašeho propojeného účtu.

Dále je to místo, kde se objevují štítky.

Štítky jsou univerzální pojmenování, které vám umožní snadno oddělit vaše sekce do podsekcí a podobně. Řekněme například, že máte něco ve svém seznamu "Přiděleno", ale nevíte, které oddělení tento článek patří?

Štítky umožňují rychle zbarvovat konkrétní obsah, takže kdokoli je na kartě připojen, může rychle rozpoznat, komu patří a jaký je účel přiřazení. Tato vizuální narážka umožňuje snadný organizační systém, který se na rozdíl od barevných karet nezobrazuje na horní straně složek, které jsou lemovány zpět do skříňové skříně.

Konečně můžete zvolit možnost sdílet kartu s někým prostřednictvím e-mailu nebo ji jednoduše propojit v pracovním prostoru mimo síť Trello.

Některé z dalších, zábavnějších funkcí Trella zahrnují možnost přidat přátelské samolepky na kartu nebo člena, z nichž některé jsou součástí základního členství, a další knihovnu, která se otevře, pokud se zaregistrujete na Trello Gold měsíční předplatné.

Obchodní třída vám přinese ty samé nálepky, ale namísto placení 5 dolarů za měsíc jako celek se místo toho můžete rozhodnout poskytnout prémiové členství každému z vašich zaměstnanců za slevu a'la carte za pouhých 3,75 dolarů na osobu.

Další nastavení v panelu nabídek vám umožní pečlivě řídit oprávnění pro členy vašeho týmu, včetně toho, kdo může číst karty, kdo je může komentovat a kdo má možnost archivovat, odstranit nebo přesunout starší úkoly, které již mají jejich účel.

Zde najdete také nabídku Power Ups včetně možnosti vidět všechny přiřazení a jejich majitele ve formátu kalendáře s daty splatnosti a odpovídajícími plány, stejně jako možnost umožnit členům týmu " hlasovat "o konkrétních kartách.

Myšlenkou hlasovacího systému je, že pokud se všichni nedovedou dohodnout na nějaké myšlence nebo na tom, na čem povede k další práci, můžete otevřít podlahu až po hlasování. Která možnost získá nejvyšší počet hlasů, je dalším projektem, který bude odeslán.

Pokud není jedna deska dostatečná, vždy máte možnost vydělat více. Segregace pracovní síly tímto způsobem může pomoci vyčistit přílišné přeslechy mezi různými odděleními a je vždy dobrou volbou, pokud se obáváte oprávnění nebo lidí, kteří v akci vidí soukromé projekty, než budou připraveni pro širokou veřejnost.

Jakmile vám karta splnila svůj účel, můžete ji v archivu snadno stisknout stisknutím tlačítka. Archiv uchovává obsah po dobu 30 dní, než bude trvale smazán, proto se ujistěte, že nikdy do této oblasti Trello nic neposíláte, pokud si nejste úplně jisti, že jste s ní hotovi.

Trello může být užitečnou a snadno přístupnou cestou pro vás a členy celého vašeho týmu, aby zůstali organizováni díky hektickému chaosu pracovního dne. Využitím všech jeho mnoha funkcí a triků můžete mít jasnou hlavu, vaše projekty na cestě a šířka vašich úkolů zveřejněna včas, vždy.